Activez la planification intuitive des salles pour votre entreprise

Une planification des salles peu intuitive affecte tout le monde

Imaginez que le responsable marketing de votre équipe demande à un collaborateur de participer à un appel vidéo de dernière minute pour discuter d’un projet sensible. Ce collaborateur doit trouver rapidement une salle de conférence équipée de la vidéo sans réservation préalable. La seule indication disponible est une carte sur le mur indiquant où se trouvent les salles de conférence, mais pas celles qui sont occupées.

Le collaborateur doit alors parcourir les couloirs, frapper aux portes et potentiellement perturber les réunions en cours jusqu’à ce qu’il trouve la salle appropriée.

Les conséquences d’un mauvais processus de réservation des salles peuvent être considérables.

• Pour les collaborateurs, c’est du temps perdu, les réunions deviennent inutilement stressantes et les interruptions une habitude.
• Les équipes informatiques peuvent se heurter à des affichages coûteux qui ne sont ni évolutifs, ni conçus spécialement pour la planification des salles. Si ces outils sont trop compliqués à utiliser, les tickets d’assistance augmentent et les dispositifs restent inutilisés.
• Les équipes d’installation et d’exploitation ne sont pas épargnées non plus, dans la mesure où des déploiements bancals ne répondent pas aux besoins du travail hybride, comme trouver une salle et rejoindre des réunions rapidement. De plus, les outils sous-utilisés occupent des espaces qui pourraient être mieux utilisés.

Tous vos collaborateurs bénéficieront d’outils qui répondent aux nouveaux besoins des bureaux, tels que la planification rapide, les affichages permanents et la disponibilité hybride.

Les outils de planification spécialisés deviendront la norme

Tout comme les bureaux ont toujours évolué en fonction des événements mondiaux et des nouvelles technologies, l’ère du travail hybride a ses propres exigences. Par exemple, des outils pour aider les gens à trouver et réserver des salles afin de rejoindre des réunions plus facilement. Jetez un œil à ces scénarios avant/après, pour voir comment des outils de planification spécialement conçus peuvent améliorer le travail de toute votre entreprise.

Comment résoudre les problèmes de planification des salles:

L’ancienne méthode: les collaborateurs perdent leur temps à arpenter les couloirs, à la recherche de salles de réunion disponibles.
La méthode moderne: des panneaux de planification dotés de témoins lumineux rouges et verts, visibles de loin, qui indiquent la disponibilité sont installés à l’extérieur de chaque salle de réunion.

L’ancienne méthode: les solutions de planification de salle bricolées ne sont pas intuitives et n’ont pas été conçues pour une utilisation quotidienne.
La méthode moderne: des outils de planification des salles spécialement conçus pour être disponibles en permanence facilitent la planification.

L’ancienne méthode: le service informatique consacre des ressources excessives à la configuration et à la maintenance d’outils de planification des salles et d’orientation inefficaces.
La méthode moderne: le service informatique peut rapidement déployer des dispositifs de planification et les gérer depuis un seul et même endroit.

L’ancienne méthode: des systèmes de planification de salle encombrants et peu intuitifs n’incitent pas les utilisateurs à s’en servir.
La méthode moderne: des outils intuitifs permettent aux collaborateurs de réserver et de trouver des salles de réunion tout de suite, sans phase d’apprentissage.