Articolo: Adottare l’ufficio ibrido: In che modo il Flex Desking favorisce il coinvolgimento dei dipendenti

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Ufficio open space con postazioni flessibili

Il momento del Flex Desking è arrivato

Ma non è un’idea nuova. Alcune aziende hanno sperimentato il flex desking sin dagli anni '90. Ma il lavoro ibrido ha creato le condizioni che rendono le scrivanie flessibili un perfetto approccio per ottimizzare gli spazi dell’ufficio e incoraggiare la connessione umana, qualcosa di cui oggi c’è un estremo bisogno sul posto di lavoro.

In questo articolo esploreremo i problemi che le aziende devono affrontare con le soluzioni di flex desking e come un approccio collaborativo tra i team di Workplace Management, HR e IT per progettare e implementare uno spazio di lavoro condiviso possa aiutare a richiamare i dipendenti, favorendo al contempo la connessione e il coinvolgimento.

Siamo cablati per connetterci l'uno con l'altro

Le ricerche mostrano che l’era post-pandemia è stata difficile per i dipendenti, nonostante alcuni evidenti vantaggi come una maggiore autonomia e meno tempo dedicato agli spostamenti casa-ufficio. I dipendenti si sentono spesso isolati e riferiscono che “mancano le interazioni faccia a faccia con colleghi, clienti e amici”. Di conseguenza, circa il 43% dei dipendenti si sente scollegato dalla propria azienda, il che li rende più propensi a cercare lavoro altrove.


Un’intuizione chiave di questa esperienza è che l’ufficio non è semplicemente un posto in cui andiamo per sederci davanti al computer. Ha un valore sociale molto importante. Le persone sono collegate socialmente e noi andiamo in ufficio in parte per stare con i nostri colleghi. Non solo per collaborare, ma anche per condividere del tempo insieme.

Riunione in ufficio di persona

Fornendo funzionalità social che promuovono la connessione umana, una soluzione di scrivania flessibile può essere utile. Di seguito esploreremo alcune di queste funzionalità.

I dipendenti hanno bisogno dei dispositivi giusti alla scrivania

Una delle grandi sfide che le aziende devono risolvere quando prendono in considerazione una soluzione di flex desking è come assicurarsi che i dipendenti siano equipaggiati per il successo quando arrivano in ufficio. Potrebbe essere necessario rivedere gli standard stabiliti per la produttività personale e non limitarsi alle funzionalità per cui sono stati ottimizzati negli ultimi due decenni. (Vedi il nostro studio, Fornire le giuste soluzioni ai tuoi dipendenti). 

Quando ai dipendenti venivano assegnate scrivanie, ciascuna includeva tutti i dispositivi di cui avevano bisogno: monitor, tastiera, mouse, docking station e così via. La produttività dipende dall’avere a portata di mano questi dispositivi familiari.

Dipendente che utilizza una configurazione desktop per videoconferenze

Naturalmente un’azienda può fornire questi dispositivi per ogni scrivania in un ambiente di progettazione flessibile, ma questo solleva ulteriori domande. Cosa succede se un dispositivo non funziona? O è scomparso? Oppure non è carico o collegato? Come può l’IT tenere sotto controllo tutti questi dispositivi per garantire che siano sempre aggiornati, perfettamente funzionanti e pronti all’uso quando arrivano i dipendenti?

Ottimizzare l’ufficio richiede intelligenza alla scrivania

Non puoi gestire ciò che non puoi misurare. Poiché le aziende riesaminano il proprio assetto immobiliare in un ambiente ibrido con molti più dipendenti che lavorano da remoto, devono sapere: Quante scrivanie sono necessarie? Quante ne vengono effettivamente utilizzate? Quali aree o piani dell'ufficio sono molto utilizzati e quali no?

Informazioni come queste possono essere preziose per prendere decisioni informate in merito alla configurazione degli immobili e degli uffici. La chiamiamo “intelligenza alla scrivania” e di seguito spiegheremo come una soluzione di scrivania flessibile può fornirla. 

