Videokonferenzen sind neu für Sie? Vielleicht haben Sie ein bisschen mit FaceTime gespielt oder sich mit Ihren Freunden online auf ein Glas oder zwei getroffen. Vielleicht geht es Ihnen wie vielen anderen und Sie sind gerade erst dabei, sich einzuarbeiten.

Das ist völlig in Ordnung. Die letzten Monate haben gewaltige Veränderungen für die Art und Weise mit sich gebracht, wie wir arbeiten und kommunizieren. Was sich nicht geändert hat: Gute Kommunikation und Zusammenarbeit sind nach wie vor von höchstem Wert. Die Kommunikation über Video ist zwar etwas anderes als die persönliche Kommunikation, wir können jedoch genauso effizient sein, wenn wir ein paar schnelle und einfache Tipps befolgen.

Nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir uns in einer völlig ungewohnten Lage befinden.

Machen Sie sich als Erstes klar, in welcher Situation Sie sich befinden. Die Umstellung auf Telearbeit bedeutet für viele unter uns eine plötzliche Veränderung, und nicht jeder hatte die Möglichkeit, ein Umfeld zu schaffen, das von Ablenkungen frei ist.

Wenn das auf Sie zutrifft und Sie nicht immer in der Lage sind, Ihr Umfeld zu kontrollieren, empfehlen Experten, dass Sie andere von vornherein offen über Ihre Situation und potenzielle Störungen informieren. Beispiel: „Bevor wir anfangen, möchte ich Ihnen allen sagen, dass meine Kinder hier bei mir sind und möglicherweise unerwartet hier auftauchen.“ Oder: „Ich entschuldige mich im Voraus, wenn es hier sehr laut wird und ich mich plötzlich stumm schalte.“

Machen Sie sich mit Ihrer Technologie vertraut.

Zu den besten Schritten, die Sie unternehmen können, gehört es, sich etwas Zeit für Ihre Technologie zu nehmen. Damit sind Ihre Webcam (sofern vorhanden), Ihre Lautsprecher und/oder Ihr Kopfhörer und Ihre Softwareanwendungen gemeint, ob Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder andere Provider. Sehen Sie sich Funktionen wie Chat, Stummschaltung und Hintergrundänderung an, damit Sie diese Optionen in wichtigen Besprechungen ganz nach Bedarf ein- und ausschalten können.

Wählen Sie die richtige Technologie: Entscheiden Sie sich für Webcams und Headsets, die speziell für Videokonferenzen vorgesehen sind. Sie werden beeindruckt sein, wie viel klarer Sie kommunizieren können.

Um optimal auszusehen und ungünstige Kameraperspektiven und Bildausschnitte zu vermeiden, platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe in einer komfortablen Entfernung von Ihrem Gesicht. Schalten Sie außerdem Ihr Audio stumm, wenn Sie nicht sprechen. Dies reduziert Hintergrundgeräusche. Die Beachtung dieser kleinen Details kann einen großen Unterschied darin bewirken, wie andere Ihre Kommunikation wahrnehmen.

Üben, üben, üben

Bei manchen Leuten sieht das so einfach aus! Wie machen sie das?

Sie üben. Und das können Sie auch. Probieren Sie Konferenzen mit Ihrer Familie – oder allein – aus und zeichnen Sie Ihre Sprache auf. Spielen Sie nun die Aufnahme erneut ab, um zu sehen, wie Sie für andere wirken. Wie war die Beleuchtung? Konnten Sie sich selbst hören? Wie sah der Hintergrund hinter Ihnen aus? Scheuen Sie nicht davor zurück, in Videos, Podcasts und anderen Online-Ressourcen nach Tipps für optimale Präsentation in Bild und Ton zu suchen.

Störungen beseitigen

Sobald Sie mit der Technologie vertraut sind, Gelegenheit zum Üben hatten und bereit sind Ihre erste Konferenz zu veranstalten, sind Störungen das Letzte, was Sie wollen. Eine E-Mail-Benachrichtigung, ein unerwarteter Anruf, eine Textnachricht eines Familienmitglieds – all dies kann ablenken und den Ablauf stören. Es empfiehlt sich, andere Anwendungen zu schließen, Ihr Telefon lautlos zu schalten usw., zumindest für die Dauer der Konferenz.

