Artículo: Diseñando nuestras oficinas para el trabajo híbrido: Lo que aprendimos

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Oficina híbrida de planta abierta

Una visión para la oficina híbrida

A principios de 2022, Logitech aprovechó la oportunidad para repensar nuestra huella inmobiliaria y optimizarla para nuestra nueva fuerza laboral híbrida.

Nuestra visión era crear un entorno de clase mundial para empleados y clientes, un lugar que reuniera a las personas y les permitiera experimentar nuestras soluciones y el espíritu de nuestra marca de una manera óptima.

Nos preguntamos si los empleados volverían a la oficina. ¿Qué les haría volver? Y específicamente, ¿cómo podríamos aprovechar la tecnología y los datos analíticos para crear una gran experiencia para los empleados?

“¿Cómo podemos hacer que valga la pena el desplazamiento de nuestros empleados? Empezamos con una revisión completa de cómo vemos y programamos el espacio. Adoptamos un enfoque de diseño centrado en las personas, y nos preguntamos cómo el espacio físico puede respaldar la cultura, la innovación, la productividad, la comodidad y la diversión».– David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Para nuestra nueva oficina en San José, California, nos centramos en tres objetivos generales:

1. Priorizar la experiencia de los empleados para hacer de la oficina un lugar de trabajo inspirador y deseable. Asegurarnos de que los empleados sean lo más eficaces y productivos posible.

2. Inspirar el trabajo en equipo, permitiendo a los empleados colaborar sin fricciones, especialmente con los de las oficinas de todo el mundo.

3. Adoptar la flexibilidad que nos permita adaptarnos a los cambios en el tamaño de la plantilla y las necesidades de las salas de reunión a medida que surjan. También queríamos flexibilidad para organizar eventos in situ.

Utilizamos aprendizajes y datos dl rediseño reciente de nuestras oficinas en Lausana, Suiza, y Cork, Irlanda para enriquecer el enfoque de San José. Analizamos los datos y las perspectivas del uso real de la oficina en estas ubicaciones y examinamos el comportamiento de los empleados para guiar nuestra toma de decisiones.

Configuración de escritorio compartido con cabinas y salas de reunión

Una de las muchas áreas de escritorios flexibles y disposición de asientos colaborativa en la oficina de San José.

Planificación de espacios basada en datos

Pudimos visualizar datos y observar tendencias de uso de salas y dispositivos mediante Logitech Sync, nuestro software de administración remota de dispositivos y espacios.

Sync aprovecha la capacidad de visor con inteligencia artificial de nuestras cámaras Rally Bar y Rally Bar Mini para detectar a los participantes en la reunión, lo que permite el “conteo de personas”, incluso cuando el sistema de sala no está activo para una reunión de video. Ofrece informes sobre el uso de las salas de reuniones, incluido el número de personas que usan las salas de reuniones y qué salas se usan más, todo ello visible en el panel de control de Sync.

 

Panel de Sync para ver el uso de la sala de reunión

 Ejemplo de datos de sala de reuniones en Sync.

Supusimos que las salas pequeñas o los espacios de reunión reducidos se utilizarían principalmente para reuniones individuales, pero notamos que se usaban regularmente para reuniones de video. De hecho, todas las salas de reunión se usaban casi exclusivamente para videollamadas.

“Nuestra oficina de Cork fue en gran medida una prueba piloto de lo que íbamos a hacer en San José. ¿Cuántas bases de video necesitaríamos? ¿Cuántas salas de estilo mediano? ¿Cuántos espacios colaborativos grandes? Así que nos basamos en gran medida en los datos de analíticos. Empezamos a buscar nuevas métricas”. –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

También nos dimos cuenta de que no teníamos la proporción adecuada de salas pequeñas y grandes. Pensamos que las salas más grandes se utilizarían para reuniones con muchas personas, y pensamos que la sala de conferencias típica para 10-12 personas sería la más popular. En un entorno de trabajo híbrido, resulta que los espacios pequeños tienen una gran demanda. No teníamos suficiente. Como resultado, nuestras salas más grandes a menudo estaban ocupadas por una o dos personas porque todas las salas más pequeñas estaban reservadas.

Cabinas telefónicas

Cabinas telefónicas insonorizadas equipadas con el Logi Dock Focus Room Kit

Así que esto es lo que realmente hicimos

Al final, decidimos añadir muchos más espacios de reuniones pequeños y “módulos de video” y los equipamos con cámaras Rally Bar Huddle , diseñadas específicamente para estos espacios más pequeños. 

