Une meilleure approche des tableaux blancs virtuels

En quoi les tableaux blancs sont essentiels à la collaboration

Les équipes utilisent souvent des présentations, des feuilles de calcul et d’autres documents pour partager des informations au cours de réunions et mener des discussions. Toutefois, ces formats ne sont pas optimisés pour la réflexion fluide, non structurée et non virtuelle qui est privilégiée lorsqu’il s’agit d’explorer des concepts ou une conception visuelle.

Dans le cas des séances de réflexion et d’idéation, les tableaux blancs représentent l’outil parfait. Ces outils de collaboration peuvent prendre diverses formes, notamment des tableaux effaçables, des murs de tableaux blancs, voire des vitres. Ils sont utiles pour faire des diagrammes, illustrer des concepts, prendre librement des notes, organiser des idées avec des post-its, etc. Et ils fonctionnent également si tous les participants sont présents dans la même salle. Mais qu’en est-il des réunions dont certains participants sont à distance ?

Les limites des approches existantes des tableaux blancs pendant les réunions vidéo

Lorsque l’on utilise un tableau blanc pour une réunion vidéo, le principal problème est certainement que les participants à distance sont rarement impliqués au même niveau que les personnes présentes sur place. Les participants à distance ont la sensation d’être exclus. Leurs retours et leurs opinions, malgré leur valeur, ne sont pas associés à la discussion.

Évidemment, cela n’est pas intentionnel. Malheureusement, les organisateurs des réunions ont des difficultés à intégrer efficacement les tableaux blancs dans les réunions vidéo.

L’organisateur d’une réunion placera parfois une caméra de visioconférence ou une webcam en direction du tableau blanc, mais la personne qui écrit dessus bloque souvent une partie du champ de vision. Même lorsque cette personne sort du cadre, le tableau blanc peut être difficile à lire, du fait de la taille de l’image, des reflets de lumière ou des fenêtres, ou encore d’une perspective biaisée.

Les participants en arrivent même parfois à prendre des photos du tableau blanc pour les envoyer à leurs collègues à distance. Si ces photos sont envoyées après la réunion, les participants à distance ne peuvent plus contribuer. Si elles leur sont envoyées pendant l’entretien, il est possible que les participants présents sur place soient déjà passés à autre chose lorsque ceux à distance répondent. Aucune des deux possibilités n’est idéale, et les deux risquent de perturber le rythme de création. Quoi qu’il en soit, pour les participants à distance, cela revient à regarder les autres collaborer.

Que dire des tableaux blancs interactifs ?

Des entreprises ont opté pour une troisième approche : celle d’acheter des « tableaux blancs interactifs ». Ces écrans numériques simulent un tableau blanc ou un tableau effaçable traditionnel. Lorsque la personne qui s’en sert est entraînée à l’utiliser, le tableau blanc numérique peut constituer un outil efficace.

Cependant, compte tenu du coût et de la complexité de cette solution, les entreprises peuvent être tentées de n’acheter qu’un nombre limité de tableaux blancs interactifs et de les répartir de manière stratégique au sein de l’entreprise. Ainsi, lorsque plusieurs équipes ont besoin en même temps d’explorer des concepts, de visualiser des modèles de conception ou de démarrer rapidement une séance de réflexion improvisée, il est peu probable qu’elles aillent chercher un tableau blanc interactif pour l’amener dans leur salle et essayer de l’intégrer à leur réunion.

Existe-t-il une autre approche ?

Nous estimons qu’il existe une meilleure approche. La solution idéale du problème de l’intégration des tableaux blancs dans les réunions vidéo doit remplir les critères suivants :

• Elle doit généraliser l’expérience de collaboration, afin de garantir que tous les participants puissent contribuer librement à la conversation.
• Elle doit être simple à manipuler : plus c’est simple, mieux c’est.
• Elle doit tirer profit d’un processus existant et exploiter le caractère familier des tableaux blancs, afin de pousser les utilisateurs à s’en servir.
• Elle doit étendre l’écosystème de votre salle de réunion et s’allier sans accroc à vos autres dispositifs et applications de visioconférence.
• Elle doit être facile et rapide à mettre en place, afin d’être déployée à travers l’intégralité des salles de réunion de votre entreprise.