Durante los últimos 10 años más o menos, se produjo un aumento constante en las videoconferencias, ya que las compañías distribuidas por todo el mundo fueron pasando de las reuniones y teleconferencias en persona a las videoconferencias. Pero como se puede ver, una crisis como la que enfrentamos actualmente puede acelerar la adopción de nuevas tecnologías e impulsar un cambio permanente en los comportamientos. Ése parece ser sin duda el caso con la videoconferencia.       

La pregunta es: ¿Estás preparado?

Para el personal de TI responsable del aprovisionamiento y la administración de sistemas de videoconferencia, este momento representa una oportunidad para adelantarse a la próxima ola en la adopción de video. Mientras la gente trabaja desde la casa, los equipos de TI pueden usar este tiempo para concentrarse en lo siguiente:

• Disponibilidad operacional
• Nuevos requisitos tecnológicos y presupuestos
• Herramientas de administración remota de dispositivos

Control de actualizaciones y otros requisitos operativos.

Con la mayoría de la fuerza laboral en sus casas, éste es un buen momento para asegurarse de que los dispositivos y sistemas de la sala de conferencias estén actualizados, incluida la actualización de software y firmware para tus dispositivos de videoconferencia. ¿Activaste nuevas funciones como el autoencuadre? Piensa en hacer esas actualizaciones ahora. También puedes usar este tiempo para trabajar en el aprovisionamiento de salas para videoconferencias mientras están desocupadas. 

Ésta también es una buena oportunidad  para revisar las políticas y los sistemas de seguridad para proteger las reuniones con video (y el contenido compartido) de intrusos e invitados no deseados.

Planifica más reuniones con video y elabora un presupuesto en consecuencia.

A medida que los usuarios comerciales pasan rápidamente del teléfono al video y hacen de la videoconferencia su modo preferido de comunicación, también solicitarán nuevas herramientas de hardware para satisfacer sus requisitos de video. Esto podría implicar la sustitución de las computadoras de sobremesa por laptops o la actualización de las laptops para que puedan admitir el uso intensivo del software de video. Por ejemplo, podrías acortar el ciclo de renovación de laptops para satisfacer este requisito. 

Una vez que los usuarios ven lo impredecibles que pueden ser los niveles de iluminación y ruido en una oficina doméstica típica, es probable que  también soliciten cámaras Web, audífonos y otros periféricos para mejorar la experiencia de videoconferencia para ellos y para los demás.

Y, por supuesto, cambios como estos pueden afectar a los presupuestos de TI. Para los departamentos y organizaciones gubernamentales cuyo año fiscal a menudo comienza el 1 de julio, éste es un buen momento para mirar el presupuesto de TI y determinar si las prioridades deben ajustarse antes de que se anulen las órdenes de quedarse en casa. Pero todas las empresas deben considerar las implicaciones de la rápida ola de adopción del video y asegurarse de que sus presupuestos reflejen esta realidad.

Considera implementar herramientas de administración remota de dispositivos y aplicaciones. 

A medida que aumenta el número de salas de conferencias y dispositivos en tu organización, se vuelve cada vez más beneficioso utilizar una herramienta de administración remota de dispositivos. Estas aplicaciones te permiten aprovisionar y administrar fácilmente salas de conferencias, dispositivos y software. Te permiten implementar actualizaciones de productos y correcciones de errores para asegurarte de que los sistemas y las salas estén actualizados y funcionen correctamente. Te dan visibilidad de los problemas de la sala de conferencias en tiempo real para que puedas resolver los problemas antes de que afecten una reunión.

Y, por supuesto, estas tareas se pueden acelerar desde una ubicación remota, minimizando las visitas al sitio.

Y con la misma importancia, una herramienta de administración remota de dispositivos puede proporcionar información valiosa sobre métricas como la utilización de la sala. Estos datos se pueden usar para mejorar la programación de reuniones y el aprovisionamiento de hardware. Para obtener más información sobre la herramienta de administración remota de dispositivos de Logitech para videoconferencias, mira Logitech Sync.

Documenta tus prácticas recomendadas.

Una recomendación final es asegurarse de documentar los pasos que estás tomando para habilitar la empresa para video. Para muchas organizaciones, este cambio representa una aceleración de las iniciativas existentes. Es posible que debas justificar las solicitudes de presupuesto a la luz de las prioridades cambiantes y la rápida adopción del video. Proporcionar a la gerencia visibilidad sobre el trabajo que estás haciendo puede respaldar tus necesidades de presupuesto.

Debes adaptarte a un entorno que es tanto temporal como permanente.

No cabe duda de que los eventos mundiales recientes aceleraron las tendencias de trabajar a distancia y desde la casa. Si bien reconocemos que los ordenes actuales de quedarse en casa evolucionarán con el entorno cambiante, no debemos esperar que todo vuelva a ser como era antes. Parece claro que habrá menos viajes de negocios, más videoconferencias y más teletrabajo. 

Los directores de TI deberían adoptar un enfoque proactivo ante esta situación y prepararse para una ola aún mayor de videoconferencias y adopción del video. Hacerlo puede ayudar a satisfacer las necesidades de los usuarios al tiempo que minimiza las solicitudes de asistencia y los tickets por problemas.