Crear un lugar de trabajo más inteligente: Cómo los espacios de oficina flexibles benefician a los empleados y a las empresas
Abordar los requisitos cambiantes del lugar de trabajo y de la fuerza laboral con tecnología innovadora y adaptable
Si les preguntas a los líderes empresariales qué tecnología impulsará a sus empresas en los próximos cinco años, la mayoría señalará la inteligencia artificial. Es una elección inteligente. Si se hace bien, puede aumentar la eficiencia, reducir las cargas administrativas y capacitar a los empleados para que se concentren en lo que hacen mejor. Pero hay otra inversión con el poder de transformar el lugar de trabajo de manera igualmente profunda: la inversión en el lugar de trabajo mismo.
Un espacio de trabajo moderno, adaptable y cuidadosamente diseñado no solo respalda la productividad; inspira la creatividad y atrae a la gente a la oficina. A través de una tecnología inteligente y flexible para el lugar de trabajo, las organizaciones pueden ofrecer entornos de trabajo más saludables y mejores experiencias para los empleados, a la vez que maximizan el valor de los espacios de oficina.
Pero, ¿cómo?
Este artículo explora las formas en que están cambiando los lugares de trabajo y la fuerza laboral, además de las tecnologías innovadoras que ayudan a las empresas a adaptarse. Desde la superación de los desafíos del trabajo flexible hasta el aprovechamiento de las oportunidades que brindan los espacios de trabajo más inteligentes, nos sumergiremos en las soluciones que pueden mejorar tu lugar de trabajo y permitir que tu empresa prospere.
Una nueva realidad para los espacios de oficina
Hoy en día, simplemente proporcionar un escritorio y una computadora para cada empleado no es suficiente. La forma en que llevamos a cabo las tareas, abordamos la asistencia a la oficina e interactuamos entre nosotros en un entorno empresarial ha cambiado para siempre.
Una encuesta reciente realizada en 11 países encontró que el 44 % de las personas prefiere entornos de trabajo híbridos, el 39 % quiere estar en la oficina a tiempo completo y el 17 % favorece el trabajo totalmente remoto. Ahora las personas eligen trabajos en función de la flexibilidad que ofrecen; algunos añoran los días en la oficina de 9 a 5, mientras que muchos aceptarían un salario más bajo si pudieran continuar trabajando desde casa.
Esta diversidad de preferencias puede hacer que el diseño del lugar de trabajo sea un desafío. Sin embargo, el acto de reunir a las personas en persona sigue siendo tan importante como siempre. La oficina debe ser un lugar atractivo y útil desde el que los empleados quieran trabajar. Deben poder completar tareas sin limitaciones y beneficiarse del tiempo que pasan junto a sus colegas. La Encuesta sobre tecnología en el lugar de trabajo de los empleados de CCS encontró que más de la mitad de los empleados dijeron que la interacción social y el sentido de comunidad eran las ventajas más importantes de las oficinas corporativas. Mientras tanto, al 33 % le preocupaba que un enfoque híbrido limitara su capacidad para establecer relaciones laborales. Los empleados remotos a menudo pueden sentirse aislados, con un 43% que informa desconexiónde su empresa, lo que hace que sea más probable que busquen oportunidades en otros lugares.
Los espacios de oficina deben ser capaces de satisfacer las demandas modernas, ya sea que los empleados estén presentes ocasionalmente o todos los días. Por ejemplo, más del 50% de los empleados encuestados porAppspace dijeron que ir a la oficina “parece una pérdida de tiempo”. Muchos afirmaron que sus oficinas no eran compatibles con la productividad y que había muy pocos colegas allí para que pudieran colaborar de manera efectiva.
En resumen, ya no es factible un enfoque único para el diseño del lugar de trabajo. Las empresas deben priorizar la flexibilidad y la experiencia de los empleados para obtener beneficios significativos hoy, además de la capacidad de adaptarse a medida que los requisitos del lugar de trabajo continúan evolucionando.
Lugares de trabajo diseñados para el trabajo moderno
En Logitech, estamos abordando las demandas cambiantes del lugar de trabajo aprovechando la información basada en datos para reinventar nuestros espacios de oficina. El rediseño de nuestra oficina de San José se centró en la creación de espacios que inspiraran la productividad y respaldaran la conexión humana, a la vez que se adaptaron al cambio hacia salas de reunión más pequeñas con video y distribución de escritorios flexibles. Basamos nuestro enfoque centrado en las personas en las lecciones aprendidas en nuestras otras oficinas globales, lo que ayudó a abordar los desafíos logísticos y a mejorar el compromiso y la innovación.
