Articolo: Come organizzare una perfetta riunione in loco

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Riunione in loco in un ambiente informale e aperto

Stai pianificando una riunione fuori sede? Fermati.

Ecco perché. In passato, l’ufficio era il luogo in cui i dipendenti si riunivano quotidianamente per lavorare. Una riunione fuori sede, al contrario, rappresentava un’opportunità per staccare dalla routine giornaliera, dedicare tempo alla pianificazione strategica e stringere un legame con i colleghi al di fuori del consueto ambiente di lavoro.

Le circostanze ora sono diverse. Oggi, il 53% dei dipendenti prevede di continuare a lavorare in modo ibrido a tempo indeterminato, mentre il 23% prevede di farlo sempre da remoto, secondo Gallup. Per questi dipendenti, le riunioni in presenza sono rare e lo spazio dove le persone si ritrovano ogni giorno sono le videoconferenze.

Sapendo questo, potresti valutare se tenere la prossima riunione del tuo team in quello che può sembrare il luogo meno logico per una sede esterna: il tuo ufficio.

 

Nell’era della mobilità sul lavoro, l’ufficio è la nuova sede esterna.

Le riunioni in presenza dei team non sono mai state così importanti. A partire dal 2020, molti lavoratori si vedono raramente e alcuni non si sono mai incontrati di persona. Organizzare una riunione, in sede o fuori sede, è un ottimo modo per riunire un team a livello fisico, mentale ed emotivo.

Perché svolgere la riunione in ufficio e non in un hotel elegante? Innanzitutto ci si ritrova tutti sotto lo stesso tetto. Prima della pandemia e del lavoro ibrido, le persone avevano maggiori possibilità di interazione organica con colleghi esterni al proprio reparto. Riportare i team in ufficio offre la possibilità di incontrare volti nuovi ed entrare in contatto con persone con cui normalmente non si interagisce virtualmente. 

L'organizzazione di una riunione in presenza offre ai nuovi dipendenti l'opportunità di visitare la sede e consente di svolgere di persona le attività di preparazione e accoglienza, affrontare argomenti delicati, lavorare un po', divertirsi e rafforzare la coesione del team, con la massima autonomia di scelta a livello di tempo e modalità.  

Ma come organizzare con successo una riunione che permetta di ottenere tutto questo e molto altro? Attieniti al seguente elenco di cose da fare e non fare per pianificare una riunione in loco perfetta nell’era del lavoro ibrido.

COSA FARE

Da fare: Avere un obiettivo aziendale chiaro

I dipendenti devono presentarsi in loco sapendo esattamente cosa c’è in programma e perché.

Gli obiettivi della riunione del team devono essere specifici e concreti. Rafforza i tuoi obiettivi sottolineandoli nelle sessioni tematiche, nelle discussioni e nelle presentazioni.

ESEMPIO: Se vuoi lavorare sulla collaborazione, evita presentazioni realizzate da singoli. Chiedi invece ai team di riunirsi e presentare le idee collettivamente. L’argomento è meno importante dell’esercizio di collaborazione.

Da fare: Concentrarsi sulla connessione tra i dipendenti

Secondo Keith Ferrazzi, autore dei bestseller del New York Times “Never Eat Alone” (/Mai mangiare soli) e “Who’s Got Your Back?” (Chi è pronto a difenderti), le riunioni devono essere riservate ai momenti in cui ci si può concentrare sui festeggiamenti e sulla creazione di legami, oltre che ad argomenti più profondi, più complessi o più attinenti alla sfera emotiva, che quindi non si prestano molto alle videochiamate. Per Ferrazzi questo è il vero obiettivo delle riunioni in presenza.

Cogli queste opportunità per concentrarti su discussioni che sono importanti per tutti, indipendentemente dal ruolo, dall'esperienza o dall'anzianità in azienda. Argomenti come il rispetto dei confini, il miglioramento della comunicazione o il raggiungimento di una migliore integrazione nel lavoro e nella vita privata. 

La riunione deve creare entusiasmo ed essere fonte di ispirazione. Se non sai quali argomenti sono più importanti per il tuo team, chiedi agli altri componenti.

