Article: Statistiques des entreprises qui construisent des bureaux flexibles

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Rendu du nouveau bureau Logitech

Alors que le monde s’ouvre à nouveau, un nombre croissant d’employeurs souhaitent que leurs collaborateurs reviennent plus souvent au bureau, voire à plein temps. Les employés, quant à eux, souhaitent ardemment des horaires flexibles et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les deux peuvent-ils coexister? Est-il possible de combler le fossé entre les attentes des employeurs et celles des employés? 

Nous voulions comprendre le paysage hybride actuel. Nous nous sommes donc entretenus avec des experts de sociétés leaders sur le marché comme Indeed pour connaître les choses à faire et les choses à éviter pour mettre en place un environnement hybride efficace.

Dans cet article, nous allons résumer les enseignements tirés d'exemples concrets. Comment les entreprises abordent-elles le travail hybride? Quelles stratégies ont fait leurs preuves?

Définir des objectifs commerciaux et inclure la contribution des employés

Voici une chose que nous avons entendue haut et fort : Quel que soit votre environnement hybride, il doit prendre en charge vos objectifs métier. Bien sûr, vous voulez que vos employés soient heureux, mais une structure doit également être mise en place pour déterminer où, quand et comment travailler pour vous assurer que vos objectifs sont atteints. 

"""Aujourd'hui, les entreprises performantes doivent comprendre que la création d'espaces de travail et de collaboration exceptionnels donnera des résultats, que ce soit au bureau, à la maison ou dans une situation hybride"", explique David Brown, responsable de l'expérience de marque chez DIRTT." qui propose une construction industrialisée pour les espaces intérieurs. « Il est essentiel de créer le bon environnement pour les équipes afin d’obtenir des résultats. » 

L'équilibre entre les objectifs de l'entreprise et les attentes des employés nécessite une communication ouverte. Ce sont les dirigeants qui définissent les priorités, mais les employés doivent être impliqués dans la conversation pour définir l’environnement hybride de leur organisation. Cette collaboration peut s’instaurer à l’échelle de l’entreprise par le biais d’enquêtes auprès des collaborateurs ou de discussions entre les responsables et leurs collaborateurs directs afin de déterminer ce qui fonctionne le mieux pour tous.

 

Réunion de groupe informelle

Mais quoi que vous fassiez, ne collectez pas des informations simplement auprès de vos employés pour leur montrer que vous voulez leur avis. Vous devez l’utiliser. 

« Si vous voulez amener les employés à demander leurs commentaires, vous devez au moins en tenir compte et faire quelque chose en conséquence », explique Jenni Bedell, responsable du conseil en RH pour OneDigital, un cabinet de conseil en assurance, services financiers et RH. « La pire chose que vous puissiez faire est de demander aux employés leurs commentaires, et cela ne mènera nulle part. »

Rassemblez les données. Les commentaires des employés, mais aussi les informations en temps réel sont nécessaires. Vérifiez à quel moment les employés entrent au bureau et où ils ont tendance à se réunir. Découvrez quels bureaux et salles de conférence sont utilisés, à quel moment et par combien. Avec toutes ces données, vous pouvez ensuite commencer à concevoir ou à réaménager votre espace de bureau.

Concevez des espaces autour des personnes en donnant la priorité aux relations humaines

La perception qu’ont les gens du travail a évolué ces dernières années. Notre relation au bureau, aux autres et au travail lui-même continue d’évoluer à mesure que les priorités changent et nous réalisons à quel point les liens humains sont importants.

Nous avons tous appris pendant la pandémie, par exemple, que le télétravail présentait des avantages, comme la possibilité de se concentrer sur un « travail approfondi ». Mais le télétravail présente également des inconvénients, notamment un manque d’interaction sociale et de plus grandes frictions dans la collaboration. Il est essentiel d’être ensemble et de s’inspirer les uns des autres.

Désormais, lorsque nous abordons les bureaux, nous voulons des espaces qui peuvent accueillir du travail collaboratif et des moments de convivialité, ainsi que des moments de calme pour nous concentrer sur nos propres projets.

Au sein de la société Indeed, une entreprise qui fournit aux personnes des ressources pour rechercher et postuler à des offres d'emploi, le bureau est une destination de rassemblement, mais à des fins diverses. Les équipes commerciales travaillent sur place pour renforcer les relations de mentorat. L'équipe chargée de l'expérience utilisateur participe à plusieurs études et groupes de discussion, tirant parti de la colocalisation. D’autres se réunissent sur site pour créer et soutenir des communautés d’employés, comme un événement Latinx in Tech group ou Parents and Caregivers.