Präsentieren Sie sich vor der Kamera von Ihrer besten Seite.

Sobald Ihre Videokonferenz beginnt, können Sie mit den folgenden Tricks sicherstellen, dass Sie entspannt und engagiert wirken, wie ein Profi:

• Schauen Sie direkt in die Kamera, um „Blickkontakt“ mit den Personen herzustellen, mit denen Sie sprechen.

• Vermeiden Sie es, zu oft auf Ihre Notizen oder zur Seite zu schauen.

• Sprechen Sie Ihre Gesprächspartner mit ihren Namen an. Dies vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit.

• Variieren Sie den Ton in Ihrer Stimme, um Wärme und Charakter auszudrücken. Diese Technik wird Journalisten und Bühnenschauspielern beigebracht.

Seien Sie präsent. Seien Sie sozial. Seien Sie authentisch.

Effizienz hat im Geschäftsleben immer Priorität, aber heutzutage ist es vollkommen in Ordnung – und wird sogar gutgeheißen – etwas weniger effizient zu sein und dafür die menschliche Nähe zu betonen.

In einer Zeit sozialer Distanzierung verspüren viele Menschen ein stärkeres Bedürfnis nach Kontakt mit ihren Kollegen auf persönlicher Ebene. Es kommt unter anderem nicht mehr zu spontanen Begegnungen auf dem Flur und Gesprächen am Wasserspender, wenn wir alle von zu Hause aus arbeiten. In diesem Sinne sollten Sie einige Minuten zu Beginn von Besprechungen einplanen, damit die Teilnehmer ihren sozialen Kontakt auffrischen, Neuigkeiten austauschen und einfach Hallo sagen können. Nehmen Sie sich Zeit, soziale Wärme zu pflegen. Dies ist unerlässlich für gute Geschäftsabläufe.

Experten weisen darüber hinaus darauf hin, dass Authentizität, nicht Perfektion den stärksten Eindruck in Videokonferenzen macht. Seien Sie also ganz Sie selbst – natürlich innerhalb der Grenzen einer geschäftlichen Besprechung! Seien Sie vor allem achtsam.

Anderen helfen, aktiv teilzunehmen

Videokonferenzen haftet eine formelle Atmosphäre an, die bewirkt, dass Neulinge sich unbehaglich fühlen oder davor zurückscheuen, aktiv am Gespräch teilzunehmen. Um dieses Gefühl zu überwinden, ist es oft hilfreich, sich Besprechungen als Gespräche vorzustellen. Veranstalter von Besprechungen können dies fördern, indem sie einzelne Teilnehmer direkt ansprechen und ermutigen, zum Gespräch beizutragen. Beispiel: „Jasmine, ich schätze Ihr Fachwissen sehr. Was denken Sie über dieses Thema?“

Informationen frühzeitig und häufig wiederholen

Dies ist eine Gelegenheit, in der Redundanz sich als nützlich erweist. Aus technischen Gründen haben Teilnehmer oft Schwierigkeiten, alles zu hören, was gesagt wird. Ihre Verbindung ist eventuell instabil oder sie werden durch Ereignisse in ihrer Umgebung unterbrochen (aus den oben genannten Gründen). Es besteht auch die Tendenz, dass Teilnehmer bei Videoanrufen gleichzeitig sprechen, natürlich nicht absichtlich. 

Was auch immer der Grund sein mag, Sie können dies für die Teilnehmer angenehmer gestalten und Ihre Inhalte effektiver kommunizieren, indem Sie akzeptieren, dass Störungen möglich sind, und die Wiederholung wichtiger Punkte sowie die Zusammenfassung des Inhalts und die nächsten Schritte einplanen.

Zum Schluss noch ein letzter Ratschlag: Seien Sie tolerant.

Manche Menschen haben offensichtlich viel mehr Erfahrung mit der Organisation von Videokonferenzen und Präsentation von Remote-Standorten aus, etwa ihrem Zuhause. Vielleicht gehören Sie dazu. Aber viele von uns erarbeiten sich all das gerade erst. Gewähren Sie anderen den nötigen Spielraum, sich zunächst etwas ungeschickt anzustellen oder unbehaglich zu fühlen. Sie werden sich zurechtfinden, genau wie Sie.