Wenn Sie erst seit Kurzem Videokonferenzen nutzen, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass dies ein fantastisches Tool ist, um mit anderen zu kommunizieren und Arbeit zu erledigen, insbesondere, wenn Sie sich nicht persönlich treffen können. Die jüngsten Geschichten über gehackte Meetings zu ignorieren, ist allerdings schwierig. Und vielleicht machen Sie sich Sorgen, dass Ihnen dies zustoßen könnte.

Hier gibt es etwas zu beachten: Die meisten „Hacker“ sind entgegen der landläufigen Meinung nicht besonders raffiniert. Der typische Hacker hat es wie die meisten Kriminellen auf leichte Beute abgesehen. Das ist eine gute Nachricht, denn es bedeutet, dass jeder mit einigen einfachen Schritten verhindern kann, dass Hacker und Spaßvögel seine Konferenzen stören.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Schritte, die IT-Teams und Meeting-Hosts ausführen können, um die Sicherheit in ihren Videokonferenzen zu gewährleisten.

Tipps für Meeting-Hosts

In vielen Organisationen beugen IT-Teams Ungewissheiten beim Thema Sicherheit vor, indem sie in Ihrem Account für Videokonferenz-Software Einstellungen vorab festlegen. Wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, wenden Sie sich am besten zuerst an diese internen Experten.

Machen Sie sich darüber hinaus mit dem Einstellungsbereich in der Videokonferenzanwendung Ihrer Wahl vertraut. Achten Sie darauf, die von der IT als optional eingestellten Funktionen sorgfältig zu verwalten, insbesondere, wenn es darum geht, wer an Ihren Besprechungen teilnehmen darf und wie dies abläuft. Verschiedene Videosoftwareanwendungen bieten unterschiedliche Optionen für diese beiden Aspekte. Wir betrachten beide Aspekte im Allgemeinen. Achten Sie darauf, in Ihrer Videoanwendung nachzusehen, welche Optionen für Sie gelten.

Kontrollieren, wer an Ihrem Meeting teilnehmen kann

Im Allgemeinen können Sie in Videokonferenzanwendungen als Host entscheiden, wer an Ihrem Meeting teilnehmen kann, wer direkt teilnehmen kann und wer in einem „virtuellen Warteraum“ oder einer „Lobby“ warten muss, bevor er eintreten kann.

Bei der lockersten Kontrollmöglichkeit wird jedem über einen Link uneingeschränkt Zugang gewährt. Die strengste Kontrolle besteht darin, nur eingeladenen Gästen Zugang zu gewähren, wobei der Host außerdem jedem die Genehmigung zur Teilnahme geben muss. Um Ihre Konferenz im richtigen Umfang zu kontrollieren, stehen Optionen wie die folgenden zur Verfügung:

• Verwendung zufällig generierter Meeting-IDs für jede von Ihnen veranstaltete Konferenz anstelle Ihres persönlichen Besprechungsraums oder Ihrer ID

• Bereitstellung einer „Lobby“ oder eines „Warteraums“ für die Teilnehmer, bis der Host in die Konferenz eintritt oder die Teilnehmer einlässt

• Festlegen eines Kennworts für den Zugang zur Konferenz

• Beschränken der Konferenz auf eingeladene Personen (die Standardeinstellung in manchen Videoanwendungen)

• Sperren der Konferenz, sobald sie begonnen hat, damit niemand anderes teilnehmen kann

Für den Host einer Konferenz empfiehlt es sich auch, die Teilnehmerliste zu überwachen, die Teilnehmer aufzufordern, sich zu identifizieren, und diejenigen zu entfernen, die Sie nicht erkennen. Diese zusätzlichen Vorsichtsmaßnahmen sind besonders wichtig für große oder öffentliche Konferenzen.

Moderation Ihres Meetings

Berücksichtigen Sie außer der Kontrolle darüber, wer an Ihrer Konferenz teilnehmen kann, auch Folgendes:

• Wer Inhalte teilen darf – oder nicht

• Wer sprechen oder andere unterbrechen darf

• Wer die Stummschaltungsfunktion kontrolliert

• Wer die Aufzeichnung einer Konferenz einleiten und wer danach auf die Aufzeichnung zugreifen darf

Dies sind wichtige Optionen, mit denen Sie verhindern können, dass ein „Spaßvogel“ in Ihre Konferenz einbricht.

