En général, quel est le ressenti face à une grande salle de conférence? C’est compliqué.

S’il est vrai que les grandes salles de conférence sont indispensables à certaines fonctions de l’entreprise, telles que les réunions de service et les mises à jour trimestrielles, elles nécessitent des équipements et une installation plus complexes qui, à première vue, peuvent décourager les organisateurs moins avertis.

Mais tout peut changer. Avec la bonne solution de visioconférence, il devient simple d’équiper, gérer et utiliser une grande salle comme salle de réunion.

Comment faire en sorte que les grandes salles de conférence soient optimisées et accessibles afin de les exploiter normalement, en évitant de les laisser inoccupées la plupart du temps? Concentrez-vous sur cinq objectifs:

• Une qualité d'image inédite

• Un son d’une clarté exceptionnelle 

• Une gestion des équipements informatiques simplifiée

• Une expérience utilisateur sans heurts

• Une conception de salle optimale

   

Choisir la bonne caméra

Dans une grande salle de conférence ou de réunion, il est essentiel que la caméra capte et mette au point même les participants placés à l’arrière de la salle. En plus des personnes à l’arrière, les participants assis sur les côtés de la salle doivent également être visibles.

Une couverture totale de la salle est essentielle. Dans une grande salle de conférence, une caméra doit être dotée des fonctions de panoramique, inclinaison et zoom. L’association de ces fonctions à l’intelligence artificielle permet à la caméra de déplacer automatiquement l’objectif et d’ajuster le zoom. Lorsque les personnes se déplacent au cours de la réunion, par exemple pour écrire au tableau, la caméra améliorée par l’intelligence artificielle réajuste automatiquement l’angle de l’objectif et le zoom pour assurer qu’elles restent dans le champ de vision.

Un audio exceptionnel

Les innovations en matière de technologie audio continuent d’améliorer la qualité de son des solutions pour salles de réunion. Par exemple, les micros dotés de la technologie Beamforming et les logiciels intelligents peuvent isoler la voix de l’interlocuteur, la séparer des bruits de fond et réduire l’effet de diaphonie.

Dans les grandes salles, des composants modulaires et extensibles sont nécessaires pour veiller à ce que même les personnes situées loin de la caméra puissent être entendues. Le fait d’ajouter des micros à une grande table offre également aux participants la possibilité de mettre rapidement en sourdine.

Les haut-parleurs placés sur le devant de la salle permettent que la conversation se déroule naturellement car les voix et la vidéo viennent du même endroit. Bien que cet aspect puisse sembler anecdotique, le fait que le haut-parleur soit placé au centre de la table donne une sensation de déconnexion entre l’audio et la vidéo qui n’est pas naturel.

Une gestion des équipements informatiques simplifiée

Le bon fonctionnement d’une grande salle de conférence est essentiel dans un environnement de travail collaboratif. Au cours d’une réunion de 20 personnes, vous ne voulez certainement pas qu’un problème technique empêche vos équipements de fonctionner correctement.

Veillez à ce que votre fournisseur vous propose un outil de gestion des dispositifs et de la salle qui vous permette de les surveiller à distance. Un tableau de bord clair et facilement compréhensible affichant l’état des dispositifs doit vous permettre de détecter n’importe quel problème avant vos collaborateurs. Des notifications en temps réel sont également très utiles.

Il va de soi que vous devez vous occuper de tous vos espaces de réunion, pas uniquement des grandes salles. Pour que la gestion des dispositifs et des salles soit plus simple et facile, elle doit reposer sur une certaine cohérence.

Adressez-vous à un fournisseur qui propose un portefeuille de solutions pour toutes les salles de réunion, quelle que soit leur taille. Veillez à ce que ces solutions pour salles de conférence vous permettent d’utiliser l’ordinateur de votre choix. Si le fournisseur propose une utilisation partagée de composants tels que des micros et des contrôleurs tactiles, l’administration des pièces de rechange en sera d’autant plus simplifiée.

