Nombreux sont les articles qui ont été écrits sur le coût des réunions improductives. Doodle, par exemple, estime que les réunions professionnelles improductives coûtent chaque année 541 milliards de dollars en perte de productivité et de temps de travail. Bien qu'elles semblent convaincantes, ces statistiques omettent une dimension essentielle. Certains instants qu'elles jugent "improductifs" ont en fait leur importance.

Les réunions sont intrinsèquement sociales et cet aspect des réunions est souvent sous-estimé. Le lien social est une composante essentielle de la vie professionnelle de tous les employés. Des liens sociaux sains offrent également des avantages pour l'entreprise, notamment en favorisant l'engagement et la fidélité des collaborateurs.

Malheureusement, l'aspect social du travail de bureau a été mis rudement à l'épreuve par la pandémie de coronavirus et le confinement qui en résulte pour de nombreuses entreprises. Mais le tableau n'est pas si noir.

En profitant des fonctionnalités de la visioconférence, les organisateurs de réunions peuvent cultiver le lien entre les employés pendant cette période de distanciation sociale. D'autres éléments de preuve montrent que la visioconférence améliore l'efficacité générale des réunions, mais pourrait aussi avoir des effets positifs supplémentaires, notamment sur la productivité et l'engagement des collaborateurs.

Pourquoi le lien social est-il si important dans le milieu du travail?

Le besoin d'intégration sociale est inhérent à l'humanité, et un sentiment d'appartenance au travail peut stimuler notre bonheur et notre volonté de contribuer au succès de l'entreprise. Selon un article sur Forbes.com, "Les employeurs qui favorisent les liens sociaux sur le lieu de travail et aident les employés à nouer des relations solides les uns avec les autres contribuent à mettre en place une dynamique prospère."

Pour les collaborateurs et les entreprises pour lesquelles ils travaillent, un lien social sain au travail offre un certain nombre d'avantages:

• Plus de créativité et de résolution de problèmes

• Plus de productivité

• Plus de loyauté

• Taux de fidélisation des employés plus élevés

Comment la visioconférence rétablit le lien social

Le manque de lien social constitue un véritable problème pendant la période de distanciation sociale et de confinement, en l'absence de réunions impromptues et de conversations devant la machine à café. Heureusement pour les employés et les entreprises, la recherche montre que la visioconférence peut remplacer efficacement ces conversations informelles et restaurer le sentiment d'appartenance et de connexion pendant la distanciation sociale.

Selon le Dr Joseph A. Allen, professeur de psychologie industrielle et organisationnelle, rencontre en présentiel et visioconférence donnent globalement les mêmes résultats en termes d'efficacité et de satisfaction générales, tandis que la téléconférence est nettement moins efficace. Voici pourquoi: La visioconférence offre une grande "valeur informationnelle" grâce à des indices non verbaux qui s'ajoutent au dialogue verbal. Ces signaux non verbaux (un regard sympathique, un simple geste de la main) sont essentiels pour créer un lien social.¹

En fait, il est possible qu'au cours de cette période d'auto-quarantaine, la visioconférence puisse réellement renforcer le lien social d'une façon inédite.

Par exemple, les employés de bureau se rencontrent désormais régulièrement via vidéo depuis l'intimité de leur propre cuisine, salon et jardin. Il n'est pas rare lors de ces rencontres qu'un parent soit interrompu par ses enfants restés à la maison en raison de la crise sanitaire. Les animaux font également des apparitions furtives. Nous voyons les tableaux que nos collègues choisissent d'exposer, ou les livres et bibelots sur leurs étagères. Tous ces détails de leur domicile et de leur vie personnelle nous donnent un aperçu de qui ils sont. Ce contexte peut créer une certaine familiarité, de l'empathie et une connexion plus profonde entre collègues.

Points clés à retenir pour les organisateurs de réunions et les responsables informatiques

Comprendre l'importance du lien social, la façon dont il se forme et comment la visioconférence peut le restaurer pour les collaborateurs à distance nous fournit des informations et des recommandations pour les organisateurs de réunions et les responsables informatiques.

1. Prenez le temps de faire une discussion informelle. En détendant l'atmosphère en début de réunion tout en encourageant les participants à arriver rapidement, les organisateurs de la réunion peuvent délibérément prendre du temps pour des conversations anodines qui créent du lien social.²

2. Réservez du temps pour des réunions imprévues ou non structurées. Les réunions impromptues, comme les conversations devant la machine à café, permettent parfois des avancées considérables dans le travail.³

3. Raccourcissez les réunions. Avec des réunions courtes et concises, vous bénéficiez des avantages du lien social tout en réduisant la fatigue liée aux échanges virtuels, un symptôme bien trop courant en cette période de confinement.⁴

4. Attendez-vous à des perturbations. Les perturbations sont désormais monnaie courante et acceptables. Les interruptions par les enfants et les animaux de compagnie sont inévitables dans le contexte actuel et montrent que nous sommes tous humains, après tout.

5. Célébrez l'individualité. L'aperçu que nous avons sur la vie de nos collègues peut nous aider à mieux nous connaître.4

6. Tirez profit des outils de visioconférence. Les casques et webcams spécialement conçus pour la visioconférence renforcent ses avantages en permettant de voir et entendre clairement tout le monde. Être vu et entendu est une condition sine qua non pour un lien social sain. 

Après le confinement

Comme le souligne le Dr Allen de l'Université de l'Utah, "Distanciation sociale ne doit pas être synonyme d'isolement social." La visioconférence permet de renforcer les liens sociaux qui sont si importants sur le lieu de travail et qui manquent à beaucoup d'entre nous actuellement.

Par ailleurs, nous pouvons continuer à appliquer les leçons de cette pandémie une fois le confinement levé, quand certains employés feront leur retour au bureau. Nous pouvons faire de la visioconférence une norme pour les futures réunions et l'utiliser pour développer notre compréhension mutuelle et notre empathie.

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1 Pour plus d'informations, rendez-vous sur cette page: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, 12 mars 2020.

2 Pour plus d'informations, consultez: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), "Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness." Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Pour plus d'informations, consultez: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), "Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement." Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Pour plus d'informations, consultez: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), "How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes." In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (p. 153-176). New York, NY: Cambridge University Press.