Artikel: Einführung in das hybride Büro: Wie Flex Desking das Engagement der Mitarbeiter fördert

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Einführung in das hybride Büro: Wie Flex Desking das Engagement der Mitarbeiter fördert

Wie hybrides Arbeiten die Notwendigkeit eines neuen Ansatzes für Flex Desking geschaffen hat

Großraumbüro mit flexiblen Schreibtischen

Flex Desking ist eine Idee, deren Zeit gekommen ist.

Aber es ist keine neue Idee. Einige Unternehmen experimentieren seit den 1990er Jahren mit Flex Desking. Aber hybrides Arbeiten hat die Voraussetzungen geschaffen, die Flex Desking zu einem großartigen Ansatz für die Optimierung von Büroräumen und die Förderung menschlicher Kontakte machen, was am heutigen Arbeitsplatz dringend erforderlich ist.

In diesem Artikel untersuchen wir die Probleme, mit denen Unternehmen bei Flex Desking-Lösungen konfrontiert sind, und wie ein gemeinsamer Ansatz von Arbeitsplatzmanagement, Personalwesen und IT-Teams bei der Gestaltung und Implementierung eines gemeinsamen Arbeitsplatzes dazu beitragen kann, Mitarbeiter zurückzuziehen und gleichzeitig die Bindung und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern.

Wir sind miteinander verbunden

Studien zeigen, dass die Zeit nach der Pandemie trotz einiger klarer Vorteile wie größerer Autonomie und weniger Zeitaufwand für das Pendeln hart für die Mitarbeiter war. Mitarbeiter fühlen sich oft isoliert und geben an, dass „persönliche Gespräche mit Kollegen, Kunden und Freunden fehlen“. Infolgedessen fühlen sich auch etwa 43 % der Mitarbeiter von ihrem Unternehmen abgekoppelt, sodass sie sich mit größerer Wahrscheinlichkeit anderswo eine Arbeit suchen.

Eine wichtige Erkenntnis aus dieser Erfahrung ist, dass wir nicht einfach ins Büro gehen, um am Computer zu sitzen. Es hat einen sehr wichtigen sozialen Wert. Menschen sind auf soziale Kontakte ausgelegt, und wir gehen teilweise ins Büro, um mit unseren Kollegen zusammen zu sein. Nicht nur um zusammenzuarbeiten, sondern auch um gemeinsam Zeit zu verbringen.

Durch die Bereitstellung sozialer Funktionen, die den menschlichen Kontakt fördern, kann eine Flex Desking-Lösung helfen. Im Folgenden werden wir einige dieser Funktionen untersuchen.

Mitarbeiter brauchen die richtigen Geräte an ihrem Schreibtisch

Eine der großen Herausforderungen, die Unternehmen lösen müssen, wenn sie eine Flex Desking-Lösung in Betracht ziehen, besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter für den Erfolg gerüstet sind, wenn sie ins Büro kommen. Standards für persönliche Produktivität müssen möglicherweise überdacht werden – und sollten nicht auf die Fähigkeiten beschränkt bleiben, für die sie in den letzten zwei Jahrzehnten optimiert wurden. (Siehe unsere Studie Mitarbeiter für hybride Arbeit ausstatten.)

Wenn Mitarbeitern Schreibtische zugewiesen wurden, enthielt jeder Schreibtisch alle Geräte, die ein Mitarbeiter benötigte – Monitor, Tastatur, Maus, Dockingstation usw. Die Produktivität hängt von diesen vertrauten Geräten ab.

Mitarbeiter, der eine Videokonferenz-Desktop-Einrichtung verwendet

Ein Unternehmen kann diese Geräte natürlich für jeden Schreibtisch in einer flexiblen Designumgebung bereitstellen, aber es wirft zusätzliche Fragen auf. Was passiert, wenn ein Gerät nicht funktioniert? Oder verschwunden ist? Oder nicht aufgeladen oder angeschlossen ist? Wie kann die IT bei all diesen Geräten den Überblick behalten, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand, voll funktionsfähig und einsatzbereit sind, wenn Mitarbeiter ankommen?

Die Optimierung des Büros erfordert Intelligenz am Schreibtisch

Sie können nicht verwalten, was Sie nicht messen können. Wenn Unternehmen ihren Immobilien-Fußabdruck in einer hybriden Umgebung überprüfen, in der viel mehr Mitarbeiter remote arbeiten, müssen sie Folgendes wissen: Wie viele Schreibtische werden benötigt? Wie viele Schreibtische werden tatsächlich genutzt? Welche Bereiche oder Etagen des Büros werden stark genutzt und welche nicht?

