打造虚拟白板的一种更好方法

为什么白板是协作的核心

团队经常使用演示文稿、电子表格和其他文档在会议和主持讨论中分享信息。但是，这些格式并未针对人们在探索概念或视觉设计时更喜欢进行的非结构化、顺畅且非数字化的头脑风暴活动进行优化。

对于视觉性的头脑风暴和构思，白板是理想的工具。此类协作工具拥有多种形式，包括干擦板、白板墙甚至玻璃板。它们非常适合图解、说明概念、自由记录、使用便笺组织想法等等。当所有与会者都在同一个房间时，白板可以很好地发挥作用。但是与远程团队成员开会时，情况会怎样？

视频会议期间现有白板方法的局限性

在视频会议期间，使用白板时遇到的首要问题可能是，远程与会者很少像现场与会者一样积极参与协作。远程与会者感到被排斥在外。他们的意见和建议虽然有价值，但并贡献到讨论之中。

显然，这并非故意为之。问题是，组织者很难将白板有效整合到视频会议中。

有时，会议组织者会将视频会议摄像头或网络摄像头对准白板，但在上面书写的人通常会遮挡部分视野。即使书写者离开画面，图像尺寸、灯光和窗户造成的眩光或摄像头的倾斜视角等问题也可能导致白板模糊不清。

有时，人们对白板进行拍照并将其分享给远程与会者。但是，如果照片是在会议结束后发送的，那么远程与会者将无法在会议期间做出贡献。如果照片是在会议期间发送的，当远程与会者可以做出回应时，现场与会者可能已经在讨论下一个主题。两者都不是理想的选择，而且都可能会打断创意。最终，对于远程与会者而言，这就像在一旁观看其他人协作一样。

交互式白板的情况怎么样？

组织采取的第三种方法是购买“交互式白板”。 这些数字屏幕模拟传统白板或干擦板的功能。当使用此工具的人经过培训并熟悉数字白板时，该工具非常有效。

但是，由于成本昂贵、操作复杂，组织可能只购买有限数量的交互式白板，并将其战略性地放置在办公室内。因此，当团队需要自发探索概念、可视化设计或快速进行即兴头脑风暴会议时，他们不太可能去寻找交互式白板，将其带入会议室，并弄清楚如何将其整合进会议。

还有其他方法吗？

我们相信有更好的方法。针对如何将白板整合到视频会议这一问题，理想的解决方案应满足以下条件：

• 它应该使每个人都享受协作体验，确保他们自由参与讨论。
• 它应该易于使用，越便捷越好。
• 它应该发挥现有流程的作用，利用人们对白板的熟悉程度来鼓励用户采用。
• 它应该扩展您的会议室生态系统，实现与其他视频会议设备和应用程序无缝协作。
• 它应该易于安装且安装快速，从而可以在贵组织的会议室中实现大规模部署。