Un mejor acercamiento al uso virtual de pizarras

Por qué las pizarras son fundamentales para la colaboración

Por lo general, los equipos utilizan presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos para compartir información en las reuniones y mantener debates. Sin embargo, estos formatos no se han optimizado para el tipo de lluvia de ideas dinámica que no está estructurada ni es digital y que la gente prefiere para explorar conceptos o diseños visuales.

Las pizarras son la herramienta perfecta para la lluvia de ideas visual y la generación de ideas. Estas herramientas de colaboración pueden ser de distintas formas, incluidas las pizarras blancas, las paredes blancas o incluso paneles de cristal. Resultan útiles para crear diagramas, ilustrar conceptos, realizar anotaciones de forma espontánea, organizar ideas en notas adhesivas, etc. Las pizarras funcionan bien cuando todos los asistentes están presentes en la misma sala. Pero ¿qué hay de las reuniones que cuentan con miembros del equipo a distancia?

Restricciones de los acercamientos existentes al uso de pizarras durante las reuniones por vídeo

Es posible que el primer problema de tener una pizarra en las reuniones por vídeo es que los asistentes remotos casi nunca participan activamente como lo hacen las personas que están en la sala. Los participantes remotos se sienten excluidos. Sus aportaciones y opiniones, aunque son valiosas, no forman parte del debate.

Es evidente que esto no es a propósito. El problema es que los organizadores de la reunión han tenido problemas para incorporar la pizarra en las reuniones por vídeo de manera eficaz.

A veces, un organizador enfocará una cámara para videoconferencia o una cámara web hacia la pizarra, pero la persona que escribe en ella bloqueará parte de la vista. Incluso cuando se aparte, es posible que la pizarra no sea legible debido al tamaño de la imagen, el brillo de las luces o ventanas, o una perspectiva inclinada desde el ángulo de la cámara.

A veces, las personas recurren a hacer fotos de la pizarra para compartirlas con los participantes remotos. Si las fotos se envían después de que finalice la reunión, será demasiado tarde para que los participantes remotos puedan contribuir. Si las fotos se envían durante la reunión, es posible que los participantes dentro de la sala ya hayan avanzado cuando los participantes remotos puedan responder. Ninguno es ideal y ambos pueden provocar interrupciones en el flujo creativo. Al final, para los asistentes remotos es como ver colaborar a otras personas.

¿Qué hay de las pizarras interactivas?

Un tercer acercamiento que han tomado las organizaciones es la adquisición de «pizarras interactivas». Estas pantallas digitales imitan la función de una pizarra blanca tradicional. Cuando la persona que la utiliza está formada y familiarizada con la pizarra digital, puede ser una herramienta eficaz.

Sin embargo, debido a su coste y complejidad, es posible que las organizaciones solo adquieran un número limitado de pizarras interactivas y las coloquen de manera estratégica por toda la oficina. Así que, cuando los equipos necesitan explorar conceptos, visualizar diseños o lanzar una sesión de lluvia de ideas de forma espontánea, es poco probable que vayan a buscar una pizarra interactiva, la traigan a la sala y descubran cómo incorporarla a la reunión.

¿Existe otro acercamiento?

Creemos que existe un mejor acercamiento. Una solución ideal al problema de cómo incorporar pizarras en las reuniones por vídeo debe cumplir con los siguientes criterios:

• Debe democratizar la experiencia de colaboración para garantizar que todos puedan contribuir libremente en el debate.
• Debe ser fácil de usar: cuanto más fácil, mejor.
• Debe valerse de un proceso existente, aprovechando el conocimiento sobre el uso de las pizarras para alentar la adopción por parte del usuario.
• Debe extender su ecosistema de salas de reunión y funcionar sin problemas con sus demás dispositivos y aplicaciones de videoconferencia.
• Debe ser de instalación rápida y fácil para que se implemente ampliamente en todas las salas de reunión de la organización.