Article : Equiper nos bureaux pour le travail hybride: Nos conclusions

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Bureau hybride en open space

Une vision du bureau hybride

Début 2022, Logitech a saisi l’opportunité de repenser notre empreinte immobilière pour accueillir notre nouvelle main-d’œuvre hybride.

Notre vision était de créer un environnement de classe mondiale pour les employés et les clients, un lieu qui rassemble les gens et leur permette de découvrir nos solutions et notre marque de manière optimale.

Puis nous nous sommes demandés si les employés reviendraient au bureau. Qu’est-ce qui pourrait les retenir ? Plus précisément, comment tirer parti de la technologie et des statistiques basées sur les données pour créer une expérience de qualité pour les employés?

"Comment faire pour que le trajet au bureau des employés en vaille la peine ? Nous commençons par repenser entièrement notre manière de voir et de programmer l’espace. Nous adoptons une approche du design centrée sur l'humain, en nous demandant comment l'espace physique peut soutenir la culture, l'innovation, la productivité, le confort et le plaisir."– David Houseman, responsable de l’expérience sur le lieu de travail, Logitech

Pour notre nouveau bureau de San Jose, en Californie, nous nous sommes concentrés sur trois objectifs généraux :

1. Donner la priorité à l’expérience des employés pour faire de notre bureau un lieu de travail inspirant et agréable. S’assurer que les employés peuvent être aussi efficaces et productifs que possible.

2. Encourager le travail d’équipe, permettant aux employés de collaborer aisément, en particulier avec ceux qui travaillent dans des bureaux du monde entier.

3. Devenir flexibles, en nous permettant de nous adapter aux changements en termes de taille des effectifs et des besoins des salles de réunion au fur et à mesure. Nous voulions également avoir la possibilité d’organiser des événements sur site.

Nous nous sommes basés sur les données issues des récents changements de nos bureaux de Lausanne, en Suisse, et de Cork, en Irlande, pour l’approche de San Jose. Nous avons analysé les données de l’utilisation réelle des bureaux dans ces lieux, et examiné le comportement des employés afin de nous guider dans notre prise de décision.

Configuration de bureau en open space avec cabines et salles de réunion

L’un des nombreux espaces de bureau flexibles du bureau de San Jose.

Planification de l’espace fondée sur les données

Nous avons pu visualiser les données et examiner les tendances d’utilisation des salles et des dispositifs à l’aide de Logitech Sync, notre logiciel de gestion des dispositifs et de l’espace.

Sync utilise la fonctionnalité AI Viewfinder de nos caméras Rally Bar et Rally Bar Mini afin de détecter les participants à la réunion et de les comptabiliser même lorsque le système n'est pas actif pour une réunion en visioconférence. Il fournit des rapports sur l’utilisation des salles de réunion, notamment sur le nombre de participants et les salles les plus utilisées, le tout affiché dans le tableau de bord Sync.

 

Tableau de bord Sync pour visualiser l’utilisation des salles de réunion

 Exemple de données dans Sync.

Nous avions émis l’hypothèse que les petites salles seraient principalement utilisées pour les réunions en face à face, mais nous avons remarqué qu’elles étaient régulièrement utilisées pour des visioconférences. En fait, chaque salle de réunion était utilisée presque exclusivement pour des appels vidéo.

« Notre bureau de Cork a vraiment servi de test pour ce que nous voulions faire à San Jose. De combien de modules vidéo aurions-nous besoin ? Combien de salles de taille moyenne ? Combien de grands espaces ? Nous nous sommes donc beaucoup basés sur les statistiques. Nous avons commencé à examiner de nouveaux indicateurs."–Michael Barry, responsable de l'accélération VC/B2B, Logitech

Nous avons également découvert que le nombre de petites et grandes salles n’était pas adapté. Nous pensions que les grandes salles seraient utilisées pour les réunions avec de nombreuses personnes et que la salle de conférence type, pour 10 à 12 personnes, était la plus populaire. Dans un environnement de travail hybride, les petits espaces sont très demandés. Nous n'en avions pas assez. Ainsi, nos grandes salles étaient souvent occupées par une ou deux personnes car toutes les petites salles étaient réservées.

Cabines accoustiques

Des petits espaces pour passer des appels insonorisés, équipés dukit Logi Dock Focus Room.

Voici ce que nous avons fait

En fin de compte, nous avons décidé d’ajouter beaucoup plus de petites salles de réunion et de "pods", et nous les avons équipés de caméras Rally Bar Huddle , spécialement conçues pour ces petits espaces. 

