Por que a área de TI é essencial para facilitar reuniões com foco e atenção?
1. Tecnologia para foco e atenção melhora o espaço
A escolha de uma tecnologia adequada para o seu espaço é fundamental, pois a combinação do espaço certo com a tecnologia certa gera grandes resultados.
A tecnologia pode aprimorar qualquer espaço de reunião para que a reunião flua melhor. Considere o uso de um quadro branco digital em uma sala para brainstorming. Para uma sala de reunião pequena, encontre uma câmera que capte todos os que estão à mesa. Se a sala for grande, inclua microfones de expansão para que todos sejam ouvidos com a mesma clareza.
A tecnologia pode ajudar a aproveitar ao máximo todo o espaço. Analise cada um dos seus espaços de reunião, como as pessoas realmente os utilizam, e faça as mudanças certas para melhorar os recursos de cada espaço.
2. Reuniões com foco e atenção são livres de distrações
Como líder da área de TI, você sabe que, se o seu trabalho é feito adequadamente, talvez as pessoas não percebam, pois tudo funciona perfeitamente e ninguém precisa ligar para você.
O mesmo vale para uma boa tecnologia.
A tecnologia para garantir foco e atenção é a tecnologia implantada para que os participantes de uma reunião se concentrem na reunião em si, em vez de se preocuparem com quem está no enquadramento da câmera ou como eles podem compartilhar a tela.
A tecnologia deve ser intuitiva e acessível. Para os participantes, isso significa que a tecnologia instalada na sala deve ser fácil de usar e exigir ajustes mínimos. Para a equipe de TI, isso significa ser capaz de gerenciar e atualizar a tecnologia remotamente; ou seja, a tecnologia requer menos intervenção direta.
3. Uma experiência uniforme dos usuários aumenta o sucesso
Mantenha a simplicidade.
Pesquisas mostraram que as reuniões são 22,7% mais bem-sucedidas quando há uma experiência de usuários uniforme em todos os espaços de reunião*. A escolha de uma tecnologia que forneça uma interface de usuário uniforme em todos os espaços de reunião também aumenta a adesão dos usuários, pois eles só precisam aprender a usar o novo sistema uma vez.
E, ao escolher a tecnologia, sempre compensa escolher uma tecnologia otimizada para o software que a sua empresa já usa.
4. As videochamadas são mais envolventes
Quando se trata de reuniões com foco e atenção, o que importa é a integração humana.
Quando os participantes de uma reunião podem estabelecer uma conexão real com alguém em uma videochamada (em comparação com um telefonema), é mais provável que eles se concentrem na reunião e permaneçam atentos o tempo todo, pois podem ver e ser vistos.
Ao equipar todas as salas com vídeo, é possível acabar com hábitos ruins em reuniões que ocorrem durante as chamadas telefônicas, como verificar o telefone e usar o laptop, para garantir que todos participem da reunião com foco e atenção.