Pero lo que es más importante, incorporamos flexibilidad, haciendo que las salas fueran fáciles de modificar para poder cambiar las configuraciones de nuestras salas de reunión a medida que descubríamos nuevos datos de análisis. Para ello, era crucial que los servicios del lugar de trabajo y el departamento de TI estuvieran alineados al principio del proceso.

Estos dos equipos trabajaron juntos para garantizar que las salas y los espacios fueran lo más flexibles posible. Eso requería una planificación avanzada durante la fase de construcción con respecto a cómo se cableaban las salas, por ejemplo. Optamos por las salas de reunión modulares en lugar de la construcción de paredes rígidas siempre que pudimos, lo que permitía reposicionar los espacios según fuera necesario. Ahora, incluso los cambios significativos en la oficina pueden tardar unos días, en lugar de semanas o meses.

«Escuchando a los equipos y tomando datos reales que obtenemos de nuestros dispositivos, pudimos concebir cómo definimos nuestras salas y qué tecnología deberíamos poner en ellas». –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

También tomamos decisiones basadas en datos de uso en lugar de datos de reserva, como qué salas se usaron realmente y cuántas personas hubo realmente en la sala. Capturamos los datos en Sync usando Logitech Tap Scheduler y el visor con inteligencia artificial en las cámaras Rally Bar.

Espacio de reunión pequeño

Espacio de reunión reducido equipado con Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP y Tap Scheduler para facilitar el registro. Si nadie se registra, la sala se libera y pasa a estar disponible para otros.

Además de optimizar las salas de reuniones, nos convertimos en los primeros en adoptar nuestros propios productos de escritorio flexible. Esto incluía Logi Dock Flex y nuestro nuevo servicio de software de reserva de escritorio Logitech .

Panel de análisis de Sync mostrado en un monitor

Logi Dock Flex y un ejemplo de cómo se ven los datos de reserva de escritorio en Sync.

La inclusión de funciones de redes sociales en el software de reserva de escritorio facilita que los empleados notifiquen a sus compañeros de trabajo sobre sus planes para estar en la oficina, para que puedan coordinar y sentarse juntos. No es de extrañar que las personas se inclinen más por ir a la oficina cuando también habrá compañeros de trabajo presentes.

La combinación de hardware/software de Logi Dock Flex y el software de reserva de escritorio permite a los empleados seleccionar un escritorio en función de la ubicación o la proximidad a los compañeros de equipo y registrarse fácilmente cuando llegan a la oficina conectando su portátil con un cable USB-C. Esto nos proporciona los datos de uso reales, que capturamos en Sync. Y, al igual que con los datos de las salas de reunión, extraemos los datos (registros reales en lugar de reservas) para buscar tendencias que informen nuestra futura estrategia de espacio de trabajo.

Oficina híbrida con espacios de trabajo informales

Mirando hacia adelante

¿Funciona nuestro enfoque? Bueno, es demasiado pronto para saberlo. 

Seguimos siendo nuestro propio «laboratorio viviente», aprendiendo sobre la marcha y adaptándonos a un panorama laboral cambiante.

Estamos implementando nuevas tecnologías de oficina y videoconferencias rápidamente, con un tiempo y un esfuerzo mínimos. Modificamos las salas de reunión según sea necesario y convertimos los bancos de escritorios en espacios de reunión y viceversa a medida que aprendemos cómo los empleados usan el espacio. Y usamos datos de Sync para guiar nuestras decisiones.

Estos son nuestros ocho puntos clave para diseñar la oficina de forma híbrida y optimizar la experiencia de los empleados:

  1. Adopta una mentalidad ágil, experimentando, probando y aprendiendo sobre la marcha

  2. Aprovecha la tecnología para obtener información basada en datos

  3. Considera que la mayoría de los espacios se usarán para videollamadas y planifica en consecuencia

  4. Integra al área responsable por los espacios de trabajo y a TI al principio del proceso

  5. Incorpora flexibilidad siempre que sea posible, haciendo que las salas sean fáciles de modificar para que, a medida que descubras nuevos datos de análisis, puedas cambiar las configuraciones de la sala de reunión

  6. Toma las decisiones basadas en datos de uso en lugar de datos de reserva

  7. Elimina la fricción y permite que los empleados fluyan fácilmente de casa a la oficina con el software de reserva de escritorio

  8. ¡Súmate a la aventura!

Si te encuentras navegando por las complejidades del diseño híbrido, nos encantaría ponernos en contacto contigo. No dudes en contactarnos y considera unirte a nosotros para un recorrido por la oficina de Logitech en San José. Nuestro viaje es un trabajo en curso, y nos encantaría intercambiar ideas. 

Obtén más información sobre datos de analíticos de Sync en este artículo.

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