L’obiettivo è rimuovere gli elementi che ostacolano le riunioni
La creazione di un ambiente che stimoli la collaborazione inizia al di fuori della sala riunioni. È fondamentale rimuovere gli ostacoli, vale a dire qualsiasi elemento che interferisce con la capacità dei dipendenti di restare connessi ed essere produttivi. Gli esempi di ostacoli in ufficio comprendono la difficoltà dei dipendenti a trovare uno spazio per le riunioni che risponda alle loro esigenze quando serve o la difficoltà a utilizzare apparecchiature complesse per sale conferenze.
Idealmente, l’ufficio è configurato per consentire ai dipendenti di mantenere un flusso di lavoro costante, non per interromperlo. Strumenti come i pannelli di pianificazione possono fare davvero la differenza in tal senso. Secondo una prima analisi, i pannelli di pianificazione possono, senza interruzioni:
- segnalare la disponibilità delle sale a distanza
- consentire ai dipendenti di trovare la sala più appropriata, quando serve
- fornire informazioni pertinenti sullo schermo, come il nome e l’orario della riunione
Un investimento di questo tipo ti consente di integrare una comunicazione utile, in tempo reale, tra le pareti dell’ufficio, riducendo gli ostacoli, con una manutenzione minima.
All’interno delle sale riunioni, ogni dipendente (qualsiasi sia il suo grado di conoscenza tecnica o di esperienza) dovrebbe avere la possibilità di avviare sessioni di collaborazione video in modo semplice e rapido tramite piattaforme come Microsoft Teams, Zoom e non solo. Investire in dispositivi di controllo touch intuitivi è un ottimo modo per consentire questo tipo di esperienza universale senza interruzioni che riduce le richieste di supporto IT e permette ai dipendenti di restare concentrati.
