Vous débutez en matière de réunions vidéo? Peut-être avez-vous déjà utilisé FaceTime ou peut-être avez-vous rejoint vos amis pour un apéro virtuel. Comme beaucoup d'entre nous, vous êtes peut-être en train d'appréhender tout cela.

Tout va bien. Ces derniers mois ont apporté de grands changements dans notre façon de travailler et d'interagir. Ce qui n'a pas changé, c'est l'importance d'une bonne communication et d'une bonne collaboration. Et si la communication par vidéo peut être différente de la communication en personne, il nous est possible d'être tout aussi efficaces si nous suivons quelques conseils simples et rapides.

Reconnaissons que nous sommes dans une situation inédite.

Commençons par identifier où nous en sommes. Le travail à distance a été un changement soudain pour beaucoup d'entre nous, qui n'ont pas eu le temps de créer un environnement sans distraction.

Si c'est votre cas et que vous n'êtes pas toujours en mesure de gérer l'espace dans lequel vous vous trouvez, les experts suggèrent qu'il vaut mieux être franc sur la situation dans laquelle vous vous trouvez et sur les interruptions potentielles. Par exemple: "Je veux juste que vous sachiez tous avant de commencer que mes enfants sont ici avec moi et qu'ils pourraient soudainement faire une apparition inopinée." Ou: "Veuillez m'excuser si ça devient vraiment bruyant ici et que je passe soudainement en sourdine."

Apprenez à connaître votre technologie.

L'une des meilleures mesures que vous puissiez prendre est de passer du temps de qualité avec votre technologie. Nous entendons par là votre webcam (si vous en avez une), vos haut-parleurs et/ou vos écouteurs, et vos applications logicielles, que ce soit Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou un autre fournisseur. Passez en revue les fonctionnalités telles que le chat, la mise en sourdine et le remplacement de l'arrière-plan pour vous assurer que vous pouvez rapidement activer et désactiver ces options selon vos besoins lors d'une réunion importante.

En matière de technologie, pensez à utiliser des webcams et casques conçus spécialement pour les visioconférences. Vous serez impressionné par la clarté avec laquelle vous communiquez votre message.

Pour paraître au mieux de votre forme et éviter les angles de caméra et les cadrages gênants, placez la caméra à la hauteur des yeux et à une distance confortable de votre visage. Veillez également à couper le son lorsque vous ne parlez pas afin de réduire le bruit de fond. L'attention portée à ces petits détails peut faire une grande différence dans la façon dont votre communication est perçue.

L'exercice est la seule solution

Certaines personnes donnent l'impression que c'est très facile! Comment font-elles?

Elles s'exercent. Vous devez en faire de même. Essayez d'organiser une réunion avec un membre de votre famille, ou même seul, et enregistrez votre intervention. Repassez ensuite l'enregistrement pour voir comment vous apparaissez aux yeux des autres. Comment était l'éclairage? Avez-vous pu vous entendre? Comment était l'arrière-plan derrière vous? N'hésitez pas à consulter des vidéos, podcasts et autres sources de conseils en ligne pour vous montrer sous votre meilleur jour et être entendu clairement.

Éliminez les distractions

Une fois que vous êtes en confiance avec la technologie, que vous avez eu l'occasion de vous entraîner à l'utiliser et que vous êtes prêt à organiser votre réunion, la dernière chose que vous souhaitez est une interruption. Une notification de courrier électronique, un appel téléphonique inattendu, un SMS d'un membre de la famille... Tout cela peut perturber le bon déroulement de votre réunion et créer une distraction. Envisagez de fermer les autres applications, de mettre votre téléphone en silencieux, etc., au moins pendant la durée de votre réunion.

Montrez-vous sous votre meilleur jour devant la caméra.

Une fois que votre réunion vidéo est lancée, voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour vous assurer d'être à l'aise et impliqué, comme un professionnel:

• Regardez directement la caméra pour établir un "contact visuel" avec vos interlocuteurs.

• Essayez d'éviter de regarder trop souvent vos notes en bas ou sur le côté.

• Nommez les personnes quand vous leur parlez; cela les aide à se sentir incluses.

• Variez le ton de votre voix pour exprimer votre chaleur et votre personnalité, une technique enseignée aux journalistes de la radio et de la télévision, et aux acteurs de théâtre.

Soyez présent. Soyez sociable. Soyez authentique.

L'efficacité est toujours une priorité dans les affaires, mais de nos jours, il est tout à fait normal, et même encouragé, d'assouplir un peu l'efficacité au nom de la relation.

Dans une période de distanciation sociale, de nombreuses personnes ressentiront un besoin plus fort d'avoir une relation plus personnelle avec leurs collègues. En effet, ces réunions impromptues dans les couloirs et ces conversations à la fontaine à eau ne se produisent pas lorsque nous travaillons tous à la maison. Dans cet esprit, vous pourriez envisager de réserver quelques minutes au début des réunions pour que les participants puissent se retrouver socialement, partager des nouvelles et simplement dire bonjour. Prenez le temps de cultiver la chaleur sociale. C'est essentiel à la bonne marche des affaires.

Les experts affirment également que ce qui résonne le plus dans la communication par vidéo est l'authenticité, et non la perfection. Alors n'hésitez pas à être vous-même, dans les limites d'une réunion professionnelle, bien sûr! Avant tout, soyez attentif.

Aidez les autres à se joindre à la conversation

Les visioconférences sont perçues comme une formalité qui peut mettre les nouveaux arrivants mal à l'aise ou les rendre anxieux à l'idée de participer ou de s'exprimer. Pour dépasser ce sentiment, il est souvent utile de considérer les réunions comme des conversations. Les organisateurs de réunions peuvent favoriser cet aspect en s'adressant directement aux personnes présentes et en les invitant à participer. Par exemple, "Jasmine, j'apprécie vraiment ton expertise. Quel est ton avis à ce sujet?"

Répétez l'information tôt et souvent

C'est peut-être le seul cas de figure où la redondance est recommandée. En raison de considérations technologiques, les participants ont souvent du mal à entendre tout ce qui est dit. Ils peuvent avoir une connectivité intermittente ou ils peuvent être interrompus par des événements qui se passent dans leur environnement (pour les raisons évoquées ci-dessus). Les participants ont également tendance à se couper la parole par vidéo, pas intentionnellement bien sûr. 

Quelle que soit la raison, vous pouvez mettre vos interlocuteurs à l'aise et communiquer votre contenu plus efficacement en identifiant les perturbations et en permettant de répéter les points clés, et de résumer le contenu et les prochaines étapes.

Enfin, un dernier conseil: Soyez indulgent.

Il est clair que certaines personnes ont beaucoup plus d'expérience dans l'organisation de visioconférences et de présentations à distance, comme une seconde nature. C'est peut-être votre cas. Mais beaucoup d'entre nous ne font que débuter en la matière. Soyons assez indulgents pour tolérer que chacun soit un peu gêné ou mal à l'aise au début. Tout comme vous, ils finiront par s'habituer.