Da fare: Dedicare tempo alle importanti attività di accoglienza

Alcuni dei tuoi nuovi dipendenti potrebbero non aver mai visto l’interno dell’edificio, soprattutto se sono stati assunti durante la pandemia. Con tutti in presenza, hai l’opportunità di svolgere alcune importanti (e divertenti) attività di accoglienza, ad esempio:

  • Offrire foto ritratto di qualità professionale. Questa attività è un ottimo modo per fornire un ulteriore vantaggio ai dipendenti nuovi e a quelli più anziani.
  • Organizzare un giro di visita. Una visita ben fatta fa sì che i team fuori sede abbiano meno la sensazione di essere intrusi. Il tuo ufficio è la “tana” e tutti devono sentirsi a proprio agio quando si spostano all’interno della sede centrale.
  • Fare le presentazioni. È raro che i lavoratori da remoto si trovino nella stessa stanza con i dirigenti. Se in loco sono presenti leader ad alta visibilità, presentali al tuo team. 
  • Festeggiare i successi. È difficile dispensare pacche sulle spalle a distanza. Cogli l'opportunità per lodare gli sforzi profusi, fare complimenti e conferire riconoscimenti, ora in presenza.

SUGGERIMENTO: Le voci precedenti possono anche essere attività di apertura.

Da fare: Conciliare lavoro e divertimento

Solo lavoro e niente divertimento rendono una riunione noiosa e controproducente. 

Offri al tuo team tempo e spazio per stare insieme, lontano dai confini dell’ufficio. Non si tratta di attività di team building o “divertimento obbligatorio” (che è solo un altro modo per definire il team building). Se sei obbligato a divertirti sicuramente non lo farai.

L’aperitivo, il pranzo o anche una sessione di yoga di gruppo dovrebbero fare al caso tuo. Offri alle persone l’opportunità di socializzare.

IDEA: Un luogo di lavoro isolato compromette la produttivitàe un dipendente da remoto su tre si sente “disconnesso”. Aiuta i tuoi team a connettersi offrendo loro l'opportunità di “giocare”.

Da fare: Promuovere la partecipazione da remoto

Nell’attuale scenario della “anywhere economy”, le riunioni in loco dovrebbero essere accessibili da qualsiasi luogo. 

Abbiamo capito, stai organizzando una riunione in loco per riunire tutti in presenza. Purtroppo potrebbe non essere fattibile per tutti. Se hai già investito in strumenti di collaborazione video, utilizzali per garantire a tutti la stessa esperienza. 

Ecco come configurare l’ambiente a tua disposizione per una riunione ibrida:

  • Predisporre più schermi
    Usa uno schermo per mostrare costantemente i partecipanti virtuali e uno schermo secondario per contenuti relativi alla riunione come grafici, video e presentazioni Powerpoint.
  • Disporre le scrivanie per i video
    Disponi scrivanie e videocamere in modo che tutti possano essere visti nell’inquadratura. Se i partecipanti virtuali hanno bisogno di vedere contemporaneamente il relatore e i partecipanti, usa una videocamera aggiuntiva.
  • Migliorare la visibilità
    Una videocamera frontale è l’ideale per le sessioni tematiche, mentre una barra video montata su un carrello mobile è preferibile per gli spazi aperti. Considera come si svolgerà l’attività in sala e come la percepiranno i partecipanti da remoto, per garantire un’esperienza più equa a tutti.
  • Migliorare l'audio
    Posiziona microfoni aggiuntivi in modo strategico nella sala in modo che i partecipanti virtuali possano seguire le conversazioni. In questo modo potrai anche escludere il rumore ambientale e il chiacchierio di fondo.
  • Prepararsi alle difficoltà tecniche
    Collabora con il tuo team IT in anticipo per evitare problemi tecnici comuni, ad es. connettività Wi-Fi e installazione di sistemi video.

Da fare: Chiedere un feedback

Chiedi un feedback sincero al termine della riunione in loco. Informa il team che le risposte sono anonime e sono essenziali per pianificare riunioni future. 

Considera la possibilità di tenere una discussione come parte dell’attività conclusiva. È un ottimo modo per dare sfogo alla creatività in team, scambiare idee senza limitazioni e sognare in grande.

SUGGERIMENTO - Non sorprendere i partecipanti con una sessione di feedback. Informali che ci sarà il tempo per una conversazione aperta sui risultati positivi e sulle aree di miglioramento. Assicurati di aggiungere la discussione all’ordine del giorno, in modo che chi ha più difficoltà ad esprimere le proprie idee possa prepararsi in tempo.

COSA NON FARE

Da non fare: Rinunciare all’autorità

Cerca di non uscire dal tuo ruolo di “capo” per essere “uno del team”. Il team si affiderà a te per una guida durante il lavoro in loco, proprio come si affida alla tua leadership in azienda.