In kleineren Konferenzen oder wenn die Zusammenarbeit wichtig ist, ist es normalerweise sinnvoll, allen das Sprechen und Teilen von Inhalten zu ermöglichen. In größeren Konferenzen empfiehlt es sich jedoch oft, diese Berechtigungen auf die Personen zu beschränken, die präsentieren. In solchen Fällen ermöglicht die in den meisten Videokonferenzanwendungen verfügbare Chat-Funktion den Teilnehmern, die nicht präsentieren, Beiträge zu leisten. Sie können auch andere Optionen in Betracht ziehen, z. B. das Zulassen von Teilnehmern im Stummschaltungsmodus bei deaktivierter Chat-Funktion.

Allgemeine Tipps für Hosts und Teilnehmer von Konferenzen

Zusätzlich zu den oben genannten Empfehlungen sollten Hosts und Teilnehmer diese Best Practices befolgen, wenn sie Videokonferenzen durchführen oder daran teilnehmen.

• Verwenden Sie eine sichere Verbindung. Vermeiden Sie nach Möglichkeit ungesicherte Netzwerke, wenn Sie eine Verbindung zu beruflichen Videokonferenzen herstellen. Sogar Ihr Heim-WLAN kann von Hackern angegriffen werden. Indem Sie die Verbindung über das virtuelle private Netzwerk Ihres Unternehmens herstellen oder Ihr eigenes VPN einrichten, können Sie Ihre Sicherheit verbessern.  

• Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand. Diese Empfehlung gehört wirklich zu den Grundlagen. Und es überrascht, wie viele Benutzer es dennoch versäumen, die Software auf ihren Notebooks und Smartphone zu aktualisieren oder ihre Videokonferenzsoftware auf dem neuesten Stand zu halten. (Siehe oben – Hacker suchen leichte Beute!)

Tipps für IT-Teams

Als IT-Manager müssen Sie Endbenutzer mit unterschiedlichen Kenntnissen zu Videokonferenzen und Sicherheit einweisen und unterstützen. Vor diesem Hintergrund gibt es zwei Ansätze zur Implementierung von Best Practices.

• Von vornherein die Kontrolle übernehmen. Durch einen proaktiven Ansatz können Sie viele der Sicherheitsprobleme verhindern, auf die Endbenutzer stoßen. Beispielsweise werden durch die Implementierung automatischer Software-Updates die meisten Sicherheitsprobleme ausgeschaltet. Überprüfen Sie außerdem die Admin-Konsole Ihrer Videosoftware, um festzustellen, welche Sicherheitsfunktionen für Benutzer wichtig sind, und konfigurieren Sie diese Einstellungen so, dass sie nicht überschrieben werden können.

• Unterweisen Sie die Endbenutzer und kommunizieren Sie im Zweifelsfall zu viel. Was Sie nicht kontrollieren können, können Sie möglicherweise durch entsprechende Anleitung ändern. Schritt eins ist die Bereitstellung einfacher Schulungen, die für die Endbenutzer leicht zu finden und umzusetzen sind. Gleichzeitig ist es oft am besten, die Kommunikation etwas zu übertreiben, wenn es um Software-Schulungen, Updates und Veränderungen bei der Sicherheit geht. Ziel ist immer, es den Benutzern so einfach wie möglich zu machen, Sicherheitsmaßnahmen zu verstehen und zu ergreifen.

Bei allem, was vor sich geht, lohnt es sich, sich einen Moment Zeit zu nehmen und sich klarzumachen, dass niemand absichtlich unachtsam mit Videosicherheit und Datenschutz umgeht. Mit etwas Kommunikation und Verständnis können Sie viel erreichen. Durch einen proaktiven Umgang mit Sicherheit vermeiden Sie, dass Sie und Ihre Benutzer-Community zur leichten Beuter für Hacker und Spaßvögel werden.