Sebbene l'IT si occupi con grande attenzione dei dispositivi per consentire ai dipendenti di comunicare meglio, la scelta dell'hardware giusto è solo una parte della sfida. Il passo successivo consiste nell’assicurarsi che i dipendenti possano trovare e utilizzare la suite completa di funzionalità disponibili a integrazione dei suoi componenti hardware.
Sono tre i modi in cui le organizzazioni risentono dell’impossibilità del personale di sfruttare il pieno potenziale dei dispositivi di collaborazione:
- La produttività diminuisce all’emergere dei punti deboli della tecnologia.
Più tempo gli utenti trascorrono cercando di regolare le impostazioni del dispositivo come il volume della voce o l’inquadratura della webcam, più è probabile che arrivino in ritardo alle riunioni, perdano informazioni importanti e siano restii alla condivisione.
- I dipendenti inviano ticