Artículo: Adoptar la oficina híbrida: Cómo el escritorio flexible fomenta el compromiso de los empleados

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Oficina abierta con escritorios flexibles

Flex Desking es una idea cuyo momento ha llegado.

Pero no es una idea nueva. Algunas empresas llevan experimentando con el escritorio flexible desde los años noventa. Pero el trabajo híbrido ha creado las condiciones que hacen que el escritorio flexible sea un excelente método para optimizar el espacio de oficina y fomentar la conexión humana, algo que se necesita desesperadamente en el lugar de trabajo hoy en día.

En este artículo, exploraremos los problemas a los que se enfrentan las organizaciones con las soluciones de escritorio flexible y cómo un enfoque colaborativo entre la administración del lugar de trabajo, los recursos humanos y los equipos de TI para diseñar e implementar un espacio de trabajo compartido puede ayudar a atraer a los empleados, a la vez que fomenta la conexión y la participación de los empleados.

Estamos conectados entre sí

Las investigaciones demuestran que la era pospandémica ha sido dura para los empleados, a pesar de algunos beneficios claros, como una mayor autonomía y menos tiempo dedicado a los desplazamientos. Los empleados a menudo se sienten aislados y denuncian que «se pierden interacciones cara a cara con sus colegas, clientes y amigos». Como resultado, alrededor del 43 % de los empleados también se sienten desconectados de su empresa, por lo que es más probable que busquen trabajo en otro lugar.


Un dato clave de esta experiencia es que la oficina no es simplemente un lugar al que vamos para sentarnos frente a un ordenador. Tiene un valor social muy importante. Los seres humanos tenemos conexión social y vamos a la oficina en parte para estar con nuestros colegas. No solo para colaborar, sino también para compartir tiempo juntos.

Reunión de oficina presencial

Al proporcionar funciones sociales que fomenten la conexión humana, una solución de escritorio flexible puede ayudar. Exploraremos algunas de esas funciones a continuación.

Los empleados necesitan los dispositivos adecuados en su escritorio

Uno de los grandes desafíos que las organizaciones deben resolver al considerar una solución de escritorio flexible es cómo asegurarse de que los empleados estén equipados para el éxito cuando lleguen a la oficina. Es posible que sea necesario revisar los estándares establecidos para la productividad personal, y no limitarse a las capacidades para las que se optimizaron en las dos últimas décadas. (Consulte nuestro estudio Cómo equipar a los empleados para el trabajo híbrido). 

Cuando a los empleados se les asignaban escritorios, cada escritorio incluía todos los dispositivos que necesitarían: un monitor, teclado, ratón, estación base, etc. La productividad depende de tener estos dispositivos familiares a mano.

Empleado usando una configuración de escritorio de videoconferencia

Por supuesto, una organización puede proporcionar estos dispositivos para cada escritorio en un entorno de diseño flexible, pero plantea preguntas adicionales. ¿Qué sucede si un dispositivo no funciona? ¿O ha desaparecido? ¿O no está cargado o conectado? ¿Cómo puede el departamento de TI controlar todos estos dispositivos para garantizar que estén siempre actualizados, en pleno funcionamiento y listos para funcionar cuando lleguen los empleados?

La optimización de la oficina requiere inteligencia en el escritorio

No puede gestionar lo que no puede medir. A medida que las organizaciones reexaminan su huella inmobiliaria en un entorno híbrido con muchos más empleados que teletrabajan, deben saber: ¿Cuántos escritorios se necesitan? ¿Cuántos escritorios se están usando realmente? ¿Qué áreas o pisos de la oficina son muy utilizados y cuáles no?

Datos como estos pueden ser valiosos para tomar decisiones informadas con respecto a las distribuciones de bienes inmuebles y oficinas. A esto lo llamamos «inteligencia en el escritorio» y, a continuación, explicaremos cómo una solución de escritorio flexible puede proporcionarla. 

Huelga decir que si su organización no captura esta inteligencia, se está perdiendo una gran oportunidad de optimizar su espacio de oficina.

Presentamos Logi Dock Flex y la reserva de escritorios

La solución de Logitech para ayudar a las empresas a promover la participación de los empleados, proporcionar información sobre el espacio de oficina y garantizar que los empleados estén equipados para el éxito es la combinación de Logi Dock Flex y nuestro software de reserva de escritorios.

Logi Dock Flex es una estación base administrada que conecta periféricos de escritorio, proporciona alimentación al portátil e incluye una pantalla de 10,1 pulgadas que muestra claramente quién ha reservado el escritorio y los escritorios disponibles. La pantalla permite personalizar el escritorio, desde mostrar fondos de pantalla personales o de la empresa hasta configurar mensajes para garantizar que no lo use otra persona.

Equipo de reserva de escritorio

La reserva de escritorios de Logitech combina funciones de administración de escritorios flexibles en Logitech Sync con funciones de reserva de empleados sociales en Logi Tune. En la aplicación Tune para dispositivos móviles y de escritorio, los empleados pueden buscar ubicaciones de escritorio, encontrar un compañero de trabajo cercano y comprobar que el escritorio tenga sus periféricos preferidos.

Con Sync, los equipos de TI y de administración del espacio de trabajo pueden administrar y controlar la experiencia de reserva de escritorios. También pueden supervisar los equipos conectados. Además, Sync recopila información sobre las tendencias de reserva de empleados para permitir una mejor planificación del espacio.

