Comment maximiser votre investissement dans Microsoft Teams Rooms

Optimisez-vous l’environnement des salles de réunion ?

Les employés sont-ils en mesure de démarrer instantanément une réunion en visioconférence depuis n’importe quelle salle ?

Une bonne expérience dans la salle de réunion poussera les employés à utiliser les logiciels de visioconférence et l’équipement audio et vidéo que vous avez acheté. Voici quatre étapes pour optimiser votre expérience de salle de réunion.

• Ajoutez un contrôleur tactile. Les contrôleurs tactiles à fixation murale ou de table, tels que Logitech Tap, permettent aux employés de démarrer ou rejoindre une réunion d’un simple clic. Démarrer une réunion n’aura jamais été aussi simple.

• Prend en charge la plupart des applications de visioconférence. Les salles de réunion disposent en général d’un logiciel de visioconférence par défaut, comme Microsoft Teams. Cela permet de rejoindre les réunions plus rapidement et facilement, mais l’inverse se produit lorsque vous devez utiliser un service différent. Logitech Swytch résout ce problème en permettant à quiconque de brancher un ordinateur portable et de participer à n’importe quel webinaire ou réunion virtuelle.

• Optimisez votre configuration audio. Peut-être avez-vous investi dans de magnifiques écrans plats 4K pour chacune de vos salles. Mais comment est le son ? Envisagez une caméra de conférence comme Rally Bar, dotée d’une IA intégrée nommée RightSound™ qui égalise automatiquement les voix fortes et douces, élimine les bruits d’arrière-plan et continue d’améliorer la qualité sonore au fil du temps.

• Ajoutez un tableau blanc à vos réunions. Qu’il s’agisse de formuler des idées ou de collaborer, les tableaux blancs sont des outils parfaits, mais les employés ont du mal à s’en servir efficacement au cours des réunions vidéo. C’est pourquoi nous avons créé Logitech Scribe, une caméra pour tableau blanc enrichie par l’IA, qui transmet le contenu du tableau blanc dans les réunions vidéo avec une clarté impressionnante.

Prenez-vous en charge vos employés à distance ?

Les employés ont-ils des dispositifs de collaboration personnelle qui les aident à se sentir davantage inclus et présents dans les réunions vidéo ?

Avant de se connecter à une réunion vidéo, de nombreuses personnes s’observent dans le miroir. C’est humain. Lorsqu’on est filmé, on veut tous se présenter au mieux, sur les plans visuel et sonore. Cela est d’autant plus vrai quand on participe à distance. 

Le personnel à distance est également sensible à l’idée de l’équité pendant les réunions, et souhaite pouvoir contribuer de manière égale à la conversation. Pour cela, l’expérience de réunion doit être aussi naturelle pour eux que pour ceux qui sont physiquement présents dans la salle.

Avec cela en tête, voici quelques étapes clés pour optimiser l’expérience des collaborateurs à l’aide de dispositifs de collaboration personnelle.

• Proposez des périphériques de qualité professionnelle. Lors du confinement, de nombreux collaborateurs ont découvert un aspect déjà bien connu par les informaticiens. Les équipements audio et vidéo grand public ne sont pas idéaux pour la vie professionnelle et ne sont pas optimisés pour les réunions vidéo.
  
  En revanche, les casques Logitech comprennent des fonctionnalités nécessaires aux employés, comme la sourdine automatique, ou au service informatique, telles que des certifications auprès des principaux fournisseurs de logiciels. Les webcams Logitech bénéficient d’une résolution et d’un objectif améliorés, de davantage d’images par seconde, d’un champ de vision élargi, ainsi que d’intégrations auprès de fournisseurs de logiciels vidéo afin de permettre des réunions sans problèmes.

• Proposez un kit d’outils « télétravail ». Ce que les travailleurs à distance souhaitent, c’est un environnement qui se rapproche de leur expérience au bureau. Les équipes informatiques peuvent aider les employés en mettant à disposition un ensemble d’outils pour le travail à domicile, qui comprend un casque et une webcam spécialement conçus pour la visioconférence, ainsi qu’un ensemble souris/clavier/écran standard.

Au bout du compte, le fait d’améliorer l’expérience des collaborateurs augmente le taux d’adoption de la visioconférence et de justifier cet investissement.

Rendez-vous le service informatique plus efficace ?

Les administrateurs informatiques peuvent-ils gérer vos salles et vos dispositifs depuis n’importe où ?

Le temps que les administrateurs informatiques consacrent au déploiement, à la gestion et à la prise en charge de la visioconférence et des dispositifs de collaboration personnelle représente un autre critère à prendre en compte dans vos calculs de retour sur investissement.

Par exemple, lorsque les employés se servent de webcams et de casques commerciaux qui ne sont pas certifiés pour le service de visioconférence que votre organisation utilise, cette situation est susceptible de poser des problèmes aux employés et de donner des maux de tête au service informatique. Comme mentionné précédemment, le fait de proposer un kit d’outils de télétravail pour les dispositifs approuvés et certifiés peut limiter les tickets d’assistance et simplifier l’assistance en cas de problème.

Voici trois étapes supplémentaires qui peuvent optimiser le rôle du service informatique et minimiser le temps qu’il doit consacrer à la visioconférence:

• Déployez de nouveaux appareils vidéo. Une nouvelle génération de caméras de conférence appelée « barres vidéo tout-en-un » peut être attachée directement à l’écran d’une salle et exécuter le service de vidéo cloud via un appareil informatique intégré. Avec une caméra comme Rally Bar (certifiée pour Microsoft Teams en tant que dispositif USB), profitez d’une installation plus rapide avec un câblage minimal grâce au nombre réduit de composants.

• Déployez une console de gestion des dispositifs à distance. Avec des milliers de salles et de dispositifs à gérer, les administrateurs informatiques doivent se montrer aussi efficaces que possible. Nous avons mis au point Logitech Sync pour faciliter la prise en charge par le service informatique des déploiements vidéo à grande échelle, tout en réduisant au minimum le nombre de visites sur site et de tickets d’assistance, le tout à partir d’une simple interface Web.

• Fournir des tutoriels vidéo simples. Il est surprenant de constater le nombre de problèmes qui peuvent être évités en distribuant une simple vidéo de 30 secondes aux employés.

Au bout du compte, les investissements technologiques sont principalement faits par groupes. C’est certainement le cas avec la vidéo. Même si la plateforme de visioconférence que vous employez peut être l’un de vos investissements les plus conséquents, sa réussite dépend de beaucoup d’autres facteurs, dont l’adoption par l’utilisateur, l’expérience de salle de réunion et l’emploi du temps du service informatique. Le fait de vous pencher sur ces questions vous aide à vous assurer que vous tirez le maximum de profits de cet investissement.