Artículo: Adoptar la oficina híbrida: Cómo los escritorios flexibles fomentan el compromiso de los empleados

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Oficina abierta con escritorios flexibles

Los escritorios flexibles son una idea cuyo momento ha llegado.

Pero no es una idea nueva. Algunas empresas han experimentado con escritorios flexibles desde la década de 1990. Pero el trabajo híbrido ha creado las condiciones que hacen que los escritorios flexibles sean un excelente enfoque para optimizar el espacio de oficina y fomentar la conexión humana, algo que se necesita desesperadamente en el lugar de trabajo actual.

En este artículo, exploraremos los problemas que enfrentan las organizaciones con las soluciones de escritorios flexibles y cómo un enfoque colaborativo entre los equipos de administración del lugar de trabajo, RR. HH. y TI para diseñar e implementar un espacio de trabajo compartido puede ayudar a atraer a los empleados y fomentar la conexión y el compromiso de los empleados.

Estamos diseñados para conectarnos entre nosotros

Las investigaciones muestran que la era posterior a la pandemia ha sido difícil para los empleados, a pesar de algunos beneficios claros, como una mayor autonomía y menos tiempo dedicado a los desplazamientos. Los empleados a menudo se sienten aislados e informan que ""faltan interacciones cara a cara con sus colegas, clientes y amigos""." Como resultado, alrededor del 43 % de los empleados también se siente desconectado de su empresa, lo que hace que sea más probable que busquen trabajo en otro lugar.


Una idea clave de esta experiencia es que la oficina no es simplemente un lugar al que vamos para sentarnos frente a una computadora. Tiene un valor social muy importante. Los seres humanos estamos hechos para la conexión social, y vamos a la oficina en parte para estar con nuestros colegas. No solo para colaborar, sino también para compartir tiempo juntos.

Reunión de oficina en persona

Al proporcionar funciones sociales que fomentan la conexión humana, una solución de escritorio flexible puede ayudar. A continuación, exploraremos algunas de esas características.

Los empleados necesitan los dispositivos adecuados en su escritorio

Uno de los grandes desafíos que las organizaciones deben resolver al considerar una solución de escritorio flexible es cómo asegurarse de que los empleados estén equipados para el éxito cuando ingresen a la oficina. Es posible que sea necesario revisar los estándares establecidos para la productividad personal, y no deben limitarse a las capacidades para las que se optimizaron durante las últimas dos décadas. (Consulta nuestro estudio, Equiping Your Employees for Hybrid Work.) 

Cuando a los empleados se les asignaban escritorios, cada escritorio incluía todos los dispositivos que un empleado necesitaría: un monitor, un teclado, un mouse, una estación base, etc. La productividad depende de tener a mano estos dispositivos familiares.

Empleado usando una configuración de escritorio para videoconferencia

Por supuesto, una organización puede proporcionar estos dispositivos para cada escritorio en un entorno de diseño flexible, pero plantea preguntas adicionales. ¿Qué sucede si un dispositivo no funciona? ¿O se ha perdido? ¿O no está cargado o enchufado? ¿Cómo puede TI estar al tanto de todos estos dispositivos para garantizar que estén siempre actualizados, en pleno funcionamiento y listos para usar cuando lleguen los empleados?

La optimización de la oficina requiere inteligencia en el escritorio

No se puede administrar lo que no se puede medir. A medida que las organizaciones reexaminan su huella inmobiliaria en un entorno híbrido con muchos más empleados trabajando de forma remota, necesitan saber: ¿Cuántos escritorios se necesitan? ¿Cuántos escritorios se están utilizando realmente? ¿Qué áreas o pisos de la oficina se usan mucho y cuáles no?

Información como esta puede ser invaluable para tomar decisiones informadas con respecto a los inmuebles y la distribución de las oficinas. A esto lo llamamos “inteligencia en el escritorio” y, a continuación, explicaremos cómo una solución de escritorio flexible puede ofrecerla. 

No hace falta decir que si tu organización no está capturando esta inteligencia, está perdiendo una gran oportunidad para optimizar su espacio de oficina.

Presentamos Logi Dock Flex y Desk Booking

La solución de Logitech para ayudar a las empresas a promover el compromiso de los empleados, proporcionar información sobre el espacio de oficina y garantizar que los empleados estén equipados para el éxito es la combinación de Logi Dock Flex y nuestro software de reserva de escritorios. Logi Dock Flex es una estación base administrada que conecta periféricos de escritorio, proporciona alimentación a la laptop e incluye una pantalla de 10,1” que muestra claramente quién ha reservado el escritorio y los escritorios disponibles. La pantalla permite la personalización en el escritorio, desde mostrar fondos de pantalla personales o de la empresa hasta guardar mensajes para garantizar que nadie más use el escritorio.

Equipo de reserva de escritorio

Logitech Desk Booking combina funciones flexibles de gestión de escritorios en Logitech Sync con funciones de reserva social para empleados en Logi Tune. En la aplicación móvil y de escritorio de Tune, los empleados pueden buscar ubicaciones de escritorio, encontrar a un compañero de trabajo cercano y verificar que el escritorio tenga sus periféricos preferidos.

Con Sync, los equipos de TI y de administración del espacio de trabajo pueden administrar y controlar la experiencia de reserva de escritorios. También pueden monitorear el equipo conectado. Además, Sync recopila información sobre las tendencias de reservas de los empleados para permitir una mejor planificación del espacio.

