Wie denken die Menschen über große Konferenzräume? Das ist etwas kompliziert.

Einerseits sind große Konferenzräume ideal für bestimmte Zwecke in Unternehmen, etwa Abteilungsbesprechungen und vierteljährliche Updates. Andererseits ist die Ausstattung solcher Räume oft komplexer und ihre Einrichtung anspruchsvoller, was auf durchschnittliche Veranstalter von Konferenzen einschüchternd wirken kann.

Aber das ist nicht unvermeidlich. Mit der richtigen Videokonferenzllösung lassen sich große Räume genauso einfach, ausstatten, verwalten und nutzen wie kleine Besprechungsräume.

Wie sorgen Sie für eine optimale Ausstattung und Benutzerfreundlichkeit in großen Konferenzräumen, sodass diese wie vorgesehen genutzt werden – und nicht die meiste Zeit leer stehen? Konzentrieren Sie sich auf diese fünf Ziele:

• Hervorragende Bildqualität

• Kristallklares Audio 

• Einfache IT-Verwaltung

• Nahtlose Benutzererfahrung

• Optimales Raumdesign

   

Wahl der richtigen Kamera

In großen Konferenzräumen ist es entscheidend, dass die Kamera Personen, die in beträchtlicher Entfernung vom vorderen Ende des Raums sitzen, erfassen und auf sie fokussieren kann. Und das gilt nicht nur für hinten sitzende Personen: Die Kamera muss Personen auf beiden Seiten des Raums erfassen können.

Es ist wichtig, den gesamten Raum einzubeziehen. Damit Konferenzkameras in großen Räumen den gesamten Raum erfassen können, sind im Allgemeinen Funktionen zum Schwenken, Neigen und Zoomen erforderlich. Die Kombination von PTZ mit Künstlicher Intelligenz ermöglicht die automatische Bewegung des Objektivs und Einstellung des Zoom der Kamera. Während sich die Konferenzteilnehmer im Raum bewegen – beispielsweise um am Whiteboard zu schreiben – passt die KI-unterstützte Kamera automatisch den Winkel des Objektivs und die Zoomeinstellung an, sodass diese Personen immer im Blickfeld bleiben.

Erstklassiges Audio

Innovationen in der Audiotechnologie verbessern die Klangqualität von Konferenzraumlösungen kontinuierlich. Zum Beispiel können Beamforming-Mikrofone und intelligente Software den Ton des jeweiligen Sprechers isolieren, Hintergrundgeräusche herausfiltern und den Effekt des Übersprechens minimieren.

In großen Räumen sind modulare und erweiterbare Audiokomponenten entscheidend, um sicherzustellen, dass auch Personen, die sich weiter von der Kamera entfernt befinden, gut zu verstehen sind. Zusätzliche Mikrofone auf einem großen Tisch ermöglichen es den Konferenzteilnehmern außerdem auf einfache Weise, den Sound rasch stummzuschalten.

Lautsprecher an der Vorderseite des Raums lassen Gespräche besonders natürlich wirken, da die Stimmen von derselben Stelle kommen wie das Video. Auch wenn dies nur ein kleines Detail zu sein scheint: Eine Freisprecheinrichtung mitten auf dem Tisch trennt Audio und Video voneinander und wirkt ein wenig unnatürlich.

Einfacheres IT-Management

Eine zuverlässig reibungslose Funktionsfähigkeit großer Räume ist in einem kollaborativen Arbeitsumfeld unerlässlich. Wenn 20 Personen zu einer Konferenz erscheinen, ist Ausrüstung, die wegen eines technischen Fehlers ausfällt, das Letzte, was passieren darf.

Achten Sie darauf, von Ihrem Händler ein Geräte- und Raumverwaltungs-Tool zu erhalten, das die Remote-Überwachung der Räume ermöglicht. Ein übersichtliches, leicht zu lesendes Dashboard, das den Status der Geräte anzeigt, ermöglicht es Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie den Teilnehmern auffallen. Benachrichtigungen in Echtzeit sind ebenfalls hilfreich.

Aber Sie haben natürliche alle Ihre Konferenzräume im Blick, nicht nur die größten. Eine einheitliche Ausstattung aller Räume macht die Verwaltung der Geräte und Räume viel einfacher und leichter.

Suchen Sie nach einem Anbieter mit einem Portfolio konsistenter Lösungen für alle Ihre Räume von den kleinsten bis zu den größten. Stellen Sie sicher, dass diese Raumlösungen es Ihnen erlauben, das Computing-Gerät Ihrer Wahl zu verwenden. Und wenn Komponenten wie Mikrofone und Touch-Controller überall einheitlich sind, erleichtert dies Ihnen die Verwaltung der Ersatzteile.

