Über die Kosten unproduktiver Besprechungen ist viel geschrieben worden. So schätzt beispielsweise Doodle, dass unproduktive geschäftliche Konferenzen die Unternehmen jedes Jahr 541 Milliarden US-Dollar an Produktivitätsverlusten und verschwendeter Arbeitszeit kosten. Statistiken wie diese sind zwar überzeugend, erzählen aber nicht die ganze Geschichte. Ein Teil dieser „unproduktiv“ verbrachten Zeit in Besprechungen ist in Wirklichkeit sehr wichtig.

Meetings sind naturgemäß eine soziale Aktivität – und dieser Aspekt wird oft unterbewertet. Soziale Beziehungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitslebens für alle Mitarbeiter. Gute soziale Beziehungen bieten außerdem Vorteile für die Firma oder Organisation im weiteren Sinn, zum Teil, indem sie Engagement und Loyalität der Mitarbeiter fördern.

Leider wurde der soziale Aspekt der Arbeit in Büros durch die Coronavirus-Pandemie und die daraus resultierenden Ausgangssperren in vielen Unternehmen auf eine harte Probe gestellt. Aber es gibt auch gute Nachrichten.

Videokonferenzen haben es den Veranstaltern von Besprechungen ermöglicht, trotz der zurzeit erforderlichen sozialen Distanzierung den sozialen Beziehungen neues Leben einzuhauchen. Weiterhin gibt es Hinweise darauf, dass Videokonferenzen nicht nur die allgemeine Effektivität von Besprechungen verbessern, sondern auch positive Wirkungen im weiteren Verlauf haben können, etwa durch Verbesserungen bei Produktivität und Mitarbeiterengagement.

Warum soziale Beziehungen bei der Arbeit so wichtig sind

Der Wunsch nach Zugehörigkeit ist dem Menschen angeboren, und ein Gefühl der Zugehörigkeit bei der Arbeit kann unsere Zufriedenheit und unsere Bereitschaft steigern, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Laut einem Artikel auf Forbes.com gilt: „Arbeitgeber, die soziale Beziehungen am Arbeitsplatz unterstützen und den Mitarbeitern helfen, enge Beziehungen untereinander aufzubauen, tragen zum Aufbau einer erfolgreichen Belegschaft bei.“

Gute soziale Beziehungen am Arbeitsplatz bringen sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Unternehmen, bei denen sie angestellt sind, eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Mehr Kreativität und Problemlösungen

• Höhere Produktivität

• Erhöhte Loyalität

• Höhere Mitarbeiterbindung

Wie Videokonferenzen soziale Beziehungen wiederherstellen

Mangelnde soziale Beziehungen sind ein Problem in einer Zeit sozialer Distanzierung und Selbstisolation, wenn spontane Versammlungen und Unterhaltungen auf dem Flur nicht mehr möglich sind. Zum Glück für Mitarbeiter und Organisationen haben wissenschaftliche Studien gezeigt, dass Videokonferenzen diese informellen Gespräche ersetzen und das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Beziehungen wiederherstellen können, die Menschen bei sozialer Distanzierung vermissen.

Laut Dr. Joseph A. Allen, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie, sind Meetings, ob real oder in Form von Videokonferenzen im Wesentlichen gleichwertig in Bezug auf Gesamteffizienz und Zufriedenheit, während Telefonkonferenzen deutlich weniger effizient sind. Das hat folgenden Grund: Videokonferenzen bieten viel „Informationswert“ durch nonverbale Hinweise ebenso wie durch verbalen Dialog. Diese nonverbalen Hinweise – ein verständnisvoller Blick, eine einfache Handbewegung – sind entscheidend für den Aufbau sozialer Beziehungen.¹

Es ist sogar möglich, dass Videokonferenzen in dieser durch Selbstisolation gekennzeichneten Zeit die sozialen Beziehungen auf eine Weise verbessern, die vor der Pandemie nicht allgemein beachtet wurde.

