Article : Adopter le bureau hybride: Comment le bureau flexible encourage l’engagement des employés

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Bureau ouvert avec bureaux flexibles

Le bureau flexible est une idée dont le moment est venu.

Mais ce n’est pas une idée nouvelle. Certaines entreprises ont expérimenté le bureau flexible depuis les années 1990. Mais le travail hybride a créé les conditions qui font du bureau flexible une excellente approche pour optimiser les espaces de bureau et encourager les relations humaines, ce qui est désespérément nécessaire sur le lieu de travail aujourd’hui.

Dans cet article, nous explorerons les problèmes auxquels les organisations sont confrontées avec les solutions de bureau flexible et comment une approche collaborative entre les équipes de gestion de l’espace de travail, les RH et les équipes informatiques pour concevoir et mettre en œuvre un espace de travail partagé peut aider à attirer les employés, tout en favorisant la connexion et l’engagement des employés.

Nous sommes connectés les uns aux autres

Les recherches montrent que l’ère post-pandémie a été difficile pour les employés, malgré certains avantages évidents comme une autonomie accrue et moins de temps passé à se déplacer. Les employés se sentent souvent isolés et signalent « manquer les interactions en face à face avec leurs collègues, clients et amis ». Par conséquent, quelque 43 % des employés se sentent déconnectés de leur entreprise, ce qui les rend plus susceptibles de chercher du travail ailleurs.


L’une des principales conclusions de cette expérience est que le bureau n’est pas simplement un endroit où nous allons pour nous asseoir devant un ordinateur. Elle a une valeur sociale très importante. Les humains sont connectés entre eux, et nous allons au bureau en partie pour être avec nos collègues. Non seulement pour collaborer, mais aussi pour partager du temps ensemble.

Réunion au bureau en personne

En offrant des fonctionnalités sociales qui favorisent les liens humains, une solution de bureau flexible peut aider. Nous allons explorer certaines de ces fonctionnalités ci-dessous.

Les employés ont besoin des bons dispositifs à leur bureau

L’un des grands défis que les organisations doivent relever lorsqu’elles envisagent une solution de bureau flexible est de savoir comment s’assurer que les employés sont équipés pour réussir lorsqu’ils viennent au bureau. Les normes établies pour la productivité personnelle devront peut-être être revues et ne devraient pas se limiter aux capacités pour lesquelles elles ont été optimisées au cours des deux dernières décennies. (Voir notre étude, Équiper vos employés pour le travail hybride.) 

Lorsque les employés se voyaient attribuer des bureaux, chaque bureau incluait tous les dispositifs dont un employé aurait besoin: un écran, un clavier, une souris, une station d'accueil, etc. La productivité dépend de ces dispositifs familiers à portée de main.

Employé utilisant une configuration de bureau de visioconférence

Une organisation peut bien sûr fournir ces dispositifs pour chaque bureau dans un environnement de conception flexible, mais cela soulève des questions supplémentaires. Que se passe-t-il si un dispositif ne fonctionne pas? Ou a disparu ? Ou n'est pas chargé ou branché? Comment le service informatique peut-il garder le contrôle de tous ces dispositifs pour s’assurer qu’ils sont toujours à jour, pleinement opérationnels et prêts à l’emploi lorsque les employés arrivent ?

L’optimisation du bureau nécessite de l’intelligence au bureau

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Alors que les entreprises réexaminent leur empreinte immobilière dans un environnement hybride où de nombreux employés travaillent à distance, elles doivent savoir : Combien de bureaux sont nécessaires? Combien de bureaux sont réellement utilisés? Quels espaces ou étages du bureau sont fortement utilisés et lesquels ne le sont pas?

De telles informations peuvent s’avérer précieuses pour prendre des décisions éclairées concernant l’agencement des locaux et des bureaux. Nous appelons cela « l’intelligence au bureau », et nous allons expliquer ci-dessous comment une solution de bureau flexible peut la fournir. 

Il va sans dire que si votre organisation ne capte pas ces informations, elle rate une énorme opportunité d’optimiser ses espaces de bureau.

Logitech présente Logi Dock Flex et la réservation de bureau

La solution de Logitech pour aider les entreprises à promouvoir l’engagement des employés, à fournir des informations sur les espaces de bureau et à s’assurer que les employés sont équipés pour réussir est la combinaison de Logi Dock Flex et de notre logiciel de réservation de bureau.

Logi Dock Flex est une station d’accueil gérée qui connecte les périphériques de bureau, alimente l’ordinateur portable et inclut un écran de 10,1 pouces qui indique clairement qui a réservé le bureau ainsi que les bureaux disponibles. L'écran permet de personnaliser le bureau, qu'il s'agisse d'afficher des fonds d'écran personnels ou d'entreprise ou de ranger des messages pour s'assurer que le bureau n'est pas utilisé par quelqu'un d'autre.

Équipement de réservation de bureau

Logitech Desk Booking combine les fonctionnalités de gestion des bureaux flexibles de Logitech Sync avec les fonctionnalités de réservation des employés sociaux de Logi Tune. Dans l’application mobile et de bureau Tune, les employés peuvent parcourir les bureaux, trouver un collègue à proximité et vérifier que le bureau dispose de leurs périphériques préférés.

Avec Sync, les équipes informatiques et de gestion des espaces de travail peuvent gérer et contrôler l’expérience de réservation de bureau. Ils peuvent également surveiller les équipements connectés. De plus, Sync rassemble des informations sur les tendances de réservation des employés pour permettre une meilleure planification de l’espace.

