Bent u bent nieuw op het gebied van videovergaderingen? Misschien heeft u wel eens FaceTime gebruikt, of misschien heeft u wel eens virtuele afspraken met vrienden gehad. Misschien bent u alles nog aan het uitvogelen, net als vele anderen.

En dat is prima. De afgelopen maanden hebben een enorme verandering teweeggebracht in de manier waarop we werken en met elkaar omgaan. Wat niet veranderd is, is de waarde van goede communicatie en samenwerking. En hoewel communiceren via video anders kan zijn dan face-to-face-communicatie, kunnen we net zo effectief zijn dankzij een aantal snelle en handige tips.

U moet zich beseffen dat we ons in een onbekende situatie bevinden.

We moeten erkennen waar we nu zijn. Werken op afstand is voor velen onder ons, die nog geen kans hebben gehad voor een omgeving zonder afleiding te zorgen, een plotselinge verandering geweest.

Als u niet altijd in staat bent om de ruimte waarin u zich bevindt te beheren, zeggen deskundigen dat het beter is om op voorhand uit te leggen in wat voor situatie u zich bevindt en dat er mogelijk onderbrekingen kunnen zijn. Bijvoorbeeld: "Ik wil jullie voordat we beginnen even laten weten dat mijn kinderen hier bij mij zijn, en dat ze mogelijk onverwacht kunnen verschijnen." Of: "Ik verontschuldig me alvast voor het geval het hier luidruchtig wordt en ik mezelf moet dempen."

Leer de technologie kennen.

Een van de beste stappen die u kunt ondernemen is wat tijd door te brengen met uw technologie. Daarmee bedoelen we uw webcam (als u die heeft), speakers en/of hoofdtelefoon, en uw softwaretoepassingen, of dit nu Zoom, Microsoft Teams, Google Meet of een andere provider is. Bekijk functies zoals chatten, dempen en achtergrondvervanging om er zeker van te zijn dat u waar nodig deze opties snel kunt in- en uitschakelen tijdens een belangrijke vergadering.

Overweeg webcams en headsets die speciaal zijn ontworpen voor videovergaderingen te gebruiken. U zult versteld staan van hoeveel beter u zal klinken.

Plaats de camera op ooghoogte en ver genoeg van uw gezicht om er zo goed mogelijk uit te zien en ongemakkelijke camerahoeken en framing te voorkomen. Zorg er ook voor dat u zichzelf dempt wanneer u niet aan het woord bent om het achtergrondgeluid te verminderen. Aandacht voor deze kleine details kan een groot verschil maken in de manier waarop u overkomt.

Oefenen, oefenen, oefenen.

Het ziet er zo makkelijk uit bij sommigen! Hoe doen ze dat?

Ze oefenen. En jij kan dat ook. Probeer een vergadering te organiseren met een familielid (of gewoon alleen) en neem uzelf op terwijl u spreekt. Speel de opname opnieuw af om te zien hoe u voor anderen klinkt. Hoe ziet de belichting eruit? Kunt u zichzelf horen? Hoe ziet uw achtergrond eruit? Aarzel niet om video's, podcasts en andere online tips te bekijken om ervoor te zorgen dat u goed in beeld komt en geweldig klinkt.

Zorg dat er geen afleidingen meer zijn

Als u vertrouwd bent geraakt met de technologie, u alles uitgeprobeerd heeft en u klaar bent om uw vergadering te organiseren, kunt u geen onderbrekingen gebruiken. Een e-mailnotificatie, een onverwacht telefoontje of een sms van een familielid kunnen uw flow verstoren en u afleiden. Overweeg bijvoorbeeld andere apps af te sluiten en uw telefoon op stil te zetten tijdens de vergadering.

Laat uw persoonlijkheid op video stralen.

Als uw videovergadering eenmaal op gang is gekomen, volgen hier enkele technieken om ervoor te zorgen dat u comfortabel en betrokken overkomt, als een professional:

• Kijk recht naar de camera om 'oogcontact' te maken met uw gesprekspartners.

• Kijk niet te vaak omlaag of naar de zijkant naar uw notities.

• Spreek mensen bij hun naam aan als u met hen spreekt. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken.

• Zorg voor variatie in uw toon om vriendelijkheid en uw persoonlijkheid naar voren te laten komen. Dit is een techniek die ook aan journalisten en toneelspelers wordt geleerd.

Wees aanwezig. Wees sociaal. Wees authentiek.

Efficiëntie is altijd een prioriteit geweest in het bedrijfsleven, maar tegenwoordig wordt het geaccepteerd (en zelfs aangemoedigd) om efficiëntie enigszins te laten varen ten behoeve van de menselijke verbinding.

In deze tijd van sociale afstand hebben velen een grotere behoefte om op persoonlijk vlak verbinding te maken met collega's. Spontane gesprekken in de gang of bij de waterkoeler vinden tenslotte niet plaats als we allemaal van huis uit werken. Met dat in gedachten kunt u overwegen om aan het begin van vergaderingen mensen een paar minuten de tijd geven sociaal te zijn, nieuws te delen en gewoon even gedag te zeggen. Neem de tijd om mensen onderling een band op te laten bouwen. Dit is essentieel voor een goede gang van zaken.

Deskundigen zeggen ook dat wat de meeste impact heeft bij videocommunicatie is authenticiteit, niet perfectie. Dus wees vooral jezelf - op gepaste wijze voor de vergadering, natuurlijk! Wees vooral mindful.

Help anderen aan het gesprek deel te nemen

Videovergaderingen worden vaak als formeel gezien. Dit kan ervoor kan zorgen dat nieuwkomers zich ongemakkelijk voelen over of bang zijn voor deelname aan de vergadering, of om het woord te nemen. Het helpt vaak om vergaderingen eerder te zien als gesprekken om korte metten te maken met dit gevoel. De organisatoren van de vergadering kunnen dit bevorderen door rechtstreeks met de personen in de vergadering te spreken en hen uit te nodigen actief deel te nemen. Bijvoorbeeld, “Jasmine, ik waardeer uw expertise bijzonder. Wat denkt u hierover?”

Herhaal informatie op tijd en regelmatig

Dit is het enige moment waarop redundantie goed is. Door technologische afwegingen hebben mensen vaak moeite om alles te horen wat er gezegd wordt. Ze kunnen een haperende verbinding hebben, of worden onderbroken door dingen in hun omgeving (bovenstaande redenen). Mensen hebben ook de neiging om door elkaar heen praten tijdens videogesprekken. Niet opzettelijk, natuurlijk. 

Wat de reden ook is, u kunt mensen op hun gemak stellen en uw informatie effectiever doorgeven als u verstoringen accepteert en de tijd neemt om belangrijke punten te herhalen, en de inhoud en volgende stappen samenvat.

Tot slot nog een laatste advies: Wees vergevingsgezind.

Sommigen hebben duidelijk veel meer ervaring met het organiseren van videovergaderingen en het geven van presentaties op andere locaties, zoals thuis. Misschien bent u die persoon wel. Maar velen van ons zijn alles nog aan het uitvogelen. Laten we iedereen de ruimte geven om wat onhandig of ongemakkelijk te zijn in het begin. Net zoals dat bij u is gebeurd, komt het ook bij hen wel goed.