Pour finir, ne négligez pas la gestion des câbles. Un élément aussi basique qu’un câble débranché peut vous faire perdre énormément de temps, pendant que les techniciens tentent de comprendre l’origine du problème. Un amas informe de câbles est également à proscrire. Dans les deux cas, ce genre de difficulté a un impact négatif sur l’efficacité des équipements informatiques.

En revanche, une bonne approche conceptuelle aide à vous débarrasser des composants et des câbles pour qu’ils ne vous gênent pas.

Une expérience utilisateur améliorée

De toute évidence, l’expérience utilisateur est un facteur de première importance. Vous pouvez planifier jusqu’au dernier détail, mais les effets resteront limités si vos collaborateurs n’adoptent pas pleinement la technologie. Dans une grande salle de conférence, l’expérience utilisateur reste bien souvent en-deçà de toute attente: une utilisation complexe, un audio et vidéo de mauvaise qualité ou une connexion impossible. Certains fournisseurs proposent des solutions pour grandes salles de conférence distinctes des solutions pour salles petites ou moyennes.

Les employés souhaitent des outils de réunions faciles, intuitifs et bien conçus. Ils doivent être en mesure de passer d’une petite salle de réunion à une grande salle de conférence en suivant les mêmes étapes de lancement et d’exécution de leur réunion à chaque fois. Une expérience utilisateur égale de salle en salle augmente les taux d’adoption.

Pour rendre les réunions encore plus intuitives, des télécommandes de salle leur permettent de lancer ou de conclure une réunion d’une simple pression ou d’utiliser leur voix pour une expérience mains libres.

Optimiser l’environnement de salle

En plus de la caméra et du système audio, d’autres facteurs inhérents à la salle doivent être pris en compte. L’éclairage, la couleur de la salle, l’ameublement et d’autres éléments de l’environnement peuvent exercer un effet plus ou moins important sur l’expérience en général.

Vous trouverez ci-après quelques conseils dispensés par notre guide de conception des salles:

• Une salle éclairée de manière égale aidera la caméra à capturer la couleur, le contraste et la définition vidéo les plus précis.

• Il est donc préférable d'éviter de diriger la caméra vers les fenêtres donnant sur l'extérieur ou d'autres sources d'éclairage puissant (comme les projecteurs orientables).

• Des parois de couleur neutre ne constituent pas une distraction et permettent aux participants de mieux se concentrer.

• Retirez les meubles inutiles, les tables encombrées, les plantes ornementales, les œuvres d'art présentant une multitude de détails, les gravures encadrées avec du verre réfléchissant et les objets en mouvement (comme les rideaux dans un courant d'air).

• Envisagez de vous doter de petites tables hautes et de sièges légers faciles à déplacer pour une configuration plus flexible de la salle.

• Évitez de placer des surfaces dures et réfléchissant le son sur les murs, comme du métal, de la pierre ou du verre, pour ne pas compromettre la qualité audio.

• Préférez la moquette à des sols en céramique ou en bois, les matériaux plus doux et moelleux absorbent mieux le son.

Créer des espaces de collaboration

Les organisations d’avant-garde optimisent n’importe quel espace pour la collaboration vidéo, y compris les salles de réunion, les bureaux et les bureaux à domicile pour les employés en télétravail.

Le fait d’organiser une réunion n’importe où doit devenir un événement normal pour les employés. Lancer une réunion dans une grande salle de conférence doit être aussi simple que dans n’importe quel autre espace. Les temps où les grandes salles de réunion étaient à éviter en raison d’une technologie trop complexe ou d’un mauvais fonctionnement des systèmes de visioconférence sont désormais révolus.

Avec une solution pour les grandes salles de conférence s’appuyant sur Logitech Rally Plus, vous savez que ces salles de réunions seront aussi simples à utiliser et gérer que n’importe quelle autre.

Pour en savoir plus sur l’optimisation des grandes salles de réunion, consultez notre guide sur les salles sur Logitech.com.