In de afgelopen 10 jaar is videovergaderen gestaag toegenomen naarmate internationale bedrijven overstapten van fysieke vergaderingen en teleconferenties naar videovergaderingen. Maar zoals we hebben gezien, kan een crisis zoals de huidige pandemie de ingebruikname van nieuwe technologie versnellen en ons gedrag permanent veranderen. Dat lijkt zeker het geval te zijn voor videovergaderingen.       

De vraag is: bent u er klaar voor?

IT-medewerkers die instaan voor het voorzien en beheren van videovergadersystemen, hebben nu de kans om de nieuwe golf van video-implementatie voor te zijn. Terwijl mensen thuis werken, hebben IT-teams tijd om te werken aan:

• Operationele gereedheid
• Nieuwe technologische eisen en budgetten
• Tools voor apparaatbeheer op afstand

Updates en andere operationele vereisten.

Nu de meeste werknemers thuiswerken is dit een goed moment om ervoor te zorgen dat apparaten en systemen in vergaderruimtes up-to-date zijn, door software en firmware voor uw videovergaderapparatuur bij te werken. Heeft u nieuwe functies zoals auto-framing al ingesteld? Zo niet, is het misschien interessant om die updates nu door te voeren. U kunt deze tijd ook gebruiken om ruimtes klaar te maken voor videovergaderen terwijl ze niet in gebruik zijn. 

Dit is ook een goede gelegenheid om te kijken naar  beveiligingsbeleid en -systemen om videovergaderingen (en gedeelde inhoud) te beschermen tegen indringers en ongenode gasten.

Plan voor meer videovergaderingen en stem uw budget erop af.

Nu zakelijke gebruikers snel overstappen van telefoon naar video en ze het liefst via videovergaderingen communiceren, hebben ze ook nieuwe hardware nodig om die vereisten te ondersteunen. Dat betekent dat ze desktopcomputers door laptops moeten vervangen of laptops moeten upgraden om intensieve videosoftware aan te kunnen. U kunt ook de vervangingscyclus van laptops verkorten om hieraan te voldoen. 

Als gebruikers eenmaal zien hoe onvoorspelbaar verlichting en geluid kunnen zijn in een normaal thuiskantoor, zullen ze wellicht  ook vragen om webcams, headsets en andere randapparaten die de videovergadering voor zichzelf en anderen aangenamer maken.

En deze veranderingen zijn natuurlijk ook van invloed op het budget van IT. Voor overheidsinstellingen en organisaties waarvan het boekjaar vaak op 1 juli begint, is dit een goed moment om te kijken naar het IT-budget en te bepalen of de prioriteiten moeten worden aangepast voordat de thuisblijfplicht wordt opgeheven. Maar elk bedrijf moet stilstaan bij de implicaties van de snelle opkomst van video-implementatie en ervoor moeten zorgen dat hun budgetten deze realiteit weerspiegelen.

Overweeg tools voor toepassings- en apparaatbeheer op afstand te gebruiken. 

Naarmate het aantal vergaderruimtes en -apparaten in uw organisatie toeneemt, wordt het steeds nuttiger om een tool voor extern apparaatbeheer in gebruik te nemen. Met deze toepassingen kunt u eenvoudig vergaderruimtes, apparaten en software implementeren en beheren. U kunt productupgrades en bugfixes uitvoeren om ervoor te zorgen dat systemen en vergaderruimtes goed werken en up-to-date zijn. Ze bieden real-time inzichten in problemen met vergaderruimtes zodat u ze kunt oplossen nog voordat ze een vergadering beïnvloeden.

En natuurlijk kunnen deze taken ook sneller op afstand worden verricht zodat u zo min mogelijk naar de locatie hoeft te gaan.

Een tool voor apparaatbeheer op afstand is net zo belangrijk en kan waardevolle inzichten bieden in bijvoorbeeld het gebruik van een ruimte. Deze gegevens kunnen dan worden gebruikt om efficiënter vergaderingen te plannen en hardware te leveren. Voor meer informatie over de tool van Logitech voor extern apparaatbeheer voor videovergaderingen, bekijkt u Logitech Sync.

Leg de stappen die u onderneemt vast.

Tot slot is het raadzaam de stappen vast te leggen die u onderneemt om video-oplossingen in uw bedrijf te implementeren. Voor veel organisaties brengt deze overstap een versnelling van bestaande initiatieven teweeg. Mogelijk moet u budgetverzoeken onderbouwen als gevolg van veranderende prioriteiten en snelle video-implementatie. Door management inzicht te geven in het werk dat u verricht, kunt u het vereiste budget duidelijker maken.

Maak de aanpassing voor een werkomgeving die zowel tijdelijk als permanent is.

Het staat buiten kijf dat de recente wereldwijde gebeurtenissen de trend in thuiswerken en flexwerken in een stroomversnelling hebben gebracht.  We weten dat de huidige thuisblijfplicht met de veranderende situatie mee zal evolueren, maar we mogen niet verwachten dat alles zomaar terugkeert naar hoe het vroeger was. Het lijkt vanzelfsprekend dat zakenreizen zullen verminderen en dat videovergaderen en thuiswerken zullen toenemen. 

IT-managers zouden er goed aan doen om deze situatie proactief aan te pakken en zich voor te bereiden op een nog grotere golf van videovergaderen en video-implementatie. Hiermee kunnen ze aan de behoeften van de gebruiker voldoen en ondertussen ondersteuningsverzoeken en problemen tot een minimum beperken.