In den ca. letzten 10 Jahren hat die Nutzung von Videokonferenzen stetig zugenommen: Global verteilte Unternehmen stellen zunehmend von persönlichen Meetings und Telefonkonferenzen auf Videobesprechungen um. Aber eine Krise wie die, mit der wir derzeit konfrontiert sind, kann, wie wir gerade beobachten, die Einführung neuer Technologien beschleunigen und zu dauerhaften Verhaltensänderungen führen. Auf Videokonferenzen scheint das definitiv zuzutreffen.       

Die Frage ist: Sind wir darauf vorbereitet?

Für diejenigen IT-Mitarbeiter, die für die Bereitstellung und Verwaltung von Videokonferenzsystemen verantwortlich sind, bietet dieser Moment eine Gelegenheit, sicherzustellen, dass sie dem voraussichtlichen Ansturm auf Videokonferenzsysteme gewachsen sind. Während die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, haben IT-Teams Zeit und Gelegenheit, sich auf die folgenden Aspekte zu konzentrieren:

• Einsatzfähigkeit
• Neue technologische Anforderungen und Budgets
• Tools zur Remote-Geräteverwaltung

Achten Sie auf Aktualisierungen und andere Anforderungen für die Funktionsfähigkeit.

Da ein Großteil der Belegschaft zu Hause ist, ist dies ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Geräte und Systeme im Konferenzraum auf dem neuesten Stand sind, einschließlich der Aktualisierung der Software und Firmware für Ihre Videokonferenzgeräte. Haben Sie neue Funktionen wie die automatische Bildeinstellung aktiviert? Es ist ratsam, diese Updates jetzt vorzunehmen. Sie können diese Zeit auch nutzen, um Räume für Videokonferenzen auszustatten, während sie ungenutzt sind. 

Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Sicherheitsrichtlinien und -systeme unter die Lupe zu nehmen, um Videobesprechungen (und geteilte Inhalte) gegen Eindringlinge und unerwünschte Gäste zu schützen.

Planen Sie weitere Videobesprechungen und ein entsprechendes Budget ein.

Da geschäftliche Benutzer schnell von Telefon auf Video umstellen und Videokonferenzen zu ihrer bevorzugten Kommunikationsmethode machen, werden sie auch neue Hardware-Tools verlangen, die ihren Ansprüchen an Video genügen. Dies kann bedeuten, dass Desktop-Computer durch Notebooks ersetzt oder Notebooks aktualisiert werden müssen, damit sie die Verwendung rechenintensiver Video-Software erlauben. Sie könnten zu diesem Zweck beispielsweise den Aktualisierungszyklus auf Notebooks verkürzen. 

Sobald die Benutzer erkennen, wie unvorhersehbar Beleuchtung und Umgebungsgeräusche in einem typischen Home-Office sind, werden sie wahrscheinlich auch Webcams, Headsets und andere Peripheriegeräte verlangen, um bessere Videokonferenzen für sich selbst und andere zu ermöglichen.

Und derartige Veränderungen haben selbstverständlich Auswirkungen auf IT-Budgets. Für Regierungsbehörden und -organisationen, deren Geschäftsjahr oft am 1. Juli beginnt, ist dies ein guter Zeitpunkt, um das IT-Budget zu überprüfen und festzustellen, ob Prioritäten angepasst werden müssen, bevor die Ausgangssperre aufgehoben wird. Jedes Unternehmen sollte jedoch die Auswirkungen der schnellen Verbreitung von Video berücksichtigen und sicherstellen, dass seine Budgets dieser Realität entsprechen.

Ziehen Sie die Bereitstellung von Tools zur Anwendungs- und Geräteverwaltung im Remote-Verfahren in Betracht. 

Je mehr Konferenzräume und -geräte in Ihrem Unternehmen hinzukommen, desto mehr empfiehlt es sich, ein Tool zur Remote-Verwaltung der Geräte einzusetzen. Mit solchen Anwendungen können Sie mühelos Konferenzräume mit Geräten und Software ausstatten und verwalten. Mit ihnen können Sie Produkt-Upgrades und Fehlerbehebungen bereitstellen, damit Ihre Systeme und Räume mit Sicherheit funktionieren und auf dem neuesten Stand sind. Sie gewinnen in Echtzeit Einblick in Probleme mit den Konferenzräumen und können sie beheben, bevor eine Besprechung gestört wird.

Und natürlich können diese Aufgaben von einem entfernten Standort aus beschleunigt werden, wodurch Besuche vor Ort minimiert werden.

Ebenso wichtig ist es, dass Tools zur Remote-Geräteverwaltung wertvollen Aufschluss über Metriken wie die Nutzung des Raums geben können. Mithilfe dieser Daten können Sie die Terminplanung für Besprechungen und die Bereitstellung der Hardware verbessern. Unter Logitech Sync erfahren Sie mehr über das Remote-Geräteverwaltungs-Tool von Logitech.

Dokumentieren Sie Ihre Best Practices.

Abschließend empfehlen wir Ihnen, sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Maßnahmen zur Bereitstellung von Video in Ihrem Unternehmen dokumentieren. In vielen Unternehmen bedeutet dies eine Beschleunigung bestehender Initiativen. Möglicherweise müssen Sie Budgetanfragen angesichts der Veränderungen der Prioritäten und der schnellen Verbreitung von Video begründen. Dabei können Sie Ihre Budgetanforderungen dem Management gegenüber mit Einblicken in Ihre Arbeit belegen.

Es geht um Anpassung an Umgebungsbedingungen, die zugleich vorübergehend und dauerhaft sind.

Es steht außer Frage, dass die globalen Ereignisse der letzten Zeit Trends bei der Telearbeit und Arbeit zu Hause beschleunigt haben. Uns ist bewusst, dass die derzeitige Situation mit ihren Ausgangssperren sich entsprechend dem jeweiligen Umfeld weiterentwickeln wird. Wir können deshalb jedoch nicht erwarten, dass die alten Verhältnisse vollständig wiederhergestellt werden. Es scheint klar zu sein, dass es weniger Geschäftsreisen, mehr Videokonferenzen und mehr Telearbeit geben wird. 

IT-Manager sollten diese Situation proaktiv angehen und sich auf noch mehr Videokonferenzen und die Akzeptanz von Video in noch größerem Umfang vorbereiten. Dies kann dazu beitragen, die Anforderungen der Benutzer zu erfüllen und zugleich Support-Anfragen und Problem-Tickets auf ein Minimum zu beschränken.