Erkenntnisse wie diese können von unschätzbarem Wert für fundierte Entscheidungen in Bezug auf Immobilien und Bürolayouts sein. Wir nennen das „Intelligenz am Schreibtisch“ und im Folgenden erklären wir, wie eine Flex Desking-Lösung dies ermöglichen kann.

Selbstverständlich verpasst Ihr Unternehmen eine große Chance, seine Büroräume zu optimieren, wenn es diese Informationen nicht erfasst.

Wir präsentieren: Logi Dock Flex und Desk Booking

Die Lösung von Logitech, die Unternehmen dabei hilft, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, Einblicke in Büroräume zu erhalten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für den Erfolg gerüstet sind, ist die Kombination aus Logi Dock Flex und unserer Schreibtischbuchungssoftware.

Logi Dock Flex ist eine Managed-Dockingstation, die Desktop-Peripheriegeräte verbindet, das Notebook mit Strom versorgt und über ein 10,1-Zoll-Display verfügt, das deutlich anzeigt, wer den Schreibtisch gebucht hat, sowie über verfügbare Schreibtische. Das Display ermöglicht die Personalisierung am Schreibtisch – von der Anzeige persönlicher oder geschäftlicher Hintergrundbilder bis hin zum Ablegen von Nachrichten, um sicherzustellen, dass der Schreibtisch nicht von einer anderen Person genutzt wird.

Logitech Desk Booking kombiniert Funktionen zur flexiblen Schreibtischverwaltung in Logitech Sync mit Funktionen zur Buchung von Social-Mitarbeitern in Logi Tune. In der Tune Mobil- und Desktop-App können Mitarbeiter Schreibtischstandorte durchsuchen, einen Kollegen in der Nähe finden und überprüfen, ob auf dem Schreibtisch die bevorzugten Peripheriegeräte vorhanden sind.

Mit Sync können IT- und Arbeitsplatzverwaltungsteams die Schreibtischbuchung verwalten und steuern. Sie können auch angeschlossene Geräte überwachen. Darüber hinaus sammelt Sync Erkenntnisse über Buchungstrends für Mitarbeiter, um eine bessere Raumplanung zu ermöglichen.

Bieten Sie eine großartige Benutzererfahrung und soziale Kontakte

Mit der Logi Tune App auf ihrem Smartphone oder Notebook können Mitarbeiter ganz einfach einen Schreibtisch im Voraus buchen und überprüfen, ob er sofort einsatzbereit ist. Sie können ihren Schreibtisch je nach Standort, Vorlieben wie bevorzugten Peripheriegeräten oder der Nähe zu Teamkollegen auswählen.

Indem sie sicherstellen, dass sich ihr Arbeitsplatz in der Nähe der Menschen befindet, mit denen sie zusammenarbeiten möchten, an einem Ort, an dem sie sitzen möchten, fördert diese Lösung eine bessere Erfahrung für die Mitarbeiter im Büro. Mit Logi Dock Flex können Mitarbeiter außerdem den Schreibtisch mit einer Nachricht oder Fotos personalisieren.Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels ist diese Funktion möglicherweise noch nicht für Logi Dock Flex verfügbar. Vor ihrer Ankunft zeigt Logi Dock Flex eine Nachricht an, um andere darüber zu informieren, wer den Schreibtisch reserviert hat. Wenn sie zum Mittagessen gehen, kann das auch auf dem 10-Zoll-Display angezeigt werden.

Logi Dock Flex funktioniert auch mit Ihrer Meeting-Plattform für Unternehmen. Es lässt sich mit Microsoft Teams als Teams-Buchungspanel und mit Zoom Workspace Reservation kombinieren, um eine einheitliche Benutzererfahrung von flexiblen Schreibtischen bis hin zu Konferenzräumen zu bieten.

Aber vielleicht ist das Beste an dieser Flex Desking-Lösung aus Mitarbeitersicht, wie sie soziale Kontakte fördert. Bevor Mitarbeiter einen Schreibtisch reservieren, können sie sehen, wer bereits vor Ort ist und wer hereinkommen möchte. Sie können einen Schreibtisch in der Nähe der Menschen auswählen, mit denen sie gerne arbeiten. Nach der Reservierung können Sie Ihre Kollegen benachrichtigen und sich per In-App-Messaging mit ihnen abstimmen.