Sync Desk Analytics

Offrez une expérience utilisateur et des liens sociaux exceptionnels

Grâce à l’application Logi Tune sur leur téléphone ou leur ordinateur portable, les employés peuvent facilement réserver un bureau à l’avance et vérifier qu’il est prêt à l’emploi à leur arrivée. Ils peuvent choisir leur bureau en fonction de leur emplacement, de leurs préférences telles que leurs périphériques préférés ou de la proximité de leurs coéquipiers.

En s’assurant que leur place est proche des personnes avec lesquelles ils veulent travailler, dans une zone où ils veulent s’asseoir, cette solution favorise une meilleure expérience au bureau pour les employés. De plus, Logi Dock Flex permet aux employés de personnaliser le bureau avec un message ou des photos. Au moment de la publication de cet article, cette fonctionnalité peut ne pas encore être disponible pour Logi Dock Flex. Avant leur arrivée, Logi Dock Flex affiche un message pour informer les autres personnes qui ont réservé le bureau. S’ils partent déjeuner, l’écran de 10 pouces peut également afficher ce message.

Logi Dock Flex fonctionne également avec votre plate-forme de réunion d’entreprise. Il se couple avec Microsoft Teams en tant que panneau de réservation Teams et avec Zoom Workspace Reservation pour offrir une expérience utilisateur cohérente des bureaux flexibles aux salles de réunion.

Mais la meilleure chose à propos de cette solution de bureau flexible du point de vue des employés est peut-être de promouvoir les liens sociaux. Avant de réserver un bureau, les employés peuvent voir qui est déjà sur place et qui prévoit d’entrer. Ils peuvent choisir un bureau à proximité des personnes avec lesquelles ils aiment travailler. Après avoir réservé un bureau, informez vos collègues et coordonnez-vous via la messagerie intégrée à l’application.

Assurez-vous que les bureaux partagés sont toujours prêts

Lorsque les employés arrivent à un bureau qu’ils ont réservé, ils doivent pouvoir brancher leur ordinateur portable et se mettre au travail. Les bureaux et périphériques qui ne fonctionnent pas peuvent créer une expérience de bureau médiocre pour les employés et un casse-tête pour le service informatique.

« Si un composant ne fonctionne pas, les employés trouveront souvent un autre bureau. C’est la réalité », déclare Craig Ishii, responsable marketing des solutions chez Logitech. « Lorsque le service informatique apprend le problème, il est trop tard. »

Avec Sync, l’application Logitech que le service informatique peut utiliser pour gérer les salles de réunion et les dispositifs de bureau, vous pouvez recevoir des alertes automatiques si Logi Dock Flex lui-même ou les périphériques qui lui sont associés ne fonctionnent pas, doivent être mis à jour ou sont déconnectés.

Tout aussi important, Logi Dock Flex est conçu pour éviter les problèmes. Il inclut tous les ports dont vous avez besoin. Connectez jusqu'à deux moniteurs et un certain nombre de périphériques avec trois ports USB gérés par le service informatique et Ethernet pour plus de sécurité. Les dispositifs peuvent être attachés et verrouillés en toute sécurité afin que vous n'ayez pas à vous soucier de l'équipement débranché ou retiré du bureau.

 

Vue arrière de l’équipement de réservation de bureau flexible

Optimisez pour aujourd’hui et planifiez pour l’avenir

Une solution de bureau flexible fiable devrait fournir des données et des informations permettant aux organisations de développer des stratégies de planification des bureaux plus intelligentes et plus flexibles. Malheureusement, la plupart des solutions existantes n’offrent pas ces informations, surtout si la précision dépend du comportement de l’utilisateur.

Voilà le problème. La plupart des solutions comptent sur les employés pour s’enregistrer lorsqu’ils arrivent à un bureau. Mais les employés sont notoirement incohérents dans ce domaine.

La beauté de notre approche est que Logi Dock Flex enregistre automatiquement les enregistrements réels. Lorsque les employés branchent leur ordinateur portable avec le câble USB-C, non seulement toutes leurs préférences sont rappelées, y compris les paramètres du dispositif et les photos sur l'écran, que les employés adorent, mais leur enregistrement est enregistré et stocké.

 

équipement de réservation de bureau flexible

Cette fonctionnalité donne à l’équipe de gestion de l’espace de travail une idée beaucoup plus claire de l’utilisation du bureau. Cela fait partie de l’intelligence au bureau dont nous avons parlé précédemment. Qu’il s’agisse d’informations sur les journées de gravité au bureau, les tendances sur les non-présentations ou les bureaux populaires près de la cuisine ou des fenêtres, ces informations facilitent la planification et les conversations sur les politiques d’espace de travail avec les autres parties prenantes de l’organisation.

Analyses précises de Data Sync

"Logi Dock Flex nous a aidés à réduire de deux tiers notre empreinte immobilière en Californie. Nous travaillons désormais avec un ratio 3:1 de personnes par bureau non attribué. Logi Dock Flex nous fournit les informations dont nous avons besoin pour redéployer l'espace de bureau sous-utilisé vers des fonctions client, sociales et d'apprentissage importantes qui sont devenues essentielles pour le travail hybride." – David Houseman, responsable de l'expérience de travail, Logitech

Conclusion

Voici une vérité qui nous a été rappelée dernièrement: Nous sommes des animaux sociaux, et nous travaillons dans un bureau en partie pour être avec les autres. Logi Dock Flex et Logitech Desk Booking soutiennent certainement l’objectif d’améliorer les liens sociaux et la culture du bureau.

Mais pour la gestion de l’espace de travail et l’informatique, il existe d’autres avantages tout aussi précieux. Pour ces acteurs, obtenir de l’intelligence au bureau permettra au final une gestion plus efficace des bureaux et des espaces de travail, en optimisant les espaces de bureau tout en planifiant les besoins futurs.

Pour commencer, découvrez Logi Dock Flex et le logiciel Logitech Desk Booking.

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