¿No tiene experiencia de reuniones con vídeo? Tal vez haya usado FaceTime o puede que se tome un par de cervezas con sus amigo en alguna sesión virtual que otra. Como para muchos de nosotros, puede que todo esto sea una novedad para usted.

No se preocupe. Durante los últimos meses ha habido multitud de cambios en nuestra forma de trabajar e interactuar. Lo que no ha cambiado es el valor de una buena comunicación y colaboración. Y aunque la comunicación con vídeo puede ser diferente de la comunicación en persona, no nos impide ser igualmente eficaces: sólo hay que seguir unos simples consejos.

Reconocer que estamos en una situación inusual.

Para empezar, debemos reconocer el nuevo estado de cosas. A muchos de nosotros, el trabajo a distancia se nos ha presentado repentinamente y no hemos tenido la oportunidad de crear un entorno libre de distracciones.

Si ése es su caso y no siempre es capaz de acotar el espacio en el que trabaja, los expertos sugieren que lo mejor es advertir a otros asistentes a las reuniones sobre esa situación y la posibilidad de interrupciones. Por ejemplo, podría decir: "Antes de empezar, quiero advertirles que mis hijos están en casa y pueden aparecer en cualquier momento, sin avisar". O: "Me disculpo de antemano por si tengo que silenciar el micrófono en caso de que haya mucho ruido en mi casa".

Aprenda a usar su tecnología.

Una de las mejores cosas que puede hacer es dedicar tiempo a su tecnología. Nos referimos a su cámara Web (si tiene una), sus altavoces y auriculares, y sus aplicaciones de software, como pueden ser Zoom, Microsoft Teams, Google Meet u otras. Examine funciones como las de chat, silenciamiento y combinación de fondo para asegurarse de que sabe cómo activarlas y desactivarlas rápidamente según sea necesario durante una reunión importante.

Considere el uso de cámaras Web y auriculares diseñados específicamente para videoconferencias. Le sorprenderá la claridad que aportan a sus comunicaciones.

Para que se le vea mejor, evitando ángulos de cámara y encuadres inadecuados, su cámara de vídeo debería estar a la altura de los ojos y no demasiado cerca de su cara. También debe acordarse de silenciar el audio cuando no esté hablando, para reducir el ruido de fondo. Esos pequeños detalles pueden influir muy positivamente en su comunicación.

Practicar, practicar y practicar.

Hay gente a la que las reuniones les resultan de lo más fácil. ¿Cómo lo hacen?

Pura práctica. Usted puede hacer lo mismo. Haga una "reunión" con un miembro de la familia (o sólo usted) y grábese. Luego reproduzca la grabación para ver qué imagen proyecta. ¿Era buena la iluminación? ¿Oía sus propias palabras? ¿Tenía un fondo apropiado? Vea vídeos, podcasts y otros consejos online para aprender cómo ofrecer su mejor imagen y sonido en las reuniones.

Elimine distracciones.

Cuando se haya familiarizado con la tecnología y practicado un poco, y se sienta capaz de organizar una reunión, trate de evitar a toda costa las interrupciones. Una notificación electrónica, una llamada telefónica inesperada o un mensaje de texto de un familiar pueden distraerle y alterar el curso de la conversación. Puede ser conveniente tomar medidas como cerrar otras aplicaciones y silenciar el móvil antes de empezar.

Cuide su presencia ante la cámara.

Con la reunión en marcha, hay ciertas técnicas que pueden ayudarle a crear una impresión de confianza y profesionalidad:

• Mire directamente a la cámara para establecer "contacto visual" con sus interlocutores.

• Procure no consultar sus notas muy a menudo, ni desviar la mirada hacia los lados.

• Diríjase a los otros participantes por su nombre, les hará sentirse incluidos.

• Varíe el tono de su voz para expresar su personalidad y transmitir cordialidad, es una técnica que aprenden los periodistas y los actores de teatro.

Accesibilidad. Cordialidad. Autenticidad.

La eficiencia es una prioridad constante en los negocios, pero en estos momentos es totalmente aceptable (incluso aconsejable) anteponer un poco el contacto humano a la eficiencia.

En este periodo de distanciamiento social, mucha gente sentirá más la necesidad de comunicarse a nivel personal con sus compañeros de trabajo. No olvidemos que trabajando desde casa no hay oportunidad de tener charlas improvisadas en el pasillo o junto a la cafetera. Por lo tanto, puede ser buena idea reservar unos minutos al comienzo de las reuniones para que los asistentes se reconecten socialmente, compartan noticias o simplemente intercambien saludos. Dedique tiempo al aspecto social. Es esencial para la buena marcha de los negocios.

Los expertos también dicen que en la comunicación por vídeo la autenticidad destaca más que la perfección. Hagamos lo posible por comportarnos con naturalidad (dentro de los límites de una reunión empresarial, obviamente). Ante todo, tenga consideración.

Ayude a otros a unirse a la conversación.

Las videoconferencias se ven como situaciones formales en las que algunos nuevos participantes pueden sentirse incómodos o nerviosos. Para contrarrestarlo, puede ser útil imaginar las reuniones como conversaciones. Los organizadores pueden fomentarlo dirigiéndose expresamente a personas concretas e invitándolas a participar. Por ejemplo, "Rosa, sabemos que eres experta en el tema. ¿Qué opinas al respecto?".

No dude en repetir información.

En este caso, la redundancia no está de más. Por razones técnicas, mucha gente puede tener dificultades para oír bien todo lo que se dice. Puede ser debido a una conectividad intermitente, o por interrupciones causadas por el entorno (como se ha mencionado previamente). Además, en las videollamadas, hay una tendencia involuntaria a hablar a la vez que otros participantes. 

Sea cual sea la razón, si deja claro que las interrupciones son posibles, no duda en repetir información relevante y resume contenidos y acciones posteriores, puede relajar el ambiente y comunicar su contenido de manera más eficaz.

Y un último consejo: sea tolerante.

Es evidente que algunas personas tienen mucha más experiencia que otras en la organización de videoconferencias y en presentaciones desde ubicaciones remotas. Puede que usted sea una de esas personas. Pero muchas otras acaban de empezar a desenvolverse en ese entorno. Todo el mundo necesita algo de tiempo para habituarse. Un día se sentirán tan a sus anchas como usted.