Cosa pensano le persone delle sale riunioni di grandi dimensioni? La risposta non è così scontata.

Le sale riunioni grandi sono perfette in determinate occasioni, quando ad esempio si deve riunire un intero reparto o durante gli aggiornamenti trimestrali. È però anche vero che necessitano spesso di attrezzature più complesse e di installazioni più elaborate, che potrebbero non risultare così intuitive per la maggior parte degli organizzatori.

Ma non deve essere per forza così. Scegliendo la soluzione giusta, anche le sale più grandi possono essere organizzate, gestite e utilizzate in tutta semplicità.

Come si può verificare se una sala riunione grande è ottimizzata e può essere utilizzata per lo scopo previsto, senza perdere tempo inutile? Ecco i cinque obiettivi su cui concentrarsi:

• Eccellente qualità dell'immagine

• Audio cristallino 

• Semplice gestione IT

• Esperienza utente semplificata

• Allestimento ottimale degli spazi

   

Scegli la videocamera giusta

Nelle sale riunioni di grandi dimensioni, è importante utilizzare una videocamera che consenta di visualizzare correttamente tutte le persone, anche quelle sedute in fondo e ai lati della stanza.

Garantire una copertura totale è fondamentale. Le videocamere utilizzate negli ambienti di grandi dimensioni, per garantire una copertura totale dello spazio, devono disporre di funzionalità quali panoramica, inclinazione e zoom. La combinazione di queste tre funzioni (PTZ) con l’intelligenza artificiale consente alla videocamera di regolare automaticamente obiettivo e zoom. Se il relatore o un partecipante qualsiasi si muove durante la riunione, ad esempio per scrivere qualcosa su una lavagna, la videocamera basata su AI regola automaticamente l’angolo dell’obiettivo e lo zoom per garantire che la persona in movimento resti all’interno del campo visivo.

Audio eccellente

Le innovazioni della tecnologia audio continuano a migliorare la qualità audio delle soluzioni per sale riunioni. Ad esempio i microfoni beamforming e i software intelligenti possono isolare il relatore, separare i rumori di fondo e ridurre al minimo l'effetto delle conversazioni incrociate.

Nelle sale di grandi dimensioni, è importante installare componenti audio modulari ed espandibili per garantire anche alle persone più distanti dalla videocamera di essere sentite. Disporre ulteriori microfoni su un tavolo ampio consente ai partecipanti di disattivare l’audio in modo più comodo e rapido.

Sistemare gli altoparlanti verso la sala offre un’esperienza di conversazione più naturale, poiché il suono della voce proviene dalla stessa direzione del video. Potrebbe sembrare un dettaglio di poco conto, ma se l’altoparlante si trova al centro del tavolo, l’audio appare scollegato dal video, rendendo la videoconferenza un po’ più innaturale.

Gestione IT semplificata

In un ambiente di lavoro cooperativo è fondamentale che la sala riunioni di grandi dimensioni sia sempre perfettamente funzionante. Se organizzi una riunione con 20 persone, l’ultima cosa che vuoi che accada è scoprire troppo tardi che l’attrezzatura non funziona a causa di un problema tecnico.

Chiedi al tuo fornitore di fiducia uno strumento di gestione dei dispositivi e della stanza che ti consenta di monitorare le sale da remoto, dotato di un dashboard chiaro e intuitivo che mostra lo stato dei dispositivi, così da permetterti di rilevare eventuali problemi prima di tutti gli altri. Anche le notifiche in tempo reale sono molto utili.

Ovviamente devi pensare a tutti gli spazi dedicati alle riunioni, non solo alle sale di grandi dimensioni. Scegliere un’impostazione uguale per tutte le stanze ti consente di gestire i dispositivi e le sale al meglio e più semplicemente.

Affidati a un fornitore in grado di offrire un portfolio di soluzioni adatte a stanze di qualsiasi dimensione. Accertati poi che tali soluzioni ti consentano di utilizzare il dispositivo di elaborazione di tua scelta. E se presentano componenti condivisi, come microfoni e controlli touch, sarà ancora più facile per te gestire le parti di ricambio.