Beispielsweise treffen sich Büroangestellte heute routinemäßig aus der Privatsphäre ihrer eigenen Küchen, Wohnzimmer und Gärten heraus auf Video. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Eltern bei diesen Treffen von ihren Kindern unterbrochen werden, die wegen der Quarantäne immer zu Hause sind. Auch Haustiere haben ab und zu ihren Auftritt. Wir sehen, welche Bilder unsere Kollegen an ihren Wänden zeigen, oder die Bücher oder den Nippes in ihren Regalen. Alle diese Details aus den Häusern und dem Privatleben unserer Kollegen geben uns einen Einblick in ihre Persönlichkeit. Daraus kann Nähe, Verständnis und eine tiefere Verbundenheit zwischen Kollegen entstehen.

Wichtige Tipps für Organisatoren von Besprechungen und IT-Manager

Wenn wir verstehen, wie wichtig soziale Beziehungen sind, wie sie aufgebaut werden und wie Videokonferenzen sie für Remote-Mitarbeiter wiederherstellen können, können wir daraus Einsichten und Empfehlungen für Besprechungsorganisatoren und IT-Manager ableiten.

1. Lassen Sie Zeit für Unterhaltungen vor dem Meeting. Indem sie die formelle Atmosphäre zu Beginn eines Meetings auflockern und zugleich auf Pünktlichkeit achten, können die Organisatoren von Meetings Zeit für Smalltalk einplanen, der die sozialen Beziehungen fördert.²

2. Planen Sie Zeit für ungeplante oder unstrukturierte Besprechungen ein. In spontanen Besprechungen, genau wie bei Unterhaltungen auf dem Flur, wird manchmal die wichtigste Arbeit geleistet.³

3. Machen Sie Besprechungen kürzer. Mit kurzen und knappen Besprechungen sichern Sie die Vorteile durch soziale Beziehungen und verhindern zugleich, dass sich „Meeting-Müdigkeit“ einstellt – ein nur allzu verbreitetes Symptom in dieser durch Quarantänemaßnahmen gekennzeichneten Zeit.⁴

4. Rechnen Sie mit Störungen. Legen Sie als Grundregel und Norm fest, dass Störungen in Ordnung sind. Unterbrechungen durch Kinder und Haustiere sind jetzt wahrscheinlich unvermeidlich und zeigen, dass wir doch alle Menschen sind.

5. Zeigen Sie Individualität in positivem Licht. Wir erhalten Einblick in das Leben unserer Kollegen und das kann uns helfen, einander ein bisschen besser kennenzulernen.

6. Nutzen Sie Videokonferenz-Tools. Speziell entwickelte Headsets und Webcams machen Videokonferenzen noch nützlicher, da sie es erleichtern, einander deutlich zu sehen und zu hören. Gesehen und gehört zu werden, ist unerlässlich für gute soziale Beziehungen. 

Wenn die Quarantäne endet

Wie Dr. Allen von der University of Utah bemerkt: „Soziale Distanzierung muss nicht soziale Isolation bedeuten.“ Videokonferenzen bieten die Möglichkeit, die sozialen Beziehungen zu stärken, die am Arbeitsplatz so wichtig sind und die vielen von uns derzeit fehlen.

Darüber hinaus können wir die Lehren aus dieser Pandemie ziehen, sobald die Anweisung, zu Hause zu bleiben, aufgehoben wird und einige Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren. Wir können Videokonferenzen zu einem festen Bestandteil zukünftiger Besprechungen machen und sie nutzen, mehr Verständnis und Einfühlungsvermögen für einander aufbauen.

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1 Weitere Informationen finden Sie hier: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, 12. März 2020.

2 Weitere Informationen finden Sie hier: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), „Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness.“ Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Weitere Informationen finden Sie hier: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), „Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement.“ Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Weitere Informationen finden Sie hier: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), „How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes.“ In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (S. 153-176). New York, NY: Cambridge University Press.