Beperkingen van bestaande oplossingen voor het gebruik van whiteboards tijdens videovergaderingen
Het grootste probleem van het whiteboard tijdens videovergaderingen is misschien wel dat deelnemers op afstand zelden actief betrokken zijn, in tegenstelling tot de mensen in de vergaderruimte. Deelnemers op afstand voelen zich buitengesloten. Hun inbreng en meningen zijn weliswaar waardevol, maar worden geen onderdeel van de discussie.
Dit gebeurt uiteraard niet bewust. Het probleem is dat organisatoren van vergaderingen moeite hebben om het whiteboard op een effectieve manier in videovergaderingen te integreren.
In sommige gevallen richt de organisator van een vergadering een videovergadercamera of webcam op het whiteboard, maar de persoon die erop schrijft blokkeert vaak een deel van het zicht. Zelfs als die persoon uit beeld stapt, kan het whiteboard moeilijk leesbaar blijven. Bijvoorbeeld door de grootte van de afbeelding, de weerkaatsing van lichten en ramen, of een vervormd perspectief van de camerahoek.
In sommige gevallen nemen mensen foto's van het whiteboard om deze met deelnemers op afstand te delen. Als de foto's pas na afloop van de vergadering worden doorgestuurd, is het al te laat voor deelnemers op afstand om nog een bijdrage te leveren. Als de foto's tijdens de vergadering worden verstuurd, zijn de deelnemers in de vergaderruimte mogelijk alweer verdergegaan tegen de tijd dat de deelnemers op afstand kunnen reageren. Deze oplossingen zijn beiden niet ideaal en kunnen de creatieve stroom verstoren. Uiteindelijk voelt het voor deelnemers op afstand net alsof ze kijken naar andere mensen die samenwerken.