Mais surtout, nous avons apporté de la flexibilité, en facilitant la modification des salles, afin de pouvoir changer les configurations de nos salles de réunion en fonction de nos besoins. Pour ce faire, il était essentiel d’aligner les équipes d’office management et de l’IT dès le début du processus.

Ces deux équipes ont travaillé ensemble pour veiller à ce que les salles et les espaces soient aussi flexibles que possible. Cela nécessite une véritable planification pendant la phase de construction, par exemple, en ce qui concerne le câblage des salles. Lorsque nous le pouvions, nous avons opté pour des pods modulaires plutôt que des salles en dur, ce qui permet de les repositionner si nécessaire. Désormais, de gros changements au bureau peuvent prendre quelques jours plutôt que des semaines ou des mois.

"En écoutant les équipes et en utilisant les informations réelles obtenues via nos dispositifs, nous avons pu déterminer comment aménager nos salles et quelle technologie nous devions y intégrer."–Michael Barry, responsable de l'accélération VC/B2B, Logitech

Nous avons également basé nos décisions sur les données d’ utilisation plutôt que sur les données de réservation, telles que les salles réellement utilisées et le nombre de personnes dans la salle. Nous avons capturé les données dans Sync à l’aide de Logitech Tap Scheduler et d’AI Viewfinder dans les caméras Rally Bar.

Petite salle de réunion

Petite salle équipée de Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP et Tap Scheduler pour un enregistrement facile. Si personne ne s’enregistre, la salle est libérée et devient disponible pour les autres.

En plus d’optimiser les salles de réunion, nous sommes devenus les premiers à adopter nos propres produits de bureau flexibles, notamment Logi Dock Flex et notre nouveau logiciel de réservation de bureau Logitech .

Tableau de bord des analyses Sync affiché sur un écran

Logi Dock Flex et un exemple de ce à quoi ressemblent les données de réservation de bureau dans Sync.

L’inclusion des fonctionnalités des réseaux sociaux dans le logiciel de réservation de bureau permet aux employés d’informer facilement leurs collègues de leur présence au bureau, afin qu’ils puissent organiser une réunion ensemble. Les gens sont d’ailleurs plus enclins à se rendre au bureau quand leurs collègues sont également présents.

La combinaison matérielle/logicielle de Logi Dock Flex et du logiciel de réservation de bureau permet aux employés de sélectionner un bureau en fonction de l’emplacement de leurs collègues et de s’enregistrer facilement lorsqu’ils arrivent au bureau en connectant leur ordinateur portable avec un câble USB-C. Cela nous fournit les données d'utilisation réelles, que nous collectons dans Sync. Et, comme pour les données sur les salles de réunion, nous extrayons les données (enregistrements plutôt que réservations) pour collecter les informations qui dicteront notre future stratégie d'espace de travail.

Bureau hybride avec espaces de travail informels

Se tourner vers l’avenir

Notre approche fonctionne-t-elle ? Il est encore trop tôt pour le dire. 

Nous continuons d’être notre propre laboratoire vivant, apprenant au fur et à mesure et en nous adaptant à un environnement de travail changeant.

Nous déployons rapidement de nouvelles technologies de bureau et de visioconférence, avec un minimum de temps et d'effort. Nous modifions les salles de réunion en fonction des besoins et convertissons des rangées de bureaux en espaces de réunion et vice versa au fur et à mesure que les employés utilisent l’espace. Nous nous basons également sur les analyses de Sync pour nous guider dans nos décisions.

Voici donc nos huit points clés pour concevoir des bureaux hybrides et optimiser l’expérience des employés :

  1. Soyez flexible, en expérimentant, en testant et en apprenant au fur et à mesure

  2. Tirez parti de la technologie pour obtenir des informations fondées sur les données

  3. Considérez que la plupart des espaces seront utilisés pour des appels vidéo, et planifiez en conséquence.

  4. Alignez les services d’office management et de l’IT dès le début du processus

  5. Aménagez de manière modulable autant que possible, de manière à pouvoir changer de configuration de salle de réunion dès que le besoin se présentera.

  6. Basez vos décisions sur les données d’utilisation plutôt que sur les données de réservation

  7. Supprimez les tensions et permettez aux employés de passer facilement de leur domicile au bureau grâce au logiciel de réservation de bureau

  8. Tentez l'aventure!

Si vous êtes face à une problématique de travail hybride, nous serions ravis d’en discuter avec vous. N'hésitez pas à nous contacter, et pourquoi pas nous rejoindre pour visiter les bureaux de Logitech à San Jose. Notre travail est en constante évolution, et nous serions heureux de connaître vos points de vues. 

Apprenez-en plus sur les statistiques Sync dans cet article.

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