Austin tx dans le hall Indeep

Image publiée avec l’aimable autorisation d’Indeed

« Les lieux de réunion sont omniprésents, et cela a énormément changé ces trois dernières années », déclare Daniel Muraida, responsable de la conception des technologies de collaboration chez Indeed. « Et c’est d’une grande aide. Oui, cela s’exerce à distance, mais les gens aiment aussi se réunir au bureau, car cela fait tomber les barrières. »

Soyez conscient de la flexibilité

Lorsque des collaborateurs viennent au bureau, les espaces physiques doivent leur permettre de se réunir en groupes ou de travailler individuellement. La conception des bureaux doit être pensée avec soin et permettre de changer facilement d’espace. 

Cette flexibilité est un domaine dans lequel DIRTT excelle. Son activité consiste à construire des espaces dynamiques pour les entreprises et à travailler avec ses clients pour créer des bureaux utiles qui répondent à leurs besoins. 

"""Commencez par la technologie et développez votre expérience"", explique Andy Nolloth, expert en technologie intégrative chez DIRTT." « Réfléchissez à l’expérience des personnes présentes dans la salle, mais également à l’extérieur de la salle. »

Dirt Office

Crédit image: "James John Jetel, avec l’aimable autorisation de DIRTT

Nolloth propose diverses suggestions pour optimiser l'utilisation de l'espace. Prenez en compte l’éclairage, l’acoustique, les configurations à plusieurs écrans et le son grâce à des microphones modulaires, etc., afin que tout le monde puisse être vu et entendu clairement pendant les réunions. Fournissez une technologie qui permet aux gens de réserver des salles ou des espaces à distance pour la journée. Et créez des espaces malléables.

Muraida d’Indeed affirme qu’avant la pandémie, la plupart des salles de réunion d’Indeed pouvaient accueillir huit personnes ou plus. Mais maintenant que de moins en moins de personnes se réunissent sur place, l’entreprise a repensé les salles pour accueillir deux ou trois participants pour des sessions collaboratives à plus petite échelle. Et cette flexibilité en matière d’espaces permet aux équipes de se réunir rapidement de manière ponctuelle lorsqu’un problème qui peut être résolu par une petite réunion survient.

Assurez-vous que les employés sont correctement équipés pour le travail hybride

Les recherches suggèrent que donner de la flexibilité aux employés dans leurs horaires quotidiens conduit à une meilleure productivité et à des cultures organisationnelles fortes. Le rapport du Future Forum montre que dans les entreprises qui offrent plus de flexibilité dans les horaires, les employés sont mieux concentrés (64%) et sont plus productifs (39%).

La flexibilité est certainement l’un des avantages du travail hybride. Mais cela nécessite plus qu’un simple changement d’approche de gestion. Pour rendre le travail hybride possible, les entreprises doivent investir dans une technologie qui permet aux employés de basculer facilement entre les environnements: le bureau à domicile, un bureau partagé au bureau, une salle de réunion.

Où qu’ils se trouvent, les employés doivent pouvoir collaborer sur un pied d’égalité avec leurs collègues, en particulier lorsqu’ils se trouvent dans différents endroits et se réunissent virtuellement. Nous appelons cela « l’équité lors des réunions », un aspect essentiel pour le travail hybride. 

Malheureusement, de nombreux employés ne sont pas en mesure de participer pleinement aux réunions alors qu’ils sont à distance, en partie parce qu’ils ne sont pas correctement équipés. Selon une étude récente de Logitech, plus de 85 % des travailleurs à distance déclarent avoir des difficultés avec l’audio et la vidéo.

Des entreprises comme DIRTT prennent ce problème très au sérieux et s’efforcent de le résoudre. « Certaines personnes ne sont pas encore à l’aise avec le travail au bureau ou travaillent mieux à la maison », explique Nolloth de DIRTT. « Ils ne sont pas physiquement présents au bureau, mais avec la bonne technologie, ils peuvent tout de même faire entendre leur voix. » Il recommande aux entreprises de donner à leurs employés les outils dont ils ont besoin pour qu’ils se sentent inclus dans la conversation.

Un télétravailleur équipe ses collaborateurs au travail hybride

Profitez des avantages du travail hybride

En fournissant la technologie et la flexibilité adaptées aux horaires des employés, vous pourrez les rendre plus heureux et plus productifs. Dans un climat des affaires concurrentiel, ces employés sont plus susceptibles de rester dans votre entreprise. 

"""Lorsque vous permettez aux collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes et de la flexibilité, cela devient un problème d'appropriation"", explique Muraida d'Indeed." « Nous vous avons fourni les outils et l’espace dont vous avez besoin. Que pouvons-nous vous offrir de plus pour vous aider à travailler plus efficacement ? »

L'adaptation à un environnement hybride peut prendre un certain temps, mais elle est là pour durer. Si vous y réfléchissez davantage maintenant, vous pourrez effectuer une transition plus en douceur, qui améliorera votre productivité et votre efficacité. En fin de compte, les entreprises qui s’adaptent au travail hybride auront plus de succès sur le long terme. Les employés aussi.

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