Kleine vergaderruimtes zijn plotseling een grote issue.

Maar zijn natuurlijk nog steeds klein. Kleine vergaderruimtes, ook wel teamruimtes genoemd, zijn ontworpen voor kleine groepen mensen. Daarbij gaat het maximaal om zes personen per vergadering, maar meestal zijn er slechts twee tot drie deelnemers. Dat is niet veranderd. Het aantal kleine vergaderruimtes is echter wel veranderd.

Analisten van Frost & Sullivan definiëren een teamruimte als een ruimte van ongeveer 10 tot 15 vierkante meter met een capaciteit van 4-6 personen. Vóór 2020 werd ongeveer 10% van alle vergaderruimtes gezien als teamruimte. Frost & Sullivan verwacht dat bijna 75% van alle videovergaderingen in 2024 zal plaatsvinden in teamruimtes.

Als u in een onderneming of organisatie werkt die momenteel haar vergaderruimtestrategie herziet en veel meer teamruimtes en kleine vergaderruimtes creëert, zijn er enkele belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden. Kleinere ruimtes hebben namelijk specifieke vereisten die hen onderscheiden van grotere vergaderruimtes.

De juiste camera voor de videovergadering kiezen

De twee belangrijkste criteria waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een videovergadercamera, zijn het gezichtsveld en de afmetingen van de camera.

In grote vergaderruimtes staan doorgaans lange, smalle vergadertafels. De deelnemers zitten vaak ver weg van de camera. In kleine vergaderruimtes zitten de deelnemers vaak juist dicht bij elkaar en vlak bij de camera en microfoon. (Daarom noemen we zulke ruimtes dan ook teamruimtes.) Er is een groothoeklens nodig om ervoor te zorgen dat iedereen zich binnen het gezichtsveld van de camera bevindt. In dat opzicht zijn ook pan- en kantelfuncties interessant. Ze maken het makkelijker om iedereen rond de vergadertafel zichtbaar te maken voor gesprekspartners die aan de andere kant zitten.

Het volgende punt is de grootte: kleinere camera's zijn geschikt voor kleinere ruimtes. De camera mag niet te veel opvallen. De ingebouwde speakers en microfoon, die al dan niet zijn inbegrepen, moeten niet even luid zijn of even ver projecteren als speakers en microfoons voor grotere ruimtes. Een compacte alles-in-één vergadercamera met ingebouwde speakers is daarom een goede keuze.

Hoogwaardig geluid garanderen 

U bent misschien geneigd om in een kleine ruimte een eenvoudige webcam te gebruiken. Hieronder staan enkele redenen om dat niet te doen. De in een webcam ingebouwde speakers, indien aanwezig, zijn ontworpen voor slechts één deelnemer. Dat kan voor problemen zorgen in vergaderingen met zes personen.

Hoogwaardige vergadercamera's zijn uitgerust met geoptimaliseerde audiocomponenten die ervoor zorgen dat alle deelnemers kunnen horen en gehoord kunnen worden. Dankzij automatische nivellering en ruisonderdrukking zijn zachte stemmen even verstaanbaar als hardere stemmen. Een beamforming-microfoon is ook handig. Deze microfoon pikt de stem van de huidige spreker op met extra precisie. Dergelijke audiofuncties zijn vooral belangrijk in open vergaderruimtes met grote kans op veel achtergrondgeluid.

De ruimte en apparatuur beheren

Groeit het aantal vergaderruimtes binnen uw organisatie? Dan bent u vast op zoek naar een eenvoudige en efficiënte manier om de status van alle hardwareapparaten en softwaretoepassingen in deze ruimtes te volgen.

Daarom kiezen sommige organisaties voor een nieuw soort vergadercamera's die kunnen worden gebruikt als standalone-apparaten, zoals videobalken of alles-in-één apparaten. Dergelijke vergadercamera's hoeft u niet aan te sluiten op een afzonderlijke computer. Ze kunnen rechtstreeks verbonden worden met het scherm in de ruimte en hebben een eigen besturingssysteem waarop u de cloudvideoservice kunt starten. In vergelijking met afzonderlijke video-apparaten en computers zijn videobars makkelijker te installeren en eenvoudiger te beheren en te updaten.

AI en analyse worden ook steeds belangrijker voor het ruimtebeheer. Deze functies bieden waardevolle inzichten in ruimtegebruik: welke ruimtes worden gebruikt en welke niet, hoeveel mensen nemen deel aan vergaderingen, enz. Op basis van dergelijke inzichten kunt u beter gefundeerde beslissingen nemen over het efficiënte gebruik van vergaderruimtes en vastgoed.

Technische problemen proactief oplossen

Een van de manieren om de zorgen van uw IT-team en de deelnemers van vergaderingen weg te nemen is door de status van ruimtes op afstand te controleren en knelpunten te ontdekken voordat werknemers bellen of een ticket openen. Nog beter is het als u onmiddellijk meldingen ontvangt zodra een apparaat niet werkt of software moet worden geüpdatet.

Overweeg daarom het gebruik van softwaretoepassingen zoals Logitech Sync. Dat is een gratis tool met een duidelijk en eenvoudig leesbaar dashboard over de status van alle ruimtes. Met Sync kunt u bovendien op afstand software- en firmware-updates uitvoeren, waar u ook bent.

De gebruikservaring van werknemers vereenvoudigen

De gebruikservaring van werknemers moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Werknemers willen hulpmiddelen die makkelijk, intuïtief en goed ontworpen zijn. Een uitstekende gebruikerservaring leidt tot een bredere acceptatie en draagt bij tot succesvolle implementaties.

Hiervoor kunt u bijvoorbeeld consoles implementeren waarmee werknemers met slechts één tik een vergadering kunnen starten en stoppen. Bij de nieuwere ruimtecontrollers kunnen mensen zelfs hun stem gebruiken voor een handsfree ervaring. Deze controllers worden meestal aan de muur bevestigd om ruimte te besparen en vergadertafels netjes te houden.

Werknemers willen ook flexibiliteit. Uw organisatie gebruikt standaard misschien één cloudvideoprovider voor vergaderruimtes. Werknemers worden soms echter uitgenodigd voor vergaderingen van partners of collega's die met andere videotoepassingen werken. Met een product als Logitech Swytch kunnen werknemers een teamruimte binnenstappen, hun eigen laptop aansluiten en onmiddellijk beginnen te presenteren of streamen via een cloudvideoservice naar keuze.

De ruimte optimaliseren

Wanneer u een vergader- of teamruimte ontwerpt of selecteert, neem dan de tijd om rekening te houden met een aantal factoren, zoals: 

• natuurlijke en kunstmatige verlichting,

• de kleur van de muren en meubels,

• soorten ramen en deuren en hun invloed op verlichting en privacy,

• kunst, planten en andere objecten op de achtergrond,

• andere eigenschappen van de ruimte, zoals bouwmaterialen.

Raadpleeg onze gids voor ruimtes op Logitech.com voor meer informatie over de inrichting van videovergaderingen in kleine en grote vergaderruimtes.