Infine, non sottovalutare la gestione dei cavi. Un semplice cavo scollegato può farti perdere tanto tempo, impiegando diverse persone a cercare di capire quale possa essere il motivo per cui un’attrezzatura non funziona. Anche i cavi aggrovigliati non aiutano. Entrambi i casi influiscono negativamente sull’esperienza utente e sull’efficienza IT.

Una soluzione ben progettata ti consente di tenere componenti e cavi fuori portata, così da evitare eventuali danni.

Esperienza utente ottimizzata

L’esperienza utente è un fattore di estrema importanza. Puoi offrire la soluzione meglio progettata al mondo, ma se i tuoi dipendenti faticano a utilizzarla non ti servirà a niente. Troppo spesso l’esperienza utente nelle sale di grandi dimensioni è sotto la media: le soluzioni sono complicate da utilizzare, la qualità audio e video lascia a desiderare oppure la connessione è completamente assente. Alcuni fornitori offrono soluzioni per ambienti di grandi dimensioni che funzionano in modo diverso rispetto alle soluzioni per ambienti medio-piccoli.

I dipendenti desiderano strumenti per le riunioni che siano facili da utilizzare, intuitivi e ben progettati. Vogliono poter utilizzare sempre la stessa procedura per avviare e partecipare alle riunioni, indipendentemente dalla dimensione della sala in cui si trovano. Un'esperienza coerente in tutte le sale riunioni favorisce l'adozione dei sistemi.

Per rendere i meeting ancora più intuitivi, i controller per sale consentono ai dipendenti di avviare una riunione con un solo tocco o di utilizzare la voce per un'esperienza a mani libere.

Cura dei dettagli

Oltre all’impianto audio e alla videocamera, ci sono svariati fattori della stanza stessa da considerare. Illuminazione, colore delle pareti, arredamento e altri elementi possono influire, a volte anche in modo significativo, sull’esperienza complessiva.

Qui puoi trovare qualche raccomandazione contenuta nella nostra Guida alla progettazione ottimale degli spazi:

• Una stanza con illuminazione uniforme aiuta la videocamera ad acquisire colore, contrasto e definizione video in modo più preciso.

• Evitare di puntare la videocamera verso finestre che danno sull'esterno o altre forti fonti luminose (come i faretti direzionali).

• Pareti di colore neutro sullo sfondo consentono agli utenti di distrarsi meno e concentrano l’attenzione sul relatore.

• Rimuovere o evitare arredi non necessari, soprammobili, piante ornamentali, opere d'arte elaborate, stampe incorniciate con vetri riflettenti e oggetti in movimento (come tende di fronte a una corrente d'aria).

• Potrebbe essere d’aiuto installare tavolini alti e sedute leggere e comode da spostare, in modo da offrire una configurazione flessibile nelle sale di grandi dimensioni.

• Non installare superfici dure sulle pareti (come metallo, pietra o vetro), poiché possono riflettere il suono e compromettere la qualità audio.

• Preferire tappeti o moquette al posto di piastrelle o legno: i materiali più morbidi e confortevoli assorbono meglio il suono.

Crea ambienti di lavoro che favoriscono la collaborazione

Le aziende con una prospettiva lungimirante si stanno impegnando nell’ottimizzazione degli spazi per favorire la collaborazione video, comprese le sale riunioni, gli uffici individuali e gli uffici domestici per le persone che lavorano da remoto.

È importante consentire ai dipendenti di poter partecipare in tutta semplicità a una riunione ovunque si trovino, che si tratti di una sala riunioni di grandi dimensioni o di un qualsiasi altro luogo. I giorni in cui le persone evitavano le sale riunioni grandi perché le soluzioni tecnologiche erano troppo ingombranti e scomode o perché l’impianto per la videoconferenza non funzionava sono ormai un vago ricordo.

Con una soluzione concepita appositamente per stanze di grandi dimensioni basata su Logitech Rally Plus, anche le sale riunioni più grandi saranno facili da gestire e utilizzare.

Per ulteriori informazioni su come ottimizzare sale per riunioni di grandi dimensioni, consulta la nostra guida alla progettazione ottimale degli spazi su Logitech.com.