Inutile dire che se la tua azienda non sta cogliendo questa opportunità, sta perdendo un’enorme occasione per ottimizzare gli spazi dell’ufficio.

Ti presentiamo Logi Dock Flex e il sistema di prenotazione delle postazioni

La soluzione Logitech per aiutare le aziende a promuovere il coinvolgimento dei dipendenti, fornire informazioni dettagliate sugli spazi dell'ufficio e garantire che siano attrezzati per il successo è la combinazione di Logi Dock Flex e del nostro software di prenotazione delle postazioni.

Logi Dock Flex è una docking station gestita che connette le periferiche desktop, fornisce alimentazione al laptop e include uno schermo da 10,1” che mostra chiaramente chi ha prenotato la postazione e le scrivanie disponibili. Il display consente la personalizzazione della scrivania, dalla visualizzazione di sfondi personali o aziendali all'impostazione di messaggi per garantire che la scrivania non sia utilizzata da qualcun altro.

Attrezzatura per la prenotazione delle postazioni

Logitech Desk Booking combina le funzionalità di gestione delle postazioni flessibili in Logitech Sync con le funzionalità di prenotazione dei social dei dipendenti in Logi Tune. Nell’app Tune per dispositivi mobili e desktop, i dipendenti possono navigare tra le postazioni, trovare un collega nelle vicinanze e verificare che la postazione abbia le periferiche preferite.

Con Sync, i team IT e di gestione dello spazio di lavoro possono gestire e controllare l’esperienza di prenotazione delle postazioni. Possono anche monitorare le apparecchiature connesse. Inoltre, Sync raccoglie informazioni dettagliate sulle tendenze di prenotazione dei dipendenti per consentire una migliore pianificazione degli spazi.

Analisi scrivania Sync

Offri un’esperienza utente e una connessione sociale eccezionali

Utilizzando l’app Logi Tune sul telefono o sul laptop, i dipendenti possono facilmente prenotare una postazione in anticipo e verificare che sia pronta al loro arrivo. Possono scegliere la scrivania in base alla posizione, alle preferenze, come le periferiche preferite o alla vicinanza ai colleghi del proprio team di lavoro.

Garantendo che il loro posto sia vicino alle persone con cui vogliono lavorare, in un'area in cui vogliono sedersi, questa soluzione promuove una migliore esperienza in ufficio per i dipendenti. Inoltre, Logi Dock Flex consente ai dipendenti di personalizzare la scrivania con un messaggio o foto.Al momento della pubblicazione di questo articolo, questa funzionalità potrebbe non essere ancora disponibile per Logi Dock Flex. Prima del loro arrivo, Logi Dock Flex visualizza un messaggio per far sapere agli altri chi ha prenotato la scrivania. Se escono per pranzo, anche il display da 10” può mostrare quel messaggio.

Logi Dock Flex funziona anche con la tua piattaforma per riunioni aziendale. Si associa a Microsoft Teams come pannello di prenotazione Teams e alla prenotazione dell’area di lavoro di Zoom per fornire un’esperienza utente uniforme dalle postazioni flessibili alle sale riunioni.

Ma forse la cosa più utile di questa soluzione di scrivania flessibile dal punto di vista dei dipendenti è il modo in cui promuove la connessione sociale. Prima di prenotare una postazione, i dipendenti possono vedere chi è già in loco e chi ha intenzione di entrare. Possono selezionare una scrivania per stare vicino alle persone con cui lavorano. Dopo aver prenotato una postazione, possono avvisare i colleghi e coordinarsi con loro tramite la messaggistica in-app.

Assicurati che le postazioni condivise siano sempre pronte

Quando i dipendenti arrivano a una postazione prenotata, devono poter collegare il laptop e mettersi subito al lavoro. Scrivanie e periferiche che non funzionano possono creare una scarsa esperienza in ufficio per i dipendenti e un grattacapo per l'IT.

