Virtuelle Whiteboards in Videokonferenzen integrieren

Warum die IT für die Zusammenarbeit an einem hybriden Arbeitsplatz eine Schlüsselrolle spielt

Bei standortübergreifenden Teams erfordert Zusammenarbeit bewusstere Anstrengungen – mit Unterstützung durch die Informationstechnologie. Cloudbasierte Software wie Google Workspace und Microsoft 365 ist für Zusammenarbeit ausgelegt. Videotechnologie – Webcams, Konferenzkameras und Cloud-Videoplattformen wie Zoom und Microsoft Teams – ermöglicht persönliche Gespräche unabhängig davon, wo die Teilnehmer gerade sind.

Es gibt jedoch Lücken.

Führungskräfte haben beispielsweise festgestellt, dass sie sich nicht alleine auf Videokonferenzen und Dateiaustausch verlassen können, so Forrester-Analytiker Andrew Hewitt.Roberto Torres:Salesforce is adopting hybrid work. Here's how businesses can follow suit. Hewitt weist insbesondere darauf hin, dass Mitarbeitern die Möglichkeit fehlt, mithilfe von Whiteboards zusammenzuarbeiten. Dies geschieht normalerweise nur in Präsenz-Konferenzen.

Angesichts der Wichtigkeit von Whiteboards für die Zusammenarbeit ist dies ein Problem, mit dem sich IT-Führungskräfte befassen sollten. Speziell mit der Frage: Wie kann man Whiteboards in virtuelle Konferenzen integrieren, um einen hybriden Arbeitsplatz zu unterstützen?

Die Rolle von Whiteboards in der Zusammenarbeit

Whiteboards sind in Konferenzen allgegenwärtig, weil sie offenbar eine wichtige Funktion erfüllen, besonders bei Brainstorming und Ideenfindung. Whiteboards sind nützlich, um Diagramme zu erstellen, Konzepte zu veranschaulichen, Notizen festzuhalten, Gedanken mit Haftnotizen zu organisieren usw. Diese Hilfsmittel für die Zusammenarbeit können unterschiedliche Formen annehmen, darunter klassische Whiteboards, Whiteboard-Wände und sogar Glasscheiben.

In Konferenzen werden häufig Präsentationen, Tabellen und andere Dokumente eingesetzt, um Informationen auszutauschen und Diskussionen zu führen. Daher die Beliebtheit von Google Workspace und Microsoft 365. Diese Tools eignen sich jedoch nicht für Brainstorming in Gruppen, besonders wenn Teams spontan Konzepte ausarbeiten oder Designs visualisieren müssen.

Wer visuell kommunizieren möchte, greift häufig zum Whiteboard.Marker. Und die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer richtet sich auf das Whiteboard. In virtuellen Konferenzen kann dies jedoch ein Problem sein.

Herausforderungen bei der Arbeit am virtuellen Whiteboard

In Ermangelung einer eleganten Methode, um das Whiteboard in Videokonferenzen zu integrieren, wurden unterschiedliche Herangehensweisen ausprobiert. Der Organisator einer Konferenz kann beispielsweise die Konferenzkamera auf das Whiteboard richten. Dies funktioniert jedoch selten gut. Die Person, die am Whiteboard schreibt, blockiert meist die Sicht, zumindest teilweise. Selbst wenn diese Person aus dem Bild hinaustritt, ist das Whiteboard aufgrund von Blendlicht oder einer verzerrten Perspektive möglicherweise schwer zu lesen. 

Manchmal macht eine Person, die im Raum ist, Fotos vom Whiteboard und sendet die Fotos an alle Teilnehmer der Konferenz. Selbst im besten Fall ist das eine minimal effektive Methode, um Notizen zu erfassen, und Remote-Teilnehmer können nicht aktiv an dem mitarbeiten, was am Whiteboard geschieht.

Letztendlich fühlen sich Teilnehmer, die nicht im Raum sind, meistens ausgeschlossen, wenn in einer Videokonferenz ein Whiteboard eingesetzt wird. Dadurch sind ihre Gedanken und Meinungen, so wertvoll sie auch sein mögen, nicht Bestandteil der Brainstorming-Sitzung. Das muss nicht sein.

Sicherstellen, dass alle eingebunden werden

In einem hybriden Modell müssen Unternehmen sicherstellen, dass Remote-Mitarbeiter Zugang zu denselben Informationen haben wie Mitarbeiter vor Ort.Hybride Remote-Arbeit: Nuancen und Tücken Erfolgreiche Zusammenarbeit ist von der Möglichkeit abhängig, Ideen auszutauschen. Diversität in Meinungen und Perspektiven ist hilfreich, sogar notwendig. Jede Stimme verdient es, gehört zu werden.

Ziel virtueller Zusammenarbeit sollte es deshalb sein, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer der Konferenz auch aktiv am Prozess beteiligt sind. Die IT kann hier eine wertvolle Rolle spielen. Indem sie die Zusammenarbeit an einem hybriden Arbeitsplatz ermöglicht und verbessert, kann die IT Maßnahmen ergreifen, um die Konferenz zu „demokratisieren“, darunter folgende:

• Umgestaltung digitaler und physischer Arbeitsplätze, damit sich Remote-Mitarbeiter nicht wie „Mitarbeiter zweiter Klasse“ fühlen.Stefan Hammond: Hybrides Arbeiten braucht mehr als nur digitale Möglichkeiten
• Ausstattung aller Konferenzräume für die Zusammenarbeit durch Bereitstellung von Videokonferenz-Ausrüstung, Raumlösungen wie Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms oder Google Meet, klassischen Whiteboards und speziell entwickelten Whiteboard-Kameras.

Angesichts der aus dem Arbeiten von zu Hause aus gewonnenen Erkenntnisse werben Führungskräfte und Mitarbeiter für die Vorteile des hybriden Arbeitsplatzes. Um jedoch sicherzustellen, dass diese Vorteile auch weiterhin anfallen, müssen Unternehmen ihre Pläne, in Hilfsmittel für virtuelle Zusammenarbeit (wie Logitech Scribe) zu investieren, in die Tat umsetzen. Wenn sie dies tun, werden sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter davon profitieren.