Análisis de escritorio de Sync

Ofrezca una experiencia de usuario y una conexión social increíbles

Con la aplicación Logi Tune en su teléfono o portátil, los empleados pueden reservar fácilmente un escritorio con antelación y comprobar que está listo cuando lleguen. Pueden elegir su escritorio en función de la ubicación, las preferencias, como los periféricos preferidos o la proximidad a los compañeros de equipo.

Al garantizar que su lugar esté cerca de las personas con las que quieren trabajar, en un área donde quieren sentarse, esta solución fomenta una mejor experiencia en la oficina para los empleados. Además, Logi Dock Flex permite a los empleados personalizar el escritorio con un mensaje o fotos. En el momento de la publicación de este artículo, es posible que esta función aún no esté disponible para Logi Dock Flex. Antes de llegar, Logi Dock Flex muestra un mensaje para que los demás sepan quién ha reservado el escritorio. Si salen para almorzar, la pantalla de 10" también puede mostrar ese mensaje.

Logi Dock Flex también funciona con su plataforma de reunión empresarial. Se empareja con Microsoft Teams como panel de reserva de Teams y con Zoom Workspace Reservation para proporcionar una experiencia de usuario consistente, desde escritorios flexibles hasta salas de reunión.

Pero quizás lo mejor de esta solución de escritorio flexible desde el punto de vista de los empleados sea cómo promueve la conexión social. Antes de reservar un escritorio, los empleados pueden ver quién ya está in situ y quién tiene previsto entrar. Pueden seleccionar un escritorio que esté cerca de las personas con las que disfrutan trabajando. Después de reservar un escritorio, pueden notificarlo a sus compañeros de trabajo y coordinarse con ellos a través de mensajes integrados en la aplicación.

Asegúrese de que los escritorios compartidos estén siempre listos

Cuando los empleados llegan a un escritorio que han reservado, deben poder conectar su portátil y ponerse manos a la obra. Los escritorios y periféricos que no funcionan pueden crear una mala experiencia en la oficina para los empleados y un dolor de cabeza para el departamento de TI.

«Si algún componente no funciona, los empleados suelen encontrar otro escritorio. Esa es solo la realidad», afirma Craig Ishii, responsable de marketing de soluciones de Logitech. «Cuando el departamento de TI se entere del problema, es demasiado tarde».

Con Sync, la aplicación de Logitech que el departamento de TI puede usar para administrar salas de reunión y dispositivos de escritorio, puede recibir alertas automáticas si la propia Logi Dock Flex o cualquier periférico conectado a ella no funciona, necesita actualizarse o se desconecta.

Igual de importante es que Logi Dock Flex se ha diseñado para evitar problemas. Incluye todos los puertos que necesita. Conecte hasta dos monitores y varios periféricos con tres puertos USB administrados por TI y Ethernet para mayor seguridad. Los dispositivos se pueden acoplar y bloquear de forma segura para que no tenga que preocuparse por si el equipo se desconecta o extrae del escritorio.

 

Vista posterior del equipo de reserva de escritorio flexible

Optimización para hoy y planificación para el futuro

Una solución de escritorio flexible robusta debe ofrecer datos e información que permitan a las organizaciones desarrollar estrategias de planificación de oficina más inteligentes y flexibles. Lamentablemente, la mayoría de las soluciones existentes no ofrecen esta información, especialmente si la precisión depende del comportamiento del usuario.

Ese es el problema. La mayoría de las soluciones dependen de los empleados para registrarse cuando llegan a un escritorio. Pero los empleados son notoriamente incoherentes en eso.

Lo bonito de nuestro enfoque es que Logi Dock Flex registra los registros reales automáticamente. Cuando los empleados conectan su portátil con el cable USB-C, no solo se les recuerdan todas sus preferencias, incluida la configuración del dispositivo y las fotos en la pantalla, que les encantan a los empleados, sino que su registro se registra y almacena.

 

equipo de reserva de escritorio flexible

Esta funcionalidad permite al equipo de gestión del espacio de trabajo hacerse una idea mucho más clara de cómo se utiliza la oficina. Forma parte de la «inteligencia en el escritorio» a la que nos referimos anteriormente. Tanto si se trata de información sobre los días de mayor gravedad en la oficina, como de tendencias en las ausencias o escritorios populares cerca de la cocina o las ventanas, estos datos facilitan la planificación y las conversaciones sobre las políticas del espacio de trabajo con otras partes interesadas de la organización.

Análisis precisos de sincronización de datos

«Logi Dock Flex nos ayudó a reducir nuestra huella inmobiliaria en California en dos tercios. Ahora operamos con una proporción de 3:1 entre personas y escritorios sin asignar. Logi Dock Flex nos proporciona la información que necesitamos para redesplegar el espacio de escritorio infrautilizado en importantes funciones de cliente, sociales y de aprendizaje que se han convertido en esenciales para el trabajo híbrido». – David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Conclusión

He aquí una verdad que se nos ha recordado últimamente: Somos animales sociales y trabajamos en una oficina en parte para estar con otros. Logi Dock Flex y Logitech Desk Booking ciertamente respaldan el objetivo de mejorar la conexión social y la cultura de la oficina.

Pero para la administración del lugar de trabajo y el departamento de TI hay otras ventajas igualmente valiosas. Para estas partes interesadas, obtener «inteligencia en el escritorio» permitirá en última instancia una administración más eficaz de los escritorios y los espacios de trabajo, optimizando el espacio de oficina y planificando las necesidades futuras.

Para empezar, obtenga más información sobre Logi Dock Flex y el software Logitech Desk Booking.

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