Eliminar la fricción en las reuniones es el objetivo
Para poder crear un entorno propicio para la colaboración, se debe comenzar fuera de la puerta de la sala de reuniones. Eliminar la fricción, es decir, cualquier cosa que interfiera con la capacidad de los empleados de conectarse y ser productivos, es clave. Algunos tipos de fricciones en la oficina incluyen que los empleados no pueden encontrar el espacio de reunión adecuado para sus necesidades en el momento oportuno o que tienen dificultades para utilizar el equipo de la sala de conferencias del edificio.
Lo ideal sería que la oficina estuviera montada para mantener el flujo de trabajo de los empleados, no para interrumpirlo. Las herramientas como los paneles de planificación pueden hacer una gran diferencia en este sentido. De un vistazo, y sin interrupciones, los paneles de planificación pueden hacer lo siguiente:
- Mostrar la disponibilidad de la sala de reuniones a distancia
- Permitir que los empleados encuentren la sala adecuada para sus necesidades en el momento oportuno
- Proporcionar información contextual en pantalla, como el nombre y la hora de la reunión
Este tipo de inversión le permite integrar comunicaciones útiles y en tiempo real dentro de la oficina, lo que reduce la fricción con un mantenimiento mínimo.
Dentro de cada sala de reuniones, todos los empleados (independientemente de sus conocimientos técnicos o experiencia) deben poder iniciar, rápida y fácilmente, sesiones de colaboración con vídeo en todas las plataformas, desde Microsoft Teams hasta Zoom, entre otras. Invertir en mandos táctiles intuitivos es una forma de brindar este tipo de experiencia universal y sin complicaciones para reducir las solicitudes de soporte de TI y mantener el flujo de trabajo de los empleados.