Análisis de escritorio de Sync

Ofrece una experiencia de usuario y una conexión social increíbles

Con la aplicación Logi Tune en su teléfono o laptop, los empleados pueden reservar fácilmente un escritorio con anticipación y verificar que esté listo cuando lleguen. Pueden elegir su escritorio según la ubicación, las preferencias, como los periféricos preferidos o la proximidad a los compañeros de equipo.

Al garantizar que su lugar esté cerca de las personas con las que quieren trabajar, en un área donde quieran sentarse, esta solución fomenta una mejor experiencia en la oficina para los empleados. Además, Logi Dock Flex permite a los empleados personalizar el escritorio con un mensaje o fotos.En el momento de la publicación de este artículo, es posible que esta función aún no esté disponible para Logi Dock Flex. Antes de que lleguen, Logi Dock Flex muestra un mensaje para que otros sepan quién ha reservado el escritorio. Si se van a almorzar, la pantalla de 10” también puede mostrar ese mensaje.

Logi Dock Flex también funciona con tu plataforma de reuniones empresarial. Se empareja con Microsoft Teams como panel de reserva de Teams y con la reserva de espacio de trabajo de Zoom para proporcionar una experiencia de usuario consistente, desde escritorios flexibles hasta salas de reunión.

Pero quizás lo mejor de esta solución de escritorio flexible desde la perspectiva de los empleados es cómo promueve la conexión social. Antes de reservar un escritorio, los empleados pueden ver quién ya está en el lugar y quién planea entrar. Pueden seleccionar un escritorio para estar cerca de las personas con las que disfrutan trabajar. Después de reservar un escritorio, pueden notificar a sus compañeros de trabajo y coordinarse con ellos a través de la mensajería en la aplicación.

Asegúrate de que los escritorios compartidos estén siempre listos

Cuando los empleados llegan a un escritorio que han reservado, deben poder conectar su laptop y ponerse a trabajar de inmediato. Los escritorios y los periféricos que no funcionan pueden crear una experiencia deficiente para los empleados y un dolor de cabeza para la TI.

“Si algún componente no funciona, los empleados a menudo simplemente buscan otro escritorio. Esa es la realidad”, dice Craig Ishii, líder de marketing de soluciones en Logitech. “Para cuando TI se entera del problema, ya es demasiado tarde”.

Con Sync, la aplicación de Logitech que el equipo de TI puede usar para administrar salas de reunión y dispositivos de escritorio, puedes recibir alertas automáticas si Logi Dock Flex o cualquier periférico conectado a él no funciona, necesita actualizarse o está desconectado.

Lo que es igualmente importante, Logi Dock Flex se diseñó para evitar que ocurran problemas en primer lugar. Incluye todos los puertos que necesitas. Conecta hasta dos monitores y varios periféricos con tres puertos USB administrados por TI y Ethernet para mayor seguridad. Los dispositivos se pueden acoplar y bloquear de forma segura para que no tengas que preocuparte de que los equipos se desconecten o se retiren del escritorio.

 

Vista posterior del equipo de reserva de escritorio flexible

Optimizar para hoy y planificar para el futuro

Una solución robusta de escritorios flexibles debe ofrecer datos y conocimientos que permitan a las organizaciones desarrollar estrategias de planificación de oficinas más inteligentes y flexibles. Desafortunadamente, la mayoría de las soluciones existentes no ofrecen esta información, especialmente si la precisión depende del comportamiento del usuario.

Ese es el problema. La mayoría de las soluciones dependen de que los empleados se registren cuando lleguen a un escritorio. Pero los empleados son notoriamente inconsistentes al hacer eso.

Lo bueno de nuestro enfoque es que Logi Dock Flex registra automáticamente las entradas reales. Cuando los empleados conectan su laptop con el cable USB-C, no solo se recuerdan todas sus preferencias (incluida la configuración del dispositivo y las fotos en la pantalla, lo que les encanta a los empleados), sino que también se registra y almacena su registro.

 

equipo de reserva de escritorio flexible

Lo que hace esta funcionalidad es darle al equipo de gestión del espacio de trabajo una idea mucho más clara de cómo se utiliza la oficina. Es parte de la “inteligencia en el escritorio” a la que nos referimos anteriormente. Ya sea que se trate de información sobre los días de gravedad en la oficina, las tendencias sobre las ausencias o los escritorios populares cerca de la cocina o las ventanas, esta información facilita la planificación y las conversaciones sobre las políticas del espacio de trabajo con otras partes interesadas de la organización.

Análisis preciso de sincronización de datos

"Logi Dock Flex nos ayudó a reducir en dos tercios nuestra huella de bienes raíces en California. Ahora operamos con una proporción de 3:1 de personas por escritorio sin asignar. Logi Dock Flex nos proporciona la información que necesitamos para reasignar el espacio de escritorio infrautilizado a funciones importantes de clientes, sociales y de aprendizaje que se han vuelto esenciales para el trabajo híbrido." – David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Conclusión

Esta es una verdad que nos han recordado últimamente: Somos animales sociales y trabajamos en una oficina en parte para estar con los demás. Logi Dock Flex y Logitech Desk Booking ciertamente respaldan el objetivo de mejorar la conexión social y la cultura de la oficina.

Pero para la gestión del lugar de trabajo y la TI, existen otros beneficios igualmente valiosos. Para estas partes interesadas, obtener “inteligencia en el escritorio” permitirá en última instancia una gestión más eficaz de los escritorios y los espacios de trabajo, optimizando el espacio de la oficina mientras se planifican las necesidades futuras.

Para comenzar, obtén más información sobre Logi Dock Flex y el software Logitech Desk Booking.

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