Cómo agregar pizarras virtuales a las reuniones por vídeo

Por qué TI es clave para la colaboración virtual en un espacio de trabajo híbrido

Para los equipos dispersos, la colaboración exige una buena predisposición y el respaldo de TI. Los programas de software basados en tecnología cloud, como Google Workspace y Microsoft 365, se han diseñado para facilitar la colaboración. La tecnología de vídeo —cámaras web, cámaras para conferencias y plataformas de vídeo cloud como Zoom y Microsoft Teams— capacita a las personas para reunirse cara a cara, estén donde estén.

Pero no todo está resuelto.

Por ejemplo, los ejecutivos han aprendido que no pueden depender únicamente de las videoconferencias y el uso compartido de archivos, según Andrew Hewitt, analista de Forrester.Roberto Torres:Salesforce está adoptando el trabajo híbrido. Así es como las empresas pueden seguir su ejemplo. Hewitt destaca que los empleados echan de menos la posibilidad de colaborar utilizando pizarras, una actividad que generalmente se realiza compartiendo el mismo espacio físico.

Dada la importancia de las pizarras para la colaboración, los responsables de TI deberían prestar atención a esa cuestión. Especialmente relevante es la incorporación de pizarras en las reuniones virtuales, para ayudar a una fuerza laboral híbrida.

El papel de las pizarras en la colaboración

Las pizarras son un elemento habitual en las reuniones por su gran utilidad, especialmente para el intercambio y la puesta en común de ideas. Resultan útiles para crear diagramas, ilustrar conceptos, realizar anotaciones, organizar ideas en notas adhesivas, etc. Pueden ser de distintos formatos y materiales: de borrado en seco, paredes blancas o incluso paneles de cristal.

En las reuniones se usan a menudo presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos para compartir información y mantener debates. De ahí la popularidad de Google Workspace y Microsoft 365. Pero estas herramientas no son idóneas para la lluvia de ideas en grupo, especialmente cuando hace falta explorar conceptos o visualizar diseños espontáneamente.

Cuando alguien quiere comunicar algo visualmente, se suele recurrir a un marcador de borrado en seco. Y la atención de todos los participantes en la reunión se centra en la pizarra. Pero eso puede ser complicado en las reuniones virtuales.

Los retos del uso de pizarras en entornos virtuales

A falta de una forma óptima de integración de las pizarras en las reuniones por vídeo, se han probado diversos métodos. Por ejemplo, el organizador puede orientar la cámara para conferencias hacia la pizarra. Pero eso no suele dar buenos resultados. La persona que está escribiendo podría bloquear parcialmente la vista de la pizarra. Incluso cuando se aparte, la pizarra podría no verse correctamente por problemas de reflejos o perspectiva. 

A veces uno de los presentes en la sala hace fotos de la pizarra y las envía a los participantes remotos. Además de ser un método poco eficaz para tomar notas, no permite que todos los participantes contribuyan activamente a lo mostrado en la pizarra.

Al final, los participantes remotos tienden a sentirse excluidos siempre que se usa una pizarra en una reunión por vídeo. Y sus opiniones y contribuciones quedan excluidas de las sesiones de lluvia de ideas. Pero no tiene por qué ser así.

Un espacio de participación para todos

En un modelo híbrido, las empresas deben asegurar que los teletrabajadores tengan acceso a la misma información que los presentes en la oficina.Hybrid-Remote: understanding nuances and pitfalls La buena colaboración depende de la habilidad de las personas para compartir ideas. La diversidad de opiniones y puntos de vista es útil e incluso necesaria. Se debería tener en cuenta a todos y cada uno de los participantes.

El objetivo de la colaboración virtual debería ser asegurar que todos los asistentes a una reunión sean participantes activos. El departamento de TI puede desempeñar un papel valioso en este sentido. Al permitir o mejorar la colaboración en un espacio de trabajo híbrido, TI puede contribuir a "democratizar" la experincia de reunión mediante:

• Rediseñar los espacios de trabajo digitales y físicos para que los teletrabajadores no se sientan como “miembros de segunda clase de la fuerza laboral”.Stefan Hammond: El trabajo híbrido necesita algo más que la habilitación digital
• El aprovisionamiento de todos los espacios de reunión para la colaboración, con equipo de videoconferencia, soluciones para salas de reuniones como Salas de Microsoft Teams, Zoom Rooms o Google Meet, pizarras de borrado en seco y cámaras para pizarra diseñadas exclusivamente.

Las lecciones aprendidas con la experiencia del teletrabajo hacen que ejecutivos y empleados pregonen las ventajas del lugar de trabajo híbrido. Pero para que las ventajas se mantengan, las empresas tendrán que completar sus planes de inversión en herramientas de colaboración virtual (como Logitech Scribe). Si lo hacen, será beneficioso tanto para las empresas como para los empleados.