Usa la tua posizione di leader per gestire e orientare le attività della riunione, dare forma alla partecipazione e promuovere il coinvolgimento. 

Da non fare: Invitare chiunque

Esagerare estendendo l’invito alla riunione a tutti potrebbe rendere dispersive le conversazioni, causando distrazioni e provocando una paralisi decisionale. 

Secondo Neda Mansoorian, co-fondatrice e CEO di Leviti, Inc., società di pianificazione e ricerca per eventi, meno è meglio. 

“Abbiamo condotto studi approfonditi sul potere di riunioni più raccolte e meno frequenti. ‘Microeventi’, come li chiamiamo noi”, spiega Neda. “Sono piccole esperienze, della durata da una a tre ore, che permettono di imparare qualcosa di nuovo e reale sugli altri. Sono queste esperienze che portano a una connessione significativa e di alto livello”. 

Fai una scrematura rispetto a chi deve trovarsi in sala, virtualmente o in presenza. I partecipanti devono trarre beneficio dalle attività della riunione in loco o contribuire direttamente ad esse. 

Non esitare a rimuovere dall'elenco degli inviti chi considera il materiale che presenti solo "per conoscenza", potrai sempre condividere con loro una registrazione video in secondo tempo.

Da non fare: Realizzare un team building competitivo

Cosa c'è di peggio del divertimento obbligatorio? Una competizione obbligatoria all’insegna del divertimento. 

Un team building competitivo non è adatto all’ambiente di lavoro aziendale. Puoi creare coesione e connessione senza dover mettere a confronto i dipendenti tra loro.

Attività di team building per creare unità:

  • Azioni umanitarie (costruzione di una casa)

  • Cucinare e consumare un pasto in gruppo (potrebbe essere necessario farlo in piccoli gruppi) 

  • Attività in escape room in cui tutti devono collaborare per risolvere un problema o un enigma

Attività di team building competitive da evitare:

  • Gare di go-kart 

  • Laser tag

  • Paintball 

  • Giochi in stile olimpico (tiro alla fune/staffette)

Il mantra per il tuo team in loco dovrebbe essere “tutti per uno” e non “uno contro tutti”.

Da non fare: Mettere in difficoltà le persone

I relatori dovrebbero essere informati in anticipo. Mettere le persone in difficoltà può indurre risentimento e imbarazzo, abbassare il morale e inibire la partecipazione.

La riunione in loco metterà insieme personalità di vario tipo. Tieni presente che gli introversi potrebbero aver bisogno di più tempo per prepararsi prima di sentirsi abbastanza sicuri da affrontare il gruppo o presentare le proprie idee.

Incoraggia il coinvolgimento reagendo positivamente a coloro che partecipano con naturalezza. Fornendo al team uno spazio sicuro in cui opinioni e idee sono ben accette, promuoverai un ambiente in cui è più probabile che i partecipanti silenziosi si facciano sentire.

SUGGERIMENTO: Se desideri che qualcuno si presenti all’ultimo minuto, parlane con lui o lei. Se non si sente a proprio agio nel parlare a braccio, proponi di creare un video di presentazione da distribuire al team.

Una riunione in loco ottimale va pianificata con un obiettivo

“Per riunione ottimale in loco si intende un mix di programmazione suddivisa tra ispirazione, divertimento in team, collaborazione e pianificazione, in parti quasi uguali”. – Hayley Nelson, Responsabile globale marketing B2B, Logitech 

La pianificazione di una riunione in loco avrà successo se è ragionata e si pone obiettivi chiari. 

Cassie LaMere è la fondatrice di Cassie LaMere Events, un'agenzia che ha pianificato riunioni di team per aziende Fortune 500. Secondo Cassie, una riunione in loco ben pianificata è una grande opportunità per rafforzare gli standard e le idee del marchio.

“È molto probabile che il tuo team pubblichi post sulla propria esperienza sui social media, quindi considerala un'opportunità per raggiungere clienti attuali e futuri e potenziali nuovi assunti”, afferma. “Inoltre, una riunione in loco con obiettivi ben definiti è un ottimo momento per il tuo team per creare connessioni più significative, che si tratti di una partecipazione reale o virtuale”.

È la tua opportunità per riunire tutti e tornare in ufficio. Che tu abbia reinventato o meno il tuo spazio, è la tua occasione per dare il benvenuto a casa al team. È il momento di entrare in contatto con i nuovi dipendenti, festeggiare i successi e guidare il team verso il futuro. 

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