La oficina de Logitech en San José ofrece una variedad de espacios de trabajo, que incluyen áreas de escritorio flexibles.
Del mismo modo, Neiman Marcus Group (NMG) también ha adoptado la flexibilidad y el diseño centrado en el ser humano utilizando la tecnología de Logitech. Su enfoque único hizo que las oficinas centrales corporativas tradicionales fueran reemplazadas por una red de centros centrados en la colaboración. Al priorizar la equidad y la accesibilidad, NMG garantiza que todos los empleados, independientemente de su ubicación, tengan acceso a una experiencia laboral óptima. Su centro insignia de Dallas-Fort Worth redefine el diseño de oficina convencional, dedicando el 70% de su espacio a la colaboración y el 30% a estaciones de trabajo individuales. Esta filosofía de “imán, no mandato” atrae a los empleados a la oficina por elección propia, creando un entorno que fomenta la productividad, la conexión y la flexibilidad.
Sin embargo, los requisitos cambiantes no solo afectan a las organizaciones que ofrecen trabajo remoto y flexible. Incluso aquellos que requieren el 100% de asistencia en el sitio deben adaptar sus lugares de trabajo para garantizar que los empleados cuenten con el apoyo durante toda su jornada laboral. Para las organizaciones grandes, la escala y la complejidad de esta tarea pueden hacer que la transición sea particularmente desafiante.
Tomemos como ejemplo a Amazon. Un informe de Business Insider sobre su mandato de regreso al trabajo subraya las dificultades de restablecer las operaciones de tiempo completo en la oficina después de años de trabajo híbrido y remoto. En tales situaciones, es posible que los espacios de trabajo tradicionales no puedan satisfacer la demanda, con problemas que incluyen escritorios insuficientes, salas de reunión y recursos limitados que dificultan el regreso a la oficina. Ilustra cómo incluso las organizaciones más grandes deben equilibrar cuidadosamente las expectativas y preferencias de los empleados con la eficiencia operativa.
Entonces, ¿cuáles son los próximos pasos?
Cómo las organizaciones pueden hacer frente al desafío del lugar de trabajo
Para garantizar el éxito a largo plazo, las organizaciones deben repensar los espacios de oficina para satisfacer las necesidades actuales de la empresa y su gente.
Ya sea que trabajen de manera flexible o estén en la oficina todos los días, los empleados quieren que los espacios en los que trabajan funcionen para ellos. Mucho antes de que el trabajo flexible y remoto se generalizara, un estudio de Steelcase descubrió que el 95% de los trabajadores necesitaban espacios tranquilos y privados, pero solo el 40% dijo que sus lugares de trabajo los proporcionaban. El hecho es que la mayoría de los empleados requieren una variedad de entornos, que incluyan zonas tranquilas para una concentración profunda, escritorios disponibles para la productividad, áreas de reunión reducidas para discusiones rápidas y espacios más grandes y bien equipados para reuniones colaborativas.
En los dinámicos entornos de trabajo actuales, la eficiencia y la comodidad son esenciales. Las organizaciones deben ofrecer espacios de trabajo diversos y flexibles que se adapten a los diferentes estilos de trabajo y simplifiquen al máximo las tareas diarias, y la tecnología desempeña un papel fundamental para mejorarlas.
Características clave de los lugares de trabajo más inteligentes
Sistemas de reservación de salas y escritorios perfectos para garantizar que los empleados puedan encontrar y reservar fácilmente los espacios que necesitan.
Tecnología de colaboración que se puede mover rápidamente entre espacios para satisfacer diferentes necesidades de reunión.
Sensores de ocupación inteligentes que ayudan a administrar los espacios compartidos de manera efectiva, liberando automáticamente las salas no utilizadas para maximizar la disponibilidad y minimizar el desperdicio de recursos.
Sistemas de programación integrados para mantener informados a los empleados, mejorando su capacidad de coordinación con sus colegas y aprovechando al máximo su tiempo en la oficina.
En última instancia, un lugar de trabajo flexible debería ser exactamente eso. La idea no es simplemente implementar y olvidar, sino aprender y adaptarse. Las organizaciones tienen la responsabilidad de mantenerse al tanto de las tendencias y ajustar los espacios en consecuencia para garantizar los mejores resultados.
