Non hai mai partecipato a una videoconferenza? Sicuramente avrai utilizzato FaceTime o avrai partecipato a qualche aperitivo virtuale. Come molti di noi, starai cercando di abituarti a questa nuova situazione.

Non è il caso di preoccuparsi. Gli ultimi mesi hanno causato enormi cambiamenti nel nostro modo di lavorare e interagire. Quello che non cambia è l'importanza di comunicazioni e collaborazione ottimali. Ovviamente le comunicazioni tramite video non sono la stessa cosa delle comunicazioni in persona, ma possiamo renderle altrettanto efficaci tenendo presenti alcuni semplici suggerimenti.

Dobbiamo riconoscere che ci troviamo in una situazione insolita.

È importante capire lo stato delle cose. Il lavoro in remoto ha rappresentato un cambiamento improvviso per molti di noi, e non tutti hanno avuto l'opportunità di creare un ambiente privo di distrazioni.

Se questo è il tuo caso e non sempre sei in grado di controllare lo spazio in cui lavori, gli esperti suggeriscono che è meglio non nascondere la situazione in cui ti trovi e la possibilità che si verifichino interruzioni. Ad esempio: "Prima di iniziare volevo farvi sapere che i miei figli sono qui con me, e che potrebbero creare interruzioni inaspettate". Oppure: "Mi scuso in anticipo se l'ambiente qui diventa molto rumoroso e devo passare alla modalità di disattivazione audio".

Acquisisci familiarità con la tecnologia che usi.

Una delle migliori misure che puoi adottare è acquisire la familiarità necessaria con la tecnologia che utilizzi. Stiamo parlando della webcam (se ne hai una), degli altoparlanti e/o cuffie e delle app software come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Esamina in dettaglio le funzionalità come chat, disattivazione audio e sostituzione dello sfondo e impara come attivare o disattivare rapidamente queste opzioni in una riunione importante.

Per quanto riguarda la tecnologia, prendi in considerazione l'utilizzo di webcam e cuffie con microfono create appositamente per le videoconferenze. Ti sorprenderà scoprire quanto possono migliorare la qualità delle tue comunicazioni.

Per offrire un'immagine ottimale ed evitare angolazioni e inquadrature non adatte, posiziona la videocamera a livello degli occhi e a una distanza adeguata dal viso. Disattiva l'audio quando non parli per ridurre il rumore di fondo. Questi piccoli accorgimenti possono fare la differenza nel modo in cui gli altri partecipanti percepiscono le tue comunicazioni.

Esercitati, esercitati, esercitati

Per alcuni sembra così facile... Come ci riescono?

Esercitandosi. Anche tu puoi riuscirci. Prova a creare una riunione con un membro della tua famiglia (o da solo) e registrati mentre parli. Ora riproduci la registrazione e analizza come ti vedono gli altri partecipanti. Com'è l'illuminazione? La tua voce si sente bene? Com'è lo sfondo? Non esitare a consultare video, podcast e altri suggerimenti online per migliorare la tua performance audio e video.

Elimina le distrazioni

Una volta che hai acquisito fiducia con la tecnologia, hai fatto delle prove e sei pronto per la tua riunione, l'ultima cosa che desideri è un'interruzione. Una notifica e-mail, una chiamata inattesa, un messaggio: tutti questi elementi possono interrompere il flusso e creare una distrazione. Considera la possibilità di chiudere altre app, silenziare il telefono e così via, almeno per la durata della riunione.

Dai risalto alla tua personalità in video.

Durante la riunione, utilizza queste tecniche per trasmettere un'immagine di disinvoltura, coinvolgimento e professionalità:

• Guarda direttamente la videocamera per stabilire un "contatto visivo" con le persone alle quali ti rivolgi.

• Evita il più possibile di guardare i tuoi appunti o di distogliere lo sguardo.

• Pronuncia il nome delle persone alle quali ti rivolgi, per generare una sensazione di coinvolgimento.

• Varia il tono della tua voce per esprimere socialità e personalità, una tecnica che viene insegnata a telegiornalisti e attori.

Sii presente. Sii socievole. Sii autentico.

L'efficienza è sempre una priorità nel business, ma di questi tempi è ammesso (e anche incoraggiato) un certo rilassamento dell'efficienza a favore della socializzazione tra i partecipanti.

In questo periodo di distanziamento sociale molte persone sentono un'esigenza più marcata di stabilire una connessione personale con i colleghi. Va ricordato che da quando lavoriamo tutti da casa, le conversazioni casuali nei corridoi o alla macchina del caffè sono scomparse. Pertanto all'inizio della riunione può essere utile dedicare qualche minuto ai saluti, allo scambio di notizie e alla riconnessione sociale in generale. Dedica del tempo a creare un'atmosfera di socialità. È essenziale per rapporti professionali ottimali.

Gli esperti sostengono anche che nelle comunicazioni video la caratteristica più importante è l'autenticità, non la perfezione. Pertanto sentiti libero di essere te stesso, ovviamente sempre entro i limiti di una riunione di lavoro. E soprattutto sii presente.

Aiuta gli altri a partecipare alla conversazione

La percezione di un ambiente di videoconferenza formale può far sentire i nuovi partecipanti a disagio o limitare il loro interesse a partecipare o a intervenire. Per superare questa fase è spesso utile pensare a queste videoconferenze come a semplici conversazioni. Gli organizzatori delle riunioni possono promuovere questo aspetto rivolgendosi direttamente ai singoli partecipanti e invitandoli a intervenire. Ad esempio: "Jasmine, la tua esperienza in questo campo è importante. Qual è la tua opinione in merito?"

Ripeti spesso le informazioni

In questo caso la ridondanza è una qualità. A causa dei limiti imposti dalla tecnologia, spesso i partecipanti non riescono a udire tutto ciò che viene detto. Possono avere problemi di connettività intermittente o venire interrotti da situazioni che si verificano nel loro ambiente (per i motivi citati in precedenza). Inoltre, senza volerlo, a volte più partecipanti alla videoconferenza parlano allo stesso tempo. 

Quale che sia la causa, puoi far sentire i partecipanti a proprio agio e comunicare i tuoi contenuti in modo più efficace prendendo atto delle interruzioni e preparandoti a ripetere i punti chiave e a riassumere i contenuti e le fasi successive.

Un ultimo consiglio: sii tollerante.

Molte persone hanno esperienza nell'organizzazione di videoconferenze e presentazioni a distanza, ad esempio da casa. Magari tu sei una di quelle. Ma molti si stanno avvicinando solo ora a questa modalità. È importante tollerare atteggiamenti iniziali di timidezza o disagio. Come te, anche gli altri apprenderanno rapidamente.