Het probleem met ongelijke hybride vergaderingen
In een typische hybride vergadering missen deelnemers op afstand de non-verbale signalen die ze normaal gesproken zouden krijgen, samen met de algemene context (bijvoorbeeld de mogelijkheid om bij te houden wie er aan het woord is). Wanneer de camera alleen de actieve spreker in beeld brengt, kunnen deelnemers op afstand reacties zoals lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en andere signalen mislopen die essentieel zijn voor de communicatie.
Dit heeft ook invloed op fysieke deelnemers. Fysieke deelnemers aan hybride vergaderingen hebben vaak moeite om deelnemers op afstand volledig te zien en te horen vanwege de slechte visuele en audiokwaliteit. Hierdoor voelen ze zich vaak niet verbonden met degenen die op afstand deelnemen en zullen ze zich instinctief concentreren op degenen die fysiek aanwezig zijn in de ruimte in plaats van op degenen die op het scherm staan.
Wanneer deelnemers op afstand die vanwege technische beperkingen in vergaderingen zich meer op de achtergrond blijven, dan kan dit leiden tot het zogeheten 'proximity bias'.1Proximity bias doet zich voor wanneer werknemers op kantoor willekeurige voordelen behalen ten opzichte van werknemers op afstand vanwege hun locatie. Het is het resultaat van het 'uit het oog, uit het hart'-effect dat optreedt wanneer deelnemers op afstand moeilijk te zien en te horen zijn. Dit leidt tot een voorspelbaar patroon: ongelijke deelname, terugtrekking, vergaderingen die minder productief zijn en ontevreden werknemers.
Deelnemers op afstand uitsluiten van hybride vergaderingen is geen duurzame benadering van het nieuwe werken. Het kan resulteren in werknemers die zich machteloos voelen en moeite hebben om gesprekken te beïnvloeden, invloed uit te oefenen op besluiten en dingen voor elkaar te krijgen, samen met een verdeelde werkcultuur. Het wordt steeds dringender om dit probleem op te lossen en de hybride vergaderervaring voor alle deelnemers even toegankelijk te maken, met gelijke zichtbaarheid en aanwezigheid.