“Se un componente non funziona, i dipendenti spesso si trovano semplicemente un’altra scrivania. Questa è solo la realtà”, afferma Craig Ishii, Solutions Marketing Lead di Logitech. “Quando l’IT viene a conoscenza del problema, è troppo tardi”.

Con Sync, l'app Logitech che l'IT può utilizzare per gestire le sale riunioni e i dispositivi desktop, puoi ricevere avvisi automatici se Logi Dock Flex stesso o qualsiasi periferica ad esso collegata non funzionano, devono essere aggiornati o sono disconnessi.

Altrettanto importante, Logi Dock Flex è progettato per evitare che si verifichino problemi. Include tutte le porte di cui hai bisogno. Collega fino a due monitor e diverse periferiche con tre porte USB gestite dall'IT ed Ethernet per la massima sicurezza. I dispositivi possono essere fissati e bloccati in modo sicuro, così non dovrai preoccuparti di scollegarli o rimuoverli dalla scrivania.

 

Vista posteriore dell’attrezzatura per la prenotazione delle postazioni flessibili

Ottimizza per il presente e pianifica per il futuro

Una soluzione di flex desking affidabile dovrebbe offrire dati e insight che consentano alle aziende di sviluppare strategie di pianificazione dell’ufficio più intelligenti e flessibili. Sfortunatamente, la maggior parte delle soluzioni esistenti non offre queste informazioni, soprattutto se la precisione dipende dal comportamento degli utenti.

Questo è il problema. La maggior parte delle soluzioni prevede che i dipendenti si registrino quando arrivano alla scrivania. Ma i dipendenti sono notoriamente non puntuali nel farlo.

Il bello del nostro approccio è che Logi Dock Flex registra automaticamente i check-in effettivi. Quando i dipendenti collegano il laptop con il cavo USB-C, non solo vengono richiamate tutte le loro preferenze, comprese le impostazioni del dispositivo e le foto sullo schermo, molto apprezzate dai dipendenti, ma il check-in viene registrato e archiviato.

 

attrezzatura per la prenotazione di postazioni flessibili

Questa funzionalità consente al team di gestione dello spazio di lavoro di avere un'idea molto più chiara di come viene utilizzato l'ufficio. Fa parte dell’“intelligenza alla scrivania” a cui abbiamo fatto riferimento in precedenza. Che si tratti di insight sulle giornate di presenza in ufficio, tendenze sulla mancata presentazione o scrivanie molto richieste vicino alla cucina o alle finestre, questi insight facilitano la pianificazione e le conversazioni sulle politiche dello spazio di lavoro con gli altri stakeholder dell'azienda.

Analisi accurata di Data Sync

"Logi Dock Flex ci ha aiutato a ridurre di due terzi la nostra presenza immobiliare in California. Ora operiamo con un rapporto 3:1 tra persone e scrivanie non assegnate. Logi Dock Flex ci fornisce le informazioni necessarie per ridistribuire lo spazio sulla scrivania sottoutilizzato a importanti funzioni per i clienti, sociali e di apprendimento, che sono diventate essenziali per il lavoro ibrido." – David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Conclusioni

Ecco una verità che ci è stata ricordata ultimamente: Siamo animali sociali e lavoriamo in ufficio anche per stare con gli altri. Logi Dock Flex e Logitech Desk Booking supportano sicuramente l’obiettivo di migliorare la connessione sociale e la cultura dell’ufficio.

Ma per la gestione dell’ambiente di lavoro e l’IT esistono altri vantaggi altrettanto preziosi. Per questi stakeholder, acquisire “intelligenza alla scrivania” consentirà in ultima analisi una gestione più efficace di scrivanie e spazi di lavoro, ottimizzando lo spazio dell’ufficio e pianificando le esigenze future.

Per iniziare, scopri di più su Logi Dock Flex e sul software Logitech Desk Booking.

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