Un approccio migliore alle lavagne virtuali

Perché le lavagne sono essenziali per la collaborazione

I team ricorrono spesso a presentazioni, fogli di calcolo e altri documenti per condividere informazioni nelle riunioni e portare avanti una discussione. Tuttavia, questi formati non sono ottimizzati per il tipo di brainstorming non strutturato e non digitale che incentiva il libero flusso di idee e spesso è preferito per analizzare contenuti o svolgere attività di progettazione con un supporto visivo.

Per le attività di ideazione e brainstorming visiva, le lavagne sono lo strumento perfetto. Questi strumenti di collaborazione possono assumere diverse forme, compresa quella di lavagna magnetica, lavagna a muro e persino lastra di vetro. Sono ottime per schematizzare e spiegare contenuti, prendere appunti in libertà, organizzare le idee con l’ausilio di annotazioni e molto altro ancora. Inoltre, quando tutti i partecipanti si trovano nella stessa stanza, le lavagne svolgono perfettamente la propria funzione. Ma cosa accade nelle riunioni con alcuni membri del team a distanza?

I limiti degli approcci esistenti all’uso delle lavagne durante le riunioni in video

Forse il problema principale delle attività su lavagna durante le riunioni in video è che i partecipanti a distanza di rado sono coinvolti attivamente come coloro che sono nella sala. I partecipanti a distanza si sentono esclusi. Le loro idee e opinioni, sebbene di valore, non sono condivise nella discussione.

Naturalmente, questo non è intenzionale. Il problema è che gli organizzatori delle riunioni fanno fatica a integrare in modo efficace le lavagne nelle riunioni in video.

A volte l’organizzatore della riunione inquadra la lavagna con la webcam o la videocamera per videoconferenze, ma la persona che sta scrivendo copre spesso la visuale. E anche quando la persona si sposta dall’inquadratura, la lavagna potrebbe risultare difficilmente leggibile a causa della dimensione dell’immagine, del riflesso da luci e finestre, o della prospettiva sbagliata dell’angolazione della videocamera.

A volte le persone scattano foto della lavagna da condividere con i partecipanti a distanza. Se tali foto sono inviate alla fine della riunione, i partecipanti a distanza non possono più offrire il loro contributo. Se sono inviate durante la riunione, i partecipanti in sala potrebbero aver già cambiato argomento prima che coloro che sono collegati da remoto abbiano il tempo di esprimersi. Non si tratta di soluzioni ideali, dato che possono interrompere il flusso creativo. In fin dei conti, per i partecipanti a distanza è come limitarsi a guardare altre persone che collaborano.

E le lavagne interattive?

Un terzo approccio adottato dalle aziende è acquistare “lavagne interattive”. Questi schermi digitali ricreano la funzione della lavagna bianca tradizionale o della lavagna magnetica. Se l’utilizzatore sa come adoperare le lavagne digitali, queste possono essere uno strumento efficace.

Tuttavia, a causa del costo e della complessità di questi dispositivi, le aziende ne possono acquistare solo un numero limitato da collocare in modo strategico nei vari spazi. Quindi, quando i team devono analizzare dei contenuti in modo spontaneo, visualizzare progettazioni o lanciare velocemente una sessione di brainstorming estemporanea, difficilmente vanno alla ricerca di una lavagna interattiva, la portano in sala e cercano di capire come integrarla nel meeting.

C’è un altro approccio?

Crediamo che esista un approccio migliore. Una soluzione ideale al problema dell’integrazione delle lavagne nelle riunioni in video deve soddisfare i seguenti criteri:

• Deve rendere l’esperienza di collaborazione uguale per tutti, assicurando che ognuno possa contribuire liberamente alla discussione.
• Deve essere semplice da usare: le cose semplici sono sempre le migliori.
• Deve fare leva su un processo esistente, sfruttando la familiarità nell’utilizzo delle lavagne per incoraggiarne l’adozione da parte degli utenti.
• Deve ampliare l’ecosistema della sala riunioni e lavorare senza interruzioni con gli altri dispositivi e applicazioni per videoconferenze.
• Deve essere semplice e veloce da installare per poter essere impiegata ampiamente nelle varie sale riunioni dell’organizzazione.