Es war schwierig, die Situation vorherzusagen, in der wir uns jetzt befinden, da so viele Mitarbeiter plötzlich von zu Hause aus arbeiten, und es kann fast genauso schwierig sein, vorherzusagen, was als Nächstes passieren wird. Wie wird die Arbeitswelt aussehen, wenn Menschen ins Büro zurückkehren? Und wie sollten sich IT-Teams auf den Übergang von einer Situation, in der Menschen zu Hause oder in einer geschützten Umgebung geblieben sind, zu etwas anderem vorbereiten, das sich jedoch ebenfalls vom Gewohnten unterscheiden wird?

Auf das Unerwartete vorbereiten

Man kann mit Sicherheit sagen, dass das Arbeitsumfeld auf absehbare Zeit im Fluss und bis zu einem gewissen Grad unvorhersehbar bleiben wird. Die Anordnungen, zu Hause zu bleiben, werden langsam und an verschiedenen Orten in unterschiedlichem Maß gelockert. In dieser Übergangsphase werden Unternehmen Richtlinien einführen, die die Mitarbeiter wahrscheinlich anweisen, den Kontakt untereinander (und mit Kunden, Partnern und Lieferanten) nach Möglichkeit auf ein Minimum zu beschränken. Was vor 2020 eine hauptsächlich am selben Ort angesiedelte Belegschaft war, wird sich wahrscheinlich in eine ständig fluktuierende Kombination von Mitarbeitern im Büro und an entfernten Standorten verwandeln.

Dies ist eine Situation, für die es keine Präzedenzfälle gibt, und für die IT-Teams entstehen neue Herausforderungen. Zum einen muss die IT noch agiler und reaktionsfähiger werden, um den sich schnell entwickelnden Anforderungen an die Zusammenarbeit gerecht zu werden. Sie müssen schnell auf Situationen reagieren, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen und die sich von Tag zu Tag ändern können.

IT-Mitarbeiter müssen sich einerseits selbst in die Fernarbeit einarbeiten und andererseits zugleich wesentlich mehr Fragen von Mitarbeitern beantworten, die für ihre Arbeit auf Technologie (vom Arbeitgeber bereitgestellt oder eigene) angewiesen sind. Um diesen Entwicklungen immer einen Schritt voraus zu sein, sollten IT-Verantwortliche die Bereitstellung von Technologie und entsprechende Schulungen proaktiv in Angriff nehmen, um eine Kombination aus Büro- und Remote-Mitarbeitern zu unterstützen.

Priorität für Videokonferenzen, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten

Geschäftskontinuität bleibt eine Kernaufgabe der IT., Dieses Ziel zu erreichen, erfordert jedoch jetzt wesentlich mehr Unterstützung für eine Remote-Belegschaft. Und was eine Remote-Belegschaft vor allem anderen braucht, ist die Möglichkeit, mit Systemen, Anwendungen und insbesondere untereinander in Verbindung zu bleiben. Zusammenarbeit ist jetzt geschäftskritisch. 

Darüber hinaus werden Videokonferenzen immer mehr zum Standardverfahren für Konferenzen, wenn sich die Teilnehmer nicht im selben Raum befinden, und dabei wird es bleiben. Video wird sich in der Tat weiter verbreiten, da Mitarbeiter sich allmählich daran gewöhnen und Unternehmen die Kosteneinsparungen erkennen.

Wenn den IT-Verantwortlichen klar ist, was auf sie zukommt, können sie die nötigen vorbereitenden Maßnahmen ergreifen. Video-Raumlösungen muss dabei Priorität zukommen. In der Vergangenheit wurden Konferenzräume hauptsächlich für persönliche Treffen genutzt, Videokonferenzen kamen gelegentlich zum Einsatz.

In Zukunft können an den Konferenzen routinemäßig Remote-Mitarbeiter über Video teilnehmen, wobei nur wenige Personen persönlich anwesend sind. Für die IT bedeutet dies, dass Videokonferenzfunktionen immer einsatzbereit sein müssen. Es ist nicht nur eine Unannehmlichkeit, wenn in einem Konferenzraum kein Video verfügbar ist. Es blockiert die Arbeit völlig. Videoraumlösungen sind von entscheidender Bedeutung, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.

Erkennen, dass jeder Raum ein potenzieller Videokonferenzraum ist

Jeder noch so kleine Raum sollte mit Video ausgestattet sein. Selbst private Einzelgespräche werden zunehmend per Video abgewickelt. Da Videokonferenzen in so großer Zahl stattfinden, muss die IT die Verwaltung der Konferenzräume und aller darin enthaltenen Geräte automatisieren und zentralisieren. Glücklicherweise gibt es Tools wie Logitech Sync, die diesem Bedarf entgegenkommen.

Neuorientierung von Budgets für die Remote-Arbeit

Die IT sollte sich neben der Anschaffung weiterer Video-Raumlösungen darauf vorbereiten, Budgets in anderen Bereichen zu erhöhen. Beispielsweise werden mehr Mitarbeiter speziell entwickelten Webcams und Headsets verlangen, wenn sie remote arbeiten. Solange die Ausgangsbeschränkungen nur vorläufig gelten, verwenden die Menschen ihre vorhandene Ausrüstung. Wird die Fernarbeit jedoch zur langfristigen Lösung, werden sie Ausstattung verlangen, die speziell für Zusammenarbeit und Kommunikation entwickelt wurde.

Die IT sollte eventuell auch einplanen, Notebooks und andere Geräte in kürzeren Abständen zu ersetzen. Video belastet die Rechenleistung des Computers stärker und ältere Notebooks sind eventuell nicht für Videokonferenzen geeignet.

In Budgetdiskussionen kann es hilfreich sein, über diese zusätzlichen Notwendigkeiten und Budgetanforderungen auf dieselbe Weise nachzudenken wie über IT-Sicherheit. Sie investieren in Technologien wie Anti-Malware und Endpoint-Schutz, da die Vorabkosten im Vergleich zu den Folgen einer Sicherheitsverletzung minimal sind.

In ähnlicher Weise gilt: Wenn Sie Situationen vermeiden können, in denen Mitarbeiter unproduktiv sind, weil sie nicht effizient kommunizieren können, sind die entsprechenden Investitionen leicht zu rechtfertigen. In der heutigen Umgebung (und der Arbeitsumgebung der Zukunft) ist Video das Werkzeug der Wahl für eine effiziente Zusammenarbeit.

Dieser Zeitpunkt, zu dem manche Mitarbeiter darüber nachdenken, ins Büro zurückzukehren, während andere weiterhin remote arbeiten, ist der richtige Moment für IT-Verantwortliche, Vorbereitungen zu treffen für eine Arbeitswelt, die ständig im Fluss ist und in der Videokonferenzen immer mehr genutzt werden. Diese Investition zum gegenwärtigen Zeitpunkt wird sich langfristig auszahlen.