Nel corso degli ultimi 10 anni si è registrata una crescita costante nell'adozione delle videoconferenze con il passaggio da meeting in persona e teleconferenze a riunioni video. Ma, come abbiamo potuto osservare, una crisi come quella che il mondo sta affrontando al momento può accelerare i tassi di adozione delle nuove tecnologie e produrre cambiamenti permanenti nella vita quotidiana. È senza dubbio quello che è successo con le videoconferenze.       

La domanda è: tu sei davvero pronto?

Per i professionisti IT responsabili della fornitura e della gestione di sistemi di videoconferenza, questo momento storico rappresenta un'opportunità per anticipare l'imminente picco del tasso di adozione di queste soluzioni. Mentre sono in atto le politiche di lavoro da casa, i team IT possono dedicarsi ai seguenti elementi fondamentali:

• Preparazione operativa
• Nuovi requisiti tecnologici e budget
• Strumenti di gestione di dispositivi remoti

Aggiornamenti e altri requisiti operativi.

Poiché la maggior parte dei dipendenti sta lavorando da casa, questo è il momento giusto per verificare che i dispositivi della sala per videoconferenze siano aggiornati, compresi software e firmware dei dispositivi da utilizzare. Hai abilitato nuove funzionalità come l'inquadratura automatica? Puoi eseguire adesso questi aggiornamenti. Inoltre, poiché gli ambienti a momento non sono utilizzati, puoi dedicarti ad attrezzarli per le videoconferenze. 

Questa è anche una buona opportunità  per individuare politiche e sistemi di sicurezza in grado di proteggere le riunioni (e i contenuti condivisi) da intrusioni e ospiti indesiderati.

Pianifica un maggior numero di riunioni video e calcola il budget di conseguenza.

Con il rapido passaggio dalle semplici telefonate alle videoconferenze come modalità di comunicazione preferita in ambito aziendale, gli utenti avranno bisogno anche di nuovi strumenti hardware a supporto delle esigenze video. Ciò potrebbe implicare la sostituzione dei computer desktop con laptop o l'aggiornamento dei laptop per la gestione di software video a elevato utilizzo di calcolo. A questo scopo potresti decidere, ad esempio, di ridurre la durata del ciclo di aggiornamento dei laptop. 

Quando gli utenti noteranno quanto elementi come l'illuminazione o i livelli di rumore possono essere imprevedibili in un ufficio domestico, è probabile che  richiederanno anche webcam, cuffie con microfono e altri accessori in grado di migliorare l'esperienza di videoconferenza per se stessi e per gli altri partecipanti.

Naturalmente, questo tipo di richieste possono produrre un impatto sul budget IT. Per le agenzie e organizzazioni governative, il cui anno fiscale spesso inizia il 1° luglio, questo è il momento migliore per analizzare il budget IT e determinare se è necessario modificare le priorità prima della fine delle attuali misure di sicurezza. Tuttavia tutte le aziende dovrebbero prendere in considerazione le implicazioni di questa rapida ondata di adozione di soluzioni video e adattare i propri budget di conseguenza.

Prendi in considerazione la distribuzione di strumenti per la gestione remota di applicazioni e dispositivi. 

Con l'aumentare del numero di sale e dispositivi per videoconferenze all'interno dell'azienda, la presenza di un sistema di gestione remota dei dispositivi assume un'importanza crescente. Queste applicazioni consentono di eseguire facilmente il provisioning e la gestione di sale conferenze, dispositivi e software, nonché di distribuire aggiornamenti di prodotti e correzioni di bug per garantire che i sistemi e le sale funzionino correttamente e siano sempre aggiornati. Esse offrono visibilità su eventuali problemi della sala conferenze in tempo reale, così da potervi porre rimedio prima che creino disagi durante la riunione.

E naturalmente queste attività possono essere eseguite da una posizione remota, minimizzando la necessità di interventi in loco.

Non meno importante è la capacità degli strumenti di gestione remota dei dispositivi di fornire preziose informazioni su metriche come l'utilizzo della sala. Questi dati possono essere utilizzati per migliorare la programmazione delle riunioni e il provisioning dell'hardware. Per scoprire di più sullo strumento di gestione remota dei dispositivi per videoconferenze, consulta Logitech Sync.

Documenta le tue best practice.

L'ultima raccomandazione è quella di documentare i passaggi che stai intraprendendo per abilitare le tecnologie di videoconferenza nell'azienda. Per molte organizzazioni, questa mossa consente di aumentare il ritmo delle iniziative esistenti. Potresti dover giustificare delle richieste di budget alla luce delle nuove priorità e del rapido tasso di adozione delle soluzioni video. Offrire al team esecutivo visibilità sulle attività che stai svolgendo può servire a supportare le tue esigenze di budget.

Adattati a un ambiente che è allo stesso tempo temporaneo e permanente.

Non ci sono dubbi sul fatto che i recenti eventi globali abbiano causato un'accelerazione dei trend del lavoro in remoto e da casa. Pur riconoscendo che le attuali misure sul lavoro in remoto cambieranno con l'evolversi della situazione, non possiamo aspettarci che tutto ritorni esattamente come prima. Appare chiaro che ci saranno meno viaggi di lavoro, più videoconferenze e più lavoro in remoto. 

I manager IT devono adottare un approccio proattivo alla situazione e prepararsi ad affrontare un'adozione ancora più intensa di soluzioni video e videoconferenze. Ciò può aiutare a soddisfare le esigenze degli utenti riducendo al minimo le richieste di interventi e i ticket di assistenza.