Intuïtieve ruimteplanning mogelijk maken in uw organisatie

Niet-intuïtieve ruimteplanning is voor iedereen lastig

Stelt u zich eens voor dat de marketingmanager van uw team een medewerker vraagt om op het laatste moment deel te nemen aan een videogesprek om een gevoelig project te bespreken. Die werknemer moet snel een beschikbare vergaderruimte met video kunnen vinden zonder vooraf te reserveren. Misschien is de enige beschikbare aanwijzing een kaart aan de muur die laat zien waar de vergaderruimtes zijn. Deze laat echter niet zien welke ruimtes er bezet zijn.

Die medewerker moet door de gangen dwalen, op deuren kloppen en lopende vergaderingen verstoren totdat er een geschikte ruimte beschikbaar is.

De gevolgen van het slecht boeken van ruimtes zijn verstrekkend.

• Op werknemersniveau wordt er tijd verspild, vergaderingen komen onnodig vol stress te zitten en onderbroken samenwerking wordt routine.
• IT-teams kunnen dure schermen tegenkomen die niet schaalbaar zijn of niet speciaal ontworpen zijn voor ruimteplanning. Als die tools niet eenvoudig te gebruiken zijn, kunnen supporttickets toenemen en apparaten ongebruikt blijven.
• Ook facilitaire en operationele teams zijn niet immuun, omdat omslachtige implementaties niet opgewassen zijn tegen hybride werkbehoeften, zoals het snel vinden van en deelnemen aan vergaderingen. Bovendien nemen onderbenutte tools kantoorruimte in beslag die beter gebruikt kan worden.

Iedereen in uw organisatie profiteert van tools die voldoen aan opkomende kantoorbehoeften, zoals snelle planning, schermen die altijd aanstaan en hybride oplossingen.

Speciaal ontworpen planningstools worden de norm

Net zoals kantoren zich altijd hebben aangepast aan belangrijke gebeurtenissen en nieuwe technologie, vereist het tijdperk van hybride werken zijn eigen vooruitgang. Met andere woorden, tools waarmee mensen gemakkelijker vergaderingen kunnen boeken, vinden en eraan deelnemen. Bekijk deze voor- en na-scenario's om te zien hoe doelgerichte planningstools het werk voor uw hele organisatie kunnen verbeteren.

Veelvoorkomende problemen met vergaderruimtes oplossen:

De oude manier: Werknemers verspillen hun tijd met slenteren door de gangen terwijl ze op zoek zijn naar beschikbare vergaderruimtes.
De nieuwe manier: Planningspanelen die buiten elke vergaderruimte zijn bevestigd, hebben rode en groene lampjes om op afstand de beschikbaarheid aan te geven.

De oude manier: Bij elkaar geraapte oplossingen voor ruimteplanning zijn niet intuïtief en zijn er niet voor gemaakt om de hele dag door gebruikt te worden.
De nieuwe manier: Speciaal ontworpen ruimteplanners die altijd ingeschakeld zijn, zorgen dat plannen eenvoudiger is.

De oude manier: IT besteedt veel geld aan het opzetten en onderhouden van inefficiënte ruimteplanners en wayfindingtools.
De nieuwe manier: IT kan planningsapparaten snel implementeren en beheren vanaf één plek.

De oude manier: Onhandige, niet-intuïtieve ruimteplanners weerhouden mensen ervan ze daadwerkelijk te gebruiken.
De nieuwe manier: Met intuïtieve tools kunnen werknemers vergaderingen plannen en meteen opzoeken, zonder dat ze er iets extra's voor hoeven leren.