Und last not least: Vergessen Sie das Kabelmanagement nicht. Eine einfache Sache wie ein versehentlich abgezogenes Kabel kann große Zeitverluste verursachen, wenn die Mitarbeiter versuchen, herauszufinden, weshalb die Konferenzausrüstung nicht funktioniert. Ein unordentliches Gewirr verschiedener Kabel ist ebenfalls nicht hilfreich. Beides kann sowohl die Benutzererfahrung als auch die Effizienz der IT beeinträchtigen.

Eine sorgfältige Organisation hingegen verbirgt Kabel und Komponenten, sodass sie weder zu sehen sind noch Schaden nehmen können.

Verbesserte Benutzererfahrung

Warum die Benutzererfahrung ein so entscheidender Faktor ist, ist offensichtlich. Die beste Planung der Welt bleibt wirkungslos, wenn Mitarbeiter die Technologie nicht akzeptieren. Die Benutzererfahrung in großen Konferenzräumen ist allzu oft inakzeptabel: Die Verwendung der Ausrüstung ist schwierig, die Audio- und Videoqualität schlecht, oder beides geht vollständig offline. Bei manchen Anbietern funktionieren die Lösungen für große Räume auf andere Weise als ihre Lösungen für kleine und mittelgroße Räume.

Ihre Mitarbeiter brauchen Konferenztools mit funktionellem Design, die einfach und intuitiv zu bedienen sind. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, nach einem Meeting in einem kleinen Besprechungsraum in einen großen Konferenzraum zu gehen und die Konferenz auf genau dieselbe Weise zu beginnen – jedes Mal. Eine konsistente Benutzererfahrung in jedem Raum erhöht die Akzeptanzraten.

Um Konferenzen intuitiver zu gestalten, ermöglichen Steuerungsgeräte es Ihren Mitarbeitern, durch eine einfache Berührung an einer Konferenz teilzunehmen oder Sprachbefehle zu nutzen.

Optimieren der Raumumgebung

Außer Kamera und Audiosystem sind eine Reihe von Faktoren im Raum selbst zu beachten. Beleuchtung, Farbgebung des Raums, Mobiliar und andere Umgebungselemente können das Gesamterlebnis unterschwellig – oder auch nicht nur unterschwellig – beeinflussen.

Hier geben wir einige Empfehlungen aus unserer Raumgestaltungsanleitung:

• Bei gleichmäßiger Beleuchtung kann die Kamera Farben und Kontraste besser darstellen und hat eine bessere Auflösung.

• Vermeiden Sie es, die Kamera auf Außenfenster oder andere starke Lichtquellen (wie Richtstrahler) zu fokussieren.

• Neutral gefärbte Wände verursachen als Hintergrund die geringste Ablenkung, sodass die Aufmerksamkeit auf die Teilnehmer gerichtet bleibt.

• Entfernen bzw. vermeiden Sie unnötiges Mobiliar, Unordnung auf dem Tisch, Zierpflanzen, farbenfrohe Kunstwerke, gerahmte Drucke mit reflektierenden Glasplatten und sich bewegende Objekte (wie zum Beispiel vom Wind hin und her gewehte Vorhänge).

• Es könnte sinnvoll sein, der Raumeinrichtung kleine hohe Tische und leichte, mobile Sitzgelegenheiten hinzuzufügen, um flexible Konfigurationen in großen Räumen zu ermöglichen.

• Vermeiden Sie harte Oberflächen an Wänden, etwa Metall, Stein oder Glas, da diese Materialien Schall reflektieren und die Audioqualität beeinträchtigen können.

• Verwenden Sie keine Fliesen oder Harthölzer, sondern Teppichboden: Weichere und porösere Materialien absorbieren Schall am besten.

Arbeitsbereiche für Zusammenarbeit schaffen

Vorausschauende Unternehmen optimieren jeden Raum für die Videozusammenarbeit, darunter Konferenzräume, einzelne Büros und Home Offices für Remote-Mitarbeiter.

An jedem Ort eine Konferenz zu beginnen, sollte ein vertrauter Ablauf für die Mitarbeiter sein. Konferenzen in großen Räumen sollten so einfach sein wie in jedem anderen Raum. Die Zeiten, als die Mitarbeiter große Räume wegen ihrer umständlichen Technologie mieden, sind vorbei. Oder der Grund war, dass das Videokonferenzsystem nicht funktionierte.

Mit einer Lösung für große Räume wie Logitech Rally Plus können Sie sich darauf verlassen, dass diese Konferenzräume so einfach zu nutzen und zu verwalten sind wie jeder andere Konferenzraum.

Weitere Informationen zum Optimieren großer Konferenzräume finden Sie in unserer Raumanleitung auf Logitech.com.