S'il s'agit de vos premiers pas dans le monde de la visioconférence, vous avez certainement remarqué qu'il s'agit d'un excellent outil pour vous connecter à d'autres personnes et réaliser vos tâches, surtout si vous ne pouvez pas vous rencontrer en présentiel. Cependant, les témoignages relatifs à des réunions piratées sont certainement troublants. Vous craignez peut-être que cela risque de vous arriver.

À ce propos, certains éléments sont à prendre en compte: Contrairement à la croyance populaire, la plupart des "pirates" ne sont pas vraiment sophistiqués. Tout comme la plupart des criminels, le pirate informatique typique vise des cibles faciles. Il s'agit plutôt d'une bonne nouvelle car cela signifie que quelques simples mesures suffisent à préserver vos réunions des pirates et farceurs de tous bords.

Dans cet article, nous analysons quelles mesures peuvent prendre les équipes informatiques et les animateurs de réunions pour garantir la sécurité de vos visioconférences.

Conseils pour les animateurs de réunions

Dans de nombreuses organisations, les équipes informatiques neutralisent tout doute possible en matière de sécurité en prédéfinissant certains paramètres de votre compte de logiciel de visioconférence. Si vous avez des doutes, il est préférable de vous adresser à ces experts internes.

Outre la consultation des experts, il vous faudra vous familiariser avec le panneau de configuration de l'application de visioconférence de votre choix. Veillez à bien maîtriser les fonctionnalités rendues facultatives par l'équipe informatique, surtout si elles concernent les personnes à admettre dans vos réunions et de quelle manière vous les autorisez à participer. Différentes applications vidéo proposent différentes options pour ces deux cas de figure. Nous en parlerons dans les grandes lignes. Assurez-vous de vérifier votre application vidéo pour sélectionner les options qui s'appliquent à votre situation.

Contrôle des personnes autorisées à participer à votre réunion

En général, les applications de visioconférence permettent à l'animateur de choisir les personnes qui peuvent participer à la réunion, que ce soit directement ou en passant par une période d'attente dans une "salle d'attente virtuelle" ou "vestibule" avant d'être admises.

Le système de contrôle moins restrictif consiste à envoyer un lien sur lequel cliquer pour participer sans restriction. Le système le plus strict consiste à admettre uniquement les participants invités que l'animateur devra, de surcroît, autoriser à entrer. Le niveau approprié de contrôle peut être atteint moyennant des options telles que:

• adopter des identifiants de réunion générés de forme aléatoire pour chaque réunion, plutôt que votre salle de réunion personnelle ou votre identifiant personnel;

• ouvrir un "vestibule" ou une "salle d'attente" pour que les participants patientent jusqu'à ce que l'animateur ait démarré la réunion ou les admette;

• définir un mot de passe pour accéder à la réunion;

• restreindre votre réunion uniquement aux invités (il s'agit du paramètre par défaut dans la plupart des applications vidéo);

• verrouiller votre réunion une fois qu'elle a démarré pour qu'aucun autre participant ne puisse y accéder.

En tant qu'animateur de la réunion, une bonne pratique consiste également à surveiller la liste des participants, à leur demander de s'identifier et à supprimer ceux que vous ne reconnaissez pas. Ces mesures de précaution supplémentaires sont particulièrement importantes pour les grandes réunions ou les réunions publiques.

Modération de la réunion

En plus de gérer l'accès à votre réunion, vous devez également prendre en compte:

• qui est autorisé à partager du contenu et qui ne l'est pas;

• qui peut prendre la parole ou interrompre l'intervenant;

• qui contrôle la fonction sourdine;

• qui peut lancer l'enregistrement de la réunion et accéder à l'enregistrement par la suite.

Ces options sont très importantes et peuvent éviter que votre réunion ne soit ciblée par un farceur.

Dans les réunions d'un petit nombre de participants ou de collaboration, il convient généralement de permettre à tous les participants de prendre la parole et de partager du contenu. Pour les réunions plus importantes, cependant, il peut être utile de limiter ces autorisations pour ne laisser la parole qu'à l'intervenant. Dans ce cas, la fonctionnalité de conversation disponible dans la plupart des applications de visioconférence permet aux participants non intervenants de communiquer. Il est également possible d'admettre des participants en mode sourdine et de désactiver la conversation.

Recommandations générales pour tous les animateurs de réunion et les participants

En plus des recommandations ci-dessus, les animateurs et participants doivent appliquer les bonnes pratiques suivantes lors de toutes leurs réunions vidéo.

• Utilisez une connexion sécurisée. Dans la mesure du possible, évitez les réseaux non sécurisés lorsque vous vous connectez à des visioconférences professionnelles. Même votre réseau Wi-Fi domestique peut être pris pour cible par des pirates. Vous pouvez améliorer votre sécurité en vous connectant via le réseau virtuel de votre entreprise ou vous doter de votre propre VPN.   

• Maintenez le logiciel à jour. Il s'agit d'une recommandation très basique, mais vous seriez surpris de savoir combien de personnes négligent de mettre à jour les logiciels sur leur ordinateur portable ou leur téléphone pour disposer de la dernière version de leur logiciel de visioconférence. (Rappelez-vous ce que nous disions auparavant sur les pirates qui s'attaquent à des cibles faciles!)

Conseils pour les équipes informatiques

En tant que directeur informatique, vous êtes chargé d'assister et d'aider des utilisateurs finaux possédant des connaissances variables en matière de visioconférence et de sécurité. Dans cet esprit, nous vous présentons deux approches distinctes pour la mise en œuvre de bonnes pratiques.

• Prenez le contrôle dès le départ. En adoptant une approche proactive, vous pouvez mettre à l'abri les utilisateurs finaux de bon nombre de problèmes de sécurité. Par exemple, en définissant les mises à jour automatiques, vous éliminez de nombreux problèmes de sécurité. Consultez également la console d'administration de votre logiciel vidéo pour déterminer quelles fonctions de sécurité sont essentielles pour les utilisateurs et configurez ces paramètres de sorte à ce qu'il ne soit pas possible de les contourner.

• Formez les utilisateurs finaux et n'hésitez pas à sur-communiquer. Par la formation, vous pouvez changer ce que vous ne contrôlez pas. La première étape consiste à fournir une formation simple, facilement disponible et exploitable pour les utilisateurs finaux. En parallèle, il convient généralement de sur-communiquer en ce qui concerne les formations logicielles, les mises à jour et les modifications en matière de sécurité. Le but est toujours de faire en sorte que tous les utilisateurs comprennent et adoptent des mesures de sécurité.

Compte tenu des événements, il est essentiel de prendre conscience que la sécurité et la confidentialité vidéo ne doivent jamais être négligées. Un peu de communicationet une bonne compréhension peuvent accomplir des miracles. En adoptant une approche proactive en matière de sécurité, vous évitez que vous et votre communauté d'utilisateurs deveniez une cible facile pour les pirates et les farceurs.