Stellen Sie sicher, dass gemeinsam genutzte Schreibtische immer einsatzbereit sind

Wenn Mitarbeiter an einem Schreibtisch ankommen, den sie reserviert haben, müssen sie ihren Laptop anschließen und können direkt mit der Arbeit beginnen. Schreibtische und Peripheriegeräte, die nicht funktionieren, können eine schlechte Büroerfahrung für Mitarbeiter und Kopfschmerzen für die IT verursachen.

„Wenn eine Komponente nicht funktioniert, finden Mitarbeiter oft nur einen anderen Schreibtisch. Das ist die Realität“, sagt Craig Ishii, Solutions Marketing Lead bei Logitech. „Als die IT von dem Problem erfährt, ist es zu spät.“

Mit Sync, der Logitech App, mit der die IT-Abteilung Konferenzräume und Desktop-Geräte verwalten kann, erhalten Sie automatische Benachrichtigungen, wenn Logi Dock Flex selbst oder andere angeschlossene Peripheriegeräte nicht funktionieren, aktualisiert werden müssen oder die Verbindung unterbrochen wird.

Genauso wichtig ist, dass Logi Dock Flex so konzipiert ist, dass Probleme gar nicht erst auftreten. Es umfasst alle Anschlüsse, die Sie benötigen. Schließen Sie zur Sicherheit bis zu zwei Monitore und eine Reihe von Peripheriegeräten mit drei IT-verwalteten USB-Anschlüssen und Ethernet an. Geräte können sicher angebracht und verriegelt werden, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Geräte vom Schreibtisch getrennt oder entfernt werden.

Rückansicht von flexiblen Schreibtischbuchungsgeräten

Für heute optimieren und für die Zukunft planen

Eine robuste Flex Desking-Lösung sollte Daten und Erkenntnisse liefern, die es Unternehmen ermöglichen, intelligentere, flexiblere Büroplanungsstrategien zu entwickeln. Leider bieten die meisten bestehenden Lösungen diese Erkenntnisse nicht, insbesondere wenn die Genauigkeit vom Benutzerverhalten abhängt.

Das ist das Problem. Die meisten Lösungen verlassen sich darauf, dass Mitarbeiter sich einchecken, wenn sie an einem Schreibtisch ankommen. Aber die Mitarbeiter sind berühmt dafür, das nicht zu tun.

Das Schöne an unserem Ansatz ist, dass Logi Dock Flex die tatsächlichen Check-ins automatisch registriert. Wenn Mitarbeiter ihr Notebook über das USB-C-Kabel anschließen, werden nicht nur alle ihre Vorlieben abgerufen – einschließlich Geräteeinstellungen und Fotos auf dem Display, die Mitarbeiter lieben –, sondern auch ihr Check-in registriert und gespeichert.

Diese Funktionalität gibt dem Workspace Management-Team eine viel klarere Vorstellung davon, wie das Büro genutzt wird. Es ist Teil der „Intelligenz am Schreibtisch“, die wir bereits erwähnt haben. Ganz gleich, ob es sich um Erkenntnisse über Schwerkrafttage im Büro, Trends bei Nichterscheinen oder beliebte Schreibtische in der Nähe der Küche oder Fenster handelt: Diese Erkenntnisse erleichtern die Planung und Gespräche über Arbeitsplatzrichtlinien mit anderen Stakeholdern im Unternehmen.

„Logi Dock Flex hat uns geholfen, unseren kalifornischen Immobilien-Fußabdruck um zwei Drittel zu reduzieren. Wir arbeiten jetzt mit einem 3:1-Verhältnis von Personen zu nicht zugewiesenen Schreibtischen. Logi Dock Flex bietet uns die Einblicke, die wir brauchen, um ungenutzte Arbeitsplätze für wichtige Kunden-, Sozial- und Lernfunktionen bereitzustellen, die für hybrides Arbeiten unerlässlich geworden sind.“ – David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Zusammenfassung

Eine Wahrheit, an die wir in letzter Zeit erinnert wurden: Wir sind soziale Tiere und arbeiten teilweise im Büro, um mit anderen zusammen zu sein. Logi Dock Flex und Logitech Desk Booking unterstützen sicherlich das Ziel, soziale Kontakte und die Bürokultur zu verbessern.

Aber für Arbeitsplatzmanagement und IT gibt es noch weitere, ebenso wertvolle Vorteile. Für diese Stakeholder ermöglicht die Gewinnung von „Intelligenz am Schreibtisch“ letztendlich eine effektivere Verwaltung von Desktops und Arbeitsplätzen, die Optimierung der Büroräume bei der Planung für zukünftige Anforderungen.

Erfahren Sie als Erstes mehr über Logi Dock Flex und die Logitech Desk Booking Software.

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