Durante los últimos 10 años más o menos, se ha producido un aumento constante en las videoconferencias, ya que las compañías distribuidas por todo el mundo han ido pasando de las reuniones y teleconferencias en persona a las videoconferencias. Pero como hemos visto, una crisis como la que afrontamos actualmente puede acelerar la adopción de nuevas tecnologías e impulsar un cambio permanente en los comportamientos. Ese parece ser sin duda el caso con la videoconferencia.       

La pregunta es: ¿Está preparado?

Para el personal de TI responsable del aprovisionamiento y la administración de sistemas de videoconferencia, este momento representa una oportunidad para adelantarse a la próxima ola en la adopción de vídeo. Mientras la gente trabaja desde casa, los equipos de TI pueden usar este tiempo para concentrarse en lo siguiente:

• Disponibilidad operacional
• Nuevos requisitos tecnológicos y presupuestos
• Herramientas de administración remota de dispositivos

Control de actualizaciones y otros requisitos operativos.

Con la mayoría de la fuerza laboral en sus casas, éste es un buen momento para asegurarse de que los dispositivos y sistemas de la sala de conferencias estén actualizados, incluida la actualización de software y firmware para sus dispositivos de videoconferencia. ¿Ha activado nuevas funciones como el autoencuadre? Piense en hacer esas actualizaciones ahora. También puede usar este tiempo para trabajar en el aprovisionamiento de salas para videoconferencias mientras están desocupadas. 

Ésta también es una buena oportunidad  para revisar las políticas y los sistemas de seguridad para proteger las reuniones con vídeo (y el contenido compartido) de intrusos e invitados no deseados.

Planifique más reuniones con vídeo y elabore un presupuesto en consecuencia.

A medida que los usuarios comerciales pasan rápidamente del teléfono al vídeo y hacen de la videoconferencia su modo preferido de comunicación, también solicitarán nuevas herramientas de hardware para satisfacer sus requisitos de vídeo. Esto podría implicar la sustitución de los ordenadores de sobremesa por ordenadores portátiles o la actualización de los portátiles para que puedan admitir el uso intensivo del software de vídeo. Por ejemplo, podría acortar el ciclo de renovación de portátiles para satisfacer este requisito. 

Una vez que los usuarios ven lo impredecibles que pueden ser los niveles de iluminación y ruido en una oficina doméstica típica, es probable que  también soliciten cámaras Web, auriculares y otros periféricos para mejorar la experiencia de videoconferencia para ellos y para los demás.

Y, por supuesto, cambios como estos pueden afectar a los presupuestos de TI. Para los departamentos y organizaciones gubernamentales cuyo año fiscal a menudo comienza el 1 de julio, éste es un buen momento para mirar el presupuesto de TI y determinar si las prioridades deben ajustarse antes de que se anulen las órdenes de quedarse en casa. Pero todas las empresas deben considerar las implicaciones de la rápida ola de adopción del vídeo y asegurarse de que sus presupuestos reflejen esta realidad.

Considere implementar herramientas de administración remota de dispositivos y aplicaciones. 

A medida que aumenta el número de salas de conferencias y dispositivos en su organización, se vuelve cada vez más beneficioso utilizar una herramienta de administración remota de dispositivos. Estas aplicaciones le permiten aprovisionar y administrar fácilmente salas de conferencias, dispositivos y software. Le permiten implementar actualizaciones de productos y correcciones de errores para asegurarse de que los sistemas y las salas estén actualizados y funcionen correctamente. Le dan visibilidad de los problemas de la sala de conferencias en tiempo real para que pueda resolver los problemas antes de que afecten a una reunión.

Y, por supuesto, estas tareas se pueden acelerar desde una ubicación remota, minimizando las visitas al sitio.

Y con la misma importancia, una herramienta de administración remota de dispositivos puede proporcionar información valiosa sobre métricas como la utilización de la sala. Estos datos se pueden usar para mejorar la programación de reuniones y el aprovisionamiento de hardware. Para obtener más información sobre la herramienta de administración remota de dispositivos de Logitech para videoconferencias, vea Logitech Sync.

Documente sus prácticas recomendadas.

Una recomendación final es asegurarse de documentar los pasos que está tomando para habilitar la empresa para vídeo. Para muchas organizaciones, este cambio representa una aceleración de las iniciativas existentes. Es posible que deba justificar las solicitudes de presupuesto a la luz de las prioridades cambiantes y la rápida adopción del vídeo. Proporcionar a la dirección visibilidad sobre el trabajo que está haciendo puede respaldar sus necesidades de presupuesto.

Debe adaptarse a un entorno que es tanto temporal como permanente.

No cabe duda de que los eventos mundiales recientes han acelerado las tendencias de trabajar a distancia y desde casa. Si bien reconocemos que los ordenes actuales de quedarse en casa evolucionarán con el entorno cambiante, no debemos esperar que todo vuelva a ser como era antes. Parece claro que habrá menos viajes de negocios, más videoconferencias y más teletrabajo. 

Los directores de TI deberían adoptar un enfoque proactivo ante esta situación y prepararse para una ola aún mayor de videoconferencias y adopción del vídeo. Hacerlo puede ayudar a satisfacer las necesidades de los usuarios al tiempo que minimiza las solicitudes de asistencia y los tickets por problemas.