Article: Comment organiser la réunion sur site ultime

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Réunion sur site dans un environnement ouvert et décontracté

Vous planifiez une réunion hors site? Stop.

Pourquoi? Par le passé, les employés se réunissaient au bureau pour travailler au quotidien. Une réunion hors site leur permettait, en revanche, de s’évader du quotidien, de consacrer du temps à la planification stratégique et de nouer des liens avec leurs collègues en dehors de leur environnement de travail habituel.

À présent, la situation a changé. Aujourd’hui, 53 % des employés pensent adopter indéfiniment le travail hybride, tandis que 23 % prévoient de travailler entièrement à distance, selon Gallup. Pour ces employés, les réunions en personne sont rares, et les rencontres quotidiennes se font par vidéo.

Sachant cela, vous pouvez envisager d’organiser votre prochaine réunion d’équipe dans ce qui peut sembler le plus éloigné d’un site externe: votre bureau.

 

À l’ère du travail nomade, le bureau est le nouvel environnement hors site.

Les réunions d’équipe en personne n’ont jamais été aussi importantes. De nombreux travailleurs ne se sont presque plus vus depuis 2020, et certains ne se sont même jamais rencontrés en personne. Organiser une réunion d’équipe, sur site ou en dehors, est un excellent moyen de rassembler ses membres, physiquement, mentalement et émotionnellement.

Pourquoi organiser votre réunion au bureau plutôt que dans un hôtel chic? Tout d’abord, pour rassembler tout le monde au même endroit. Avant la pandémie et le travail hybride, les employés étaient plus susceptibles d’interagir naturellement avec des collègues extérieurs à leur service. Rassembler vos équipes au bureau leur permet de rencontrer de nouveaux visages et de tisser des liens avec des personnes avec lesquelles elles n’interagissent normalement pas virtuellement. 

Organiser votre réunion sur site offre aux nouveaux employés la possibilité de découvrir votre siège social, et vous permet de vous occuper en personne des tâches de gestion, d’aborder des sujets sensibles, de travailler un peu, de vous divertir et de renforcer la cohésion d’équipe, à votre rythme et comme vous l’entendez. 

Mais comment organiser une réunion d’équipe efficace, qui permette tout cela et bien plus encore? Cette checklist vous présente les choses à faire et à éviter pour planifier la réunion sur site ultime à l’ère du travail hybride.

À FAIRE

À faire: avoir un objectif métier clair

Les employés doivent arriver sur votre site en sachant exactement ce qui est au programme et pourquoi.

Les objectifs de votre réunion d’équipe doivent être précis et tangibles. Renforcez-les en mettant en avant chacun d’eux lors de vos séances en petits groupes, discussions et présentations.

EXEMPLE: si vous souhaitez travailler sur la collaboration, évitez les présentations individuelles. Au lieu de cela, demandez aux équipes de se réunir et de présenter des idées en groupe. Le sujet a moins d’importance que la collaboration en soi.

À faire: se concentrer sur les relations avec les employés

Selon Keith Ferrazzi, auteur des best-sellers du New York Times « Never Eat Alone » et « Who’s Got Your Back? », les réunions doivent être réservées aux occasions où vous pouvez vous concentrer sur la célébration et la création de liens, ainsi que sur des sujets plus profonds, plus complexes ou émotionnels qui ne se prêtent pas aux appels vidéo. Pour lui, voilà lebon objectif des réunions en personne.

Profitez de ces opportunités pour vous concentrer sur des discussions qui comptent pour tout le monde, quels que soient le rôle, l’expérience ou l’ancienneté. Des sujets tels que le respect des limites, l’amélioration de la communication ou une meilleure intégration entre vie professionnelle et vie privée. 

Votre réunion doit être passionnante et inspirante. Si vous n’êtes pas sûr des sujets qui comptent le plus pour votre équipe,posez-lui la question.

À faire: prendre le temps de vous occuper des tâches de gestion importantes

Certains de vos nouveaux employés n’ont peut-être jamais vu l’intérieur de vos bureaux, surtout s’ils ont été embauchés pendant la pandémie. En rassemblant tout le monde sur site, vous pouvez réaliser certaines activités de gestion importantes (et amusantes), par exemple:

  • Réaliser des portraits professionnels. Cette activité est un excellent moyen d’offrir un avantage supplémentaire aux nouveaux comme aux anciens employés.
  • Organiser un grand tour. Une visite guidée en bonne et due forme permet aux équipes hors site de moins avoir l’impression de déranger. Votre bureau est votre « port d’attache », et les employés doivent se sentir en confiance lorsqu’ils se déplacent au siège social.
  • Faire les présentations. Les télétravailleurs se trouvent rarement dans la même pièce que les cadres supérieurs. Si des leaders influents sont sur place, présentez-les à votre équipe. 
  • Célébrez le succès. Il est difficile de tirer le chapeau à quelqu’un à distance. Profitez de l’occasion pour mettre à l’honneur le travail acharné, féliciter et remettre des récompenses en personne.

CONSEIL: les activités ci-dessus sont toutes parfaites pour ouvrir la réunion.

À faire: chercher un équilibre entre travail et loisirs

Si votre réunion tourne uniquement autour du travail et ne laisse aucune place à la distraction, elle sera ennuyeuse et contre-productive. 

Donnez à votre équipe du temps et de l’espace pour se retrouver, hors de l’enceinte du bureau. Nous ne parlons pas d’activités de team building ou de « divertissement obligatoire » (ce qui n’est qu’une autre façon de parler de team building). Les divertissements obligatoires ne sont jamais amusants.

Un happy hour, un déjeuner ou même une séance de yoga en groupe devraient faire l’affaire. Donnez aux gens la possibilité de socialiser.

À SAVOIR: l’isolement sur le lieu de travail nuit à la productivité, et un employé distant sur trois déclare se sentir déconnecté. Aidez vos équipes à tisser des liens en leur donnant la possibilité de se divertir.

À faire: encourager la participation à distance

À l’ère de l’Anywhere Economy (économie de tous les instants), les réunions sur site doivent être accessibles partout. 

Vous organisez une réunion sur site pour réunir tout le monde, en personne. Nous le savons. Malheureusement, cela pourrait ne pas être possible pour tout le monde. Si vous avez déjà investi dans des outils de vidéo collaboration, utilisez-les pour vous assurer que tout le monde est sur un pied d’égalité lors des réunions. 

Voici comment configurer votre espace pour une réunion hybride:

  • Préparez plusieurs écrans.
    Utilisez un écran pour afficher en permanence vos participants virtuels et un écran secondaire pour le contenu lié aux réunions, comme des graphiques, des vidéos et des présentations PowerPoint.
  • Disposez les bureaux pour la vidéo.
    Disposez les bureaux et les caméras de manière à ce que tout le monde apparaisse dans le cadre. Si les personnes à distance ont besoin de voir simultanément l’intervenant et les participants à la réunion, utilisez une caméra supplémentaire.
  • Fournissez des vues plus claires.
    Une caméra à l’avant de la salle est idéale pour les sessions en petits groupes, mais une barre vidéo montée sur un chariot mobile est préférable pour les espaces ouverts. Tenez compte de ce à quoi ressemblera l’activité dans la salle et de ce qu’entendront les participants à distance afin de garantir une expérience plus équitable pour tous.
  • Capturez le son.
    Placez des micros supplémentaires stratégiquement dans la salle pour que les participants virtuels puissent suivre les conversations. Cela aidera également à bloquer le bruit ambiant et les bavardages.
  • Préparez-vous aux difficultés techniques.
    Collaborez à l’avance avec votre équipe informatique pour éviter les problèmes techniques courants, notamment de connectivité Wi-Fi et de déploiement du système vidéo.

À faire: demander des commentaires

Demandez des commentaires honnêtes à la fin de votre réunion sur site. Faites savoir à votre équipe que ses réponses sont anonymes et essentielles à la planification de futures réunions. 

Vous pouvez envisager d’organiser une discussion dans le cadre de votre activité de clôture. C’est un excellent moyen de faire preuve de créativité en équipe, de réfléchir sans restriction et de voir grand.

CONSEIL: ne surprenez pas les participants avec une séance de commentaires. Faites-leur savoir qu’un moment sera consacré à une discussion ouverte sur les points positifs et les points à améliorer. Assurez-vous d’ajouter la discussion au programme, afin que les introvertis aient le temps de se préparer.

À ÉVITER

À éviter: vous départir de votre autorité

Essayez de ne pas sortir de votre rôle de « patron » pour « faire partie de l’équipe ». Votre équipe comptera sur vous pendant la visite sur site, tout comme elle compte sur votre leadership dans le cadre professionnel.

Utilisez votre position de leader pour encadrer et orienter les activités de réunion, servir de modèle aux participants et promouvoir l’engagement. 

À éviter: inviter l’univers tout entier

Une réunion complexe à laquelle tout le monde est convié pourrait bloquer les conversations significatives, engendrer de la distraction et conduire à une paralysie décisionnelle. 

Selon Neda Mansoorian, co-fondatrice et PDG de Leviti, Inc., une société de planification et de recherche événementielle, il faut savoir se contenter de peu. 

« Nous avons mené des études approfondies sur le pouvoir des petits rassemblements fréquents. "Les micro-événements", comme nous les appelons », précise Neda. « Les petites sorties quotidiennes d’une à trois heures permettent aux gens d’apprendre quelque chose de nouveau et de réel les uns sur les autres. Ce sont ces sorties qui rendent les liens exceptionnels et significatifs. » 

Soyez critique quant aux personnes qui doivent être présentes dans la salle, virtuellement ou en personne. Les participants doivent bénéficier directement des activités de la réunion sur site ou y contribuer. 

Pensez à retirer de la liste d’invitation les personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes et à partager un enregistrement vidéo avec elles plus tard.

À éviter: intégrer des activités de team building compétitives

Quoi de pire que le divertissement obligatoire? Une compétition obligatoire pour s’amuser. 

La constitution d’équipes compétitives n’a pas sa place sur le lieu de travail. Vous pouvez créer de la cohésion et du lien sans opposer les employés entre eux.

Activités de team building qui créent de la convivialité:

  • Actions humanitaires (construire une maison)

  • Préparation d’un repas ensemble et dégustation en groupe (peut être fait en petits groupes) 

  • Escape game où tout le monde doit collaborer pour résoudre un problème ou une énigme

Activités compétitives de team building à éviter:

  • Course de karting 

  • Laser game

  • Paintball 

  • Jeux « olympiques » (tir à la corde/courses de relais)

Le mantra de votre équipe sur site doit être « tous pour un » et non « un contre tous ».

À éviter: mettre des personnes sur le devant de la scène

Les intervenants et les présentateurs doivent être informés à l’avance. Mettre les gens dans l’embarras peut les amener à éprouver du ressentiment et de la gêne, ce qui pourrait nuire à leur moral et compromettre leur participation.

Votre réunion sur site impliquera différents types de personnalité. Gardez à l’esprit que les introvertis peuvent avoir besoin de plus de temps pour se préparer avant de se sentir suffisamment en confiance pour s’adresser au groupe ou présenter des idées.

Favorisez l’engagement en répondant favorablement à ceux qui participent naturellement. En offrant à votre équipe un espace sûr où les opinions et les idées sont les bienvenues, vous créerez un environnement dans lequel les participants silencieux sont plus susceptibles de s’exprimer.

CONSEIL: si vous souhaitez que quelqu’un intervienne à la dernière minute, parlez-lui-en. S’il n’est pas à l’aise à l’idée de parler sans préparation, suggérez-lui de créer une présentation vidéo qui pourra être distribuée à l’équipe.

Une réunion sur site optimale est planifiée dans un but précis

« Le programme d’réunion sur site optimale associe inspiration, divertissement en équipe, collaboration et planification, à parts à peu près égales. » – Hayley Nelson, responsable mondiale du marketing B2B, Logitech 

Il est possible de planifier une réunion sur site efficace si vous avez un but précis et si vous vous fixez des objectifs intentionnels. 

Cassie LaMere est la fondatrice de Cassie LaMere Events, une agence qui a planifié des réunions d’équipe pour les entreprises du classement Fortune 500. Selon Cassie, une réunion sur site bien planifiée est une excellente occasion de mettre l’accent sur les normes et les idées d’une marque.

« Votre équipe parlera probablement de son expérience sur les réseaux sociaux, alors considérez cela comme une opportunité de toucher les clients actuels et futurs ainsi que de nouvelles recrues potentielles », explique-t-elle. « De plus, une réunion sur site intentionnelle est l’occasion idéale pour votre équipe de tisser des liens plus significatifs, que ce soit dans la vraie vie ou virtuellement. »

C’est l’occasion pour vous de rassembler tout le monde et de retourner au bureau. Que vous ayez repensé votre espace ou non, c’est l’occasion d’accueillir votre équipe chez elle. C’est le moment pour vous de rencontrer de nouveaux employés, de célébrer l’excellent travail et de faire progresser votre équipe. 

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