Artikel: De ultieme bijeenkomst op locatie organiseren

WAT U WEL MOET DOEN

Wel doen: een duidelijk bedrijfsdoel hebben

Werknemers moeten bij u op locatie aankomen en op de hoogte zijn van wat er precies op de agenda staat en waarom.

Doelen voor uw teamvergadering moeten specifiek en tastbaar zijn. Versterk uw doelstellingen door ze allemaal aan bod te laten komen in uw breakout-sessies, discussies en presentaties.

VOORBEELD: Wanneer u aan samenwerking wilt werken, vermijd dan individuele presentaties. Vraag teams in plaats daarvan om samen te werken en gezamenlijk hun ideeën te presenteren. Het onderwerp is minder belangrijk dan het samenwerken oefenen.

Wel doen: Neem de tijd voor belangrijke "huishoudelijke" taken

Een aantal van uw nieuwere medewerkers heeft misschien nog nooit de binnenkant van uw gebouw gezien, vooral niet als ze tijdens de pandemie zijn aangenomen. Met iedereen op locatie kunt u een paar belangrijke (en leuke) huishoudelijke taken afvinken, zoals de volgende:

• Bied professionele portretfoto's aan. Uit deze activiteit kunnen nieuwe en ervaren werknemers geweldig veel voordeel halen.

• Geef een uitgebreide rondleiding. Een goede rondleiding zorgt ervoor dat externe teams minder het gevoel hebben dat ze er niet bij horen. Uw kantoor is een 'thuisbasis' en mensen moeten zich zelfverzekerd voelen terwijl ze door het hoofdkantoor lopen.

• Introduceer collega’s. Werknemers die op afstand werken bevinden zich mogelijk weinig in dezelfde ruimte als leidinggevenden in de C-suite. Als er leiders met een hoge zichtbaarheid aanwezig zijn, stel ze dan voor aan uw team. 
  

• Vier succes. Een goede schouderklop is moeilijk om te geven op afstand. Maak van de gelegenheid gebruik om mensen persoonlijk te bedanken voor hun harde werk, shoutouts te geven en prijzen uit te reiken.

TIP: de bovenstaande opties werken goed als openingsactiviteiten.

Wel doen: Deelname op afstand aanmoedigen

In het tijdperk van de ‘Anywhere Economy’ moeten bijeenkomsten overal toegankelijk zijn ongeacht de locatie. 

We snappen de intentie, u organiseert een bijeenkomst op locatie om iedereen persoonlijk bij elkaar te krijgen. Helaas is dat misschien niet voor iedereen haalbaar. Ervan uitgaande dat u al hebt geïnvesteerd in de tools voor videosamenwerking, gebruik deze dan om ervoor te zorgen dat iedereen een gelijkwaardige plek aan tafel heeft. 

Zo kunt u uw ruimte configureren voor een hybride vergadering:

• Meerdere schermen
  Gebruik een scherm om uw virtuele deelnemers constant te kunnen zien en een tweede scherm voor vergaderingsgerelateerde inhoud zoals grafieken, video's en PowerPoint-presentaties.

• Bureaus inrichten voor videogesprekken
  Richt bureaus in en stel camera's zo in dat iedereen goed in beeld is. Als virtuele deelnemers zowel de spreker als de deelnemers tegelijkertijd moeten zien, gebruik dan een extra camera.

• Zorg voor duidelijker beeld
  Een camera aan de voorkant van de ruimte werkt geweldig voor breakout-sessies, maar een videobar die op een rollende kar is gemonteerd, werkt weer beter voor open ruimtes. Overweeg hoe de activiteit er in de ruimte uit zal zien en klinken voor deelnemers op afstand, zodat u een gelijkwaardigere ervaring voor iedereen kunt garanderen.

• Audio vastleggen
  Plaats een aantal strategisch geplaatste microfoons in de ruimte, zodat virtuele deelnemers de gesprekken kunnen volgen. Dit helpt ook om omgevingsgeluid en gepraat op de achtergrond te blokkeren.

• Wees voorbereid op technische problemen
  Werk van tevoren samen met uw IT-team om veelvoorkomende technische problemen zoals met de wifiverbinding en implementatie van videosystemen te voorkomen.

WAT U NIET MOET DOEN

Niet doen: afstand doen van autoriteit

Probeer niet buiten uw rol van 'baas' te treden om 'één te zijn met het team'. Uw team vertrouwt erop dat u de leiding neemt tijdens de bijeenkomst op locatie, net zoals ze vertrouwen op uw leiderschap tijdens het werk.

Gebruik uw positie als leider om vergaderactiviteiten te beheren en te begeleiden, het goede voorbeeld te geven wat betreft deelname en betrokkenheid te bevorderen. 

Niet doen: competitieve teambuilding

Wat is er erger dan verplicht plezier? Een verplichte wedstrijd die zogenaamd leuk moet zijn. 

Competitieve teambuilding hoort niet thuis op de bedrijfswerkplek. U kunt onderlinge cohesie en verbinding creëren zonder de ene medewerker tegen de andere op te zetten.

Teambuilding activiteiten die saamhorigheid creëren:

• Filantropische activiteiten (een huis bouwen)

• Samen een maaltijd bereiden en ervan genieten als groep (mogelijk moet dit in kleine groepen worden gedaan) 

• Escape room-activiteiten waarbij iedereen moet samenwerken om een probleem of een puzzel op te lossen

Competitieve teambuildingactiviteiten om te vermijden:

• Karten 

• Lasergamen

• Paintballen 

• Olympische spellen (touwtrekken/estafetteloop)

Uw mantra voor uw team op locatie moet ‘met z'n allen voor één’ zijn en niet ‘één tegen allen’.

De optimale bijeenkomst op locatie is doelgericht gepland

"Een optimale bijeenkomst op locatie heeft een gemengd programma van inspiratie, teamplezier, samenwerking en planning, ongeveer evenredig verdeeld" - Hayley Nelson, Global Head of B2B Marketing bij Logitech 

Het plannen van een succesvolle bijeenkomst op locatie is mogelijk als u doelgerichte plannen maakt en bewuste doelen stelt. 

Cassie LaMere is de oprichter van Cassie LaMere Events, een bureau dat teambijeenkomsten heeft gepland voor Fortune 500-bedrijven. Volgens Cassie is een goed geplande bijeenkomst op locatie een geweldige kans om de normen en ideeën van het merk te versterken.

"Uw team zal waarschijnlijk over hun ervaring plaatsen op sociale media, dus beschouw dit als een kans om huidige en toekomstige klanten te bereiken, evenals potentiële nieuwe medewerkers", zegt ze. "Bovendien is een bijeenkomst op locatie met voorbedachten rade een geweldig moment voor uw team om meer betekenisvolle connecties op te bouwen, of ze nu in het echte leven of virtueel deelnemen."

Dit is uw kans om iedereen samen te brengen, en terug naar kantoor te halen. Of u nou uw ruimte opnieuw hebt ontworpen of niet, dit is de kans om uw team er weer te verwelkomen. Dit is het aangewezen moment voor u om contact te leggen met nieuwe medewerkers, hard werk te vieren en uw team vooruit te helpen.