Enfoques para monitorear y optimizar el lugar de trabajo
Recopilación de información sobre el uso del espacio y los dispositivos para identificar problemas o áreas de mejora.
Ajustar los espacios de acuerdo con las necesidades cambiantes, como los niveles de asistencia fluctuantes.
Monitorear factores como la calidad del aire y el clima de la sala o la eficiencia energética para promover entornos de trabajo más saludables y sostenibles.
Proporcionar a los equipos de TI herramientas para administrar y monitorear dispositivos en varias ubicaciones de oficina para garantizar la disponibilidad y la efectividad de los espacios.
Ahora, veamos lo que eso significa en la práctica...
Redefiniendo el lugar de trabajo con espacios flexibles y escritorios flexibles
Los espacios flexibles y los escritorios flexibles se han convertido en enfoques efectivos para abordar las necesidades cambiantes del lugar de trabajo.
Los escritorios flexibles son similares a los “escritorios compartidos” y utilizan escritorios compartidos para optimizar el espacio de oficina de manera efectiva, especialmente en entornos de trabajo flexibles. Al permitir que los empleados encuentren rápidamente un lugar para trabajar en lugar de operar desde un escritorio permanente, los escritorios flexibles garantizan que se pueda atender la asistencia fluctuante al tiempo que se maximiza el valor de la tecnología basada en la oficina. Soluciones como Logi Dock Flex elevan esos espacios. Al funcionar como una estación base administrada y un sistema de reserva de escritorios, permite a los empleados ver los detalles de la reserva y asegurar un escritorio libre cuando lo necesiten.
Mientras tanto, los espacios flexibles no se limitan a los escritorios. Son espacios de colaboración grupal de concepto abierto que incluyen muebles y equipos modulares y móviles. Los espacios flexibles multiusos pueden albergar equipos de todos los tamaños, desde tres o cuatro personas hasta más de 20. Para agilizar el proceso de reserva y minimizar los conflictos de programación, los espacios flexibles se pueden equipar con un panel de programación como Tap Scheduler. Esto permite a los empleados ver la disponibilidad de las salas y reservar espacios en el acto o con anticipación, ya sean salas habilitadas para video o salas dedicadas a interacciones en persona sin tecnología adicional. Pero las salas fijas no siempre son capaces de adaptarse a las demandas de los lugares de trabajo actuales. La adaptabilidad es crucial, por lo que la capacidad de crear un espacio flexible ad hoc es una inversión esencial. Esto requiere soluciones todo-en-uno flexibles y portátiles que puedan adaptarse sin esfuerzo a medida que las empresas crecen o ajustan sus diseños, integrándose perfectamente en espacios abiertos y salas pequeñas a medianas. Los dispositivos como Rally Board 65 son ideales para la colaboración con video y la pizarra, pero lo suficientemente compactos para sesiones de intercambio de ideas, reuniones de todo el personal o salas de capacitación. Además de su flexibilidad, los dispositivos todo-en-uno como estos se pueden montar en una mesa, en una pared o en un carro y se pueden mover de un lugar a otro. Esto significa que la tecnología de colaboración en una sala de reunión se puede reutilizar rápidamente para impulsar una reunión híbrida más grande en un espacio abierto de tamaño mediano.
Rally Board 65 en un carro se puede mover fácilmente entre espacios.
Al implementar herramientas como estas, las organizaciones pueden crear entornos flexibles y funcionales que atraigan a los empleados a la oficina y les permitan trabajar de la manera que más les convenga.
Simplicidad de reserva de salas y escritorios
La reserva eficiente de salas y escritorios es la base de una experiencia de espacio flexible perfecta. Para los escritorios flexibles, todo lo que normalmente se requiere es reservar con anticipación (o ad hoc) y conectar una laptop para comenzar. Las salas y los espacios abiertos se pueden reservar de la misma manera, ofreciendo una simple conexión de laptop o un dispositivo dedicado a través del cual se pueden unir a las reuniones. Los sistemas de reserva como Logitech Desk Booking y Room Booking, disponibles con los planes de servicio Logitech Essential o Select , permiten un mejor uso del lugar de trabajo y experiencias de reserva más sencillas. Para dispositivos Logitech, como Tap Scheduler y Logi Dock Flex, Logitech Sync reúne todas estas funciones y, al mismo tiempo, proporciona información de uso y monitoreo y administración remotos para TI. Las herramientas interactivas también pueden ayudar a los empleados a reunirse y colaborar de manera más efectiva cuando están en el sitio. Soluciones como Logitech View permiten la navegación y la reservación en la oficina al proporcionar una vista en tiempo real de los diseños de la oficina a través de una pantalla táctil. Esto proporciona una forma atractiva de encontrar escritorios, espacios e incluso compañeros de trabajo mediante controles táctiles con zoom.
Logitech View, Logi Dock Flex y Tap Scheduler en un espacio de oficina abierto.
Automatización sencilla
Con soluciones inteligentes, integradas y flexibles, los lugares de trabajo no solo son más fáciles de navegar y más agradables para trabajar, sino que también pueden eliminar los procesos manuales. Los sensores independientes o los que se encuentran dentro de los dispositivos pueden respaldar la automatización del lugar de trabajo que lleva a cabo acciones comunes automáticamente. Los exclusivos dispositivos de ahorro de tiempo como estos pueden hacer que las actividades estándar, como reservar y liberar espacios, sean perfectas. Por ejemplo, con la reserva automática y la liberación automática habilitadas a través de una licencia Essential o Select, el proceso es tan simple como entrar o salir de una sala. Cuando se detectan personas en un espacio, se crea una reserva automáticamente. Cuando esas personas se van, se elimina la reserva. Esto funciona tanto si la sala se usa para una reunión de video como para una sesión en persona.
Si bien las reservas y la automatización perfectas mejoran las interacciones cotidianas, los sensores y los dispositivos inteligentes tienen un papel adicional pero igualmente importante que desempeñar en el lugar de trabajo moderno...
Fácil acceso a información sobre el espacio de la oficina
La optimización de los espacios de oficina requiere información procesable para guiar las decisiones sobre el espacio de trabajo. Con datos precisos en tiempo real, las organizaciones pueden identificar problemas y llevar a cabo una optimización del espacio más informada. La tecnología del lugar de trabajo inteligente, incluidas las soluciones con sensores integrados como Rally Board 65, respalda esto al recopilar una amplia gama de información, desde la ocupación hasta los factores ambientales. Comprender qué espacios se usan (o se usan en exceso) y cuáles no pueden ayudar a identificar problemas y proporcionar una imagen clara de los ajustes que mejorarán la eficiencia y las experiencias de los empleados. Mientras tanto, las mediciones del clima de la sala, la calidad del aire y el uso de energía equipan mejor a las organizaciones para detectar problemas y mejorar el bienestar y la sostenibilidad. Para una entrada más amplia y avanzada, se pueden colocar sensores de presencia y ambientales dedicados como Logitech Spot en salas de espera, módulos de reunión y cabinas telefónicas, así como en salas de reunión estándar. Esto proporciona información precisa sobre la ocupación y el entorno para respaldar la gestión de espacios a lo largo del tiempo, incluso aquellos sin tecnología existente. El acceso a mediciones ambientales más detalladas, incluidos los niveles de CO2 y las partículas en el aire, contribuye a mantener entornos de trabajo confortables, productivos y saludables. Al combinar la facilidad de uso con información procesable, estas herramientas elevan la experiencia en la oficina, asegurando que las empresas estén equipadas para adaptarse y que los empleados puedan prosperar en entornos de trabajo flexibles.
Sensor ambiental y de ocupación Logitech Spot colocado en pods de reunión.
Adopta el lugar de trabajo moderno hoy
A través de una cartera integrada de soluciones, software y servicios de un solo proveedor, Logitech facilita la implementación de tecnología en el lugar de trabajo que marca una verdadera diferencia para tus empleados y tu empresa. Entendemos que crear un lugar de trabajo verdaderamente flexible y eficiente requiere más que áreas abiertas y escritorios flexibles; exige herramientas inteligentes e intuitivas que empoderen a los empleados y optimicen los recursos de la oficina. Un lugar de trabajo más inteligente mejora la productividad y respalda la colaboración, lo que hace que visitar las oficinas sea un placer.
Al adoptar enfoques innovadores, aprovechar los datos e implementar las herramientas adecuadas, tu empresa puede crear espacios flexibles y optimizados como estos. Un lugar de trabajo que no solo maximice el valor de tus inversiones y se adapte a las necesidades cambiantes, sino que también capacite a tus empleados para prosperar, porque cuando los empleados están en su mejor momento, también lo está tu empresa.
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