Semplificare il set di strumenti per l’home office in tempi complessi

Progettare l’home office per il lavoro da remoto

Il tipico home office implica ancora la presenza di scrivanie cosparse di cavi, docking station, altoparlanti, adattatori, alimentatori, webcam e microfoni. Molti di questi componenti sono destinati a un uso singolo e non sono stati progettati per essere utilizzati esclusivamente per lavorare da casa. Inoltre, questi dispositivi provengono spesso da fornitori diversi e può essere difficile per l’IT gestire, specialmente a distanza, attrezzature per l’home office troppo diverse tra loro.

Questo approccio non uniforme e reattivo alla fornitura comporta diverse conseguenze:

• Spesa eccessiva per componenti dotati di un valore limitato
• Lamentele di dipendenti in difficoltà, in particolare dei neoassunti
• Un maggior numero di richieste di assistenza e risoluzione dei problemi per l’IT
• Più tempo dedicato alla manutenzione dei dispositivi e all’assistenza
• Maggiori rischi legati alla sicurezza
• Dipendenti che continuano a disporre di configurazioni non adatte alla collaborazione, alla produttività e al benessere

Creare un’esperienza di lavoro da remoto più equa

Il problema va oltre l’IT e le operazioni. Di norma, ai dipendenti è stato richiesto di organizzare i propri spazi per l’home office. In assenza di indicazioni da parte dell’IT, un gran numero di loro dispone ancora di configurazioni non adatte alla collaborazione, alla produttività e al benessere. Si tratta di un problema importante, dal momento che la collaborazione, il lavoro in team e la felicità del personale sono, mai come oggi, fondamentali per il successo di un’organizzazione.

Inoltre, non tutti i dipendenti e le dipendenti lavorano nelle stesse condizioni, anzi. Alcuni sono esperti di tecnologia e hanno un occhio per il design molto più di altri. Alcuni dispongono di più risorse, di sistemi di supporto, di spazi abitativi più adatti per lavorare da remoto rispetto ad altri.

La possibilità di un dipendente di organizzare uno spazio per l’home office altamente funzionante non dovrebbe incidere sulla sua prestazione lavorativa. I leader delle organizzazioni dovrebbero assumere un ruolo più attivo nell’assicurare che tutto il personale abbia nella propria abitazione un ufficio organizzato in modo ottimale. Appianare queste disuguaglianze migliorerebbe l’esperienza del personale, determinando risultati migliori da parte dei team.

Ottenere l’home office ottimale per il lavoro da remoto

Per i datori di lavoro, fornire tutto il necessario per l’home office può comportare costi elevati e assenza di uniformità. Per i dipendenti questo può causare una mancanza di equità o addirittura essere motivo di esclusione. Per ridurre i rischi, il lavoro da remoto necessita di una nuova categoria di prodotti creati, per la prima volta, appositamente per l’home office al fine di facilitare la connessione, la collaborazione, il benessere e la produttività in un unico luogo.

L’IT dovrebbe valutare se l’attrezzatura dell’home office dei dipendenti è conforme ai criteri del lavoro da remoto. Quali sono questi criteri?

• Progettazione su misura per l’utilizzo personale
  
• Ottimizzazione per la collaborazione e la comunicazione virtuali
• Implementazione semplice e gestibilità su scala
• Certificazione per l’integrazione in tutta facilità con le applicazioni dell’organizzazione esistenti

Sebbene a volte determinati componenti siano dotati di alcune di queste caratteristiche, è solo quando tutti questi requisiti sono soddisfatti in maniera centralizzata che nasce una nuova e più sofisticata organizzazione dell’home office, in cui più problematiche sono risolte contemporaneamente.

È chiaro che, al fine di garantire resilienza in tempi imprevedibili come questi, è necessario semplificare l’esperienza dell’home office, intervenendo per equiparare le condizioni di chi lavora da remoto e per consolidare il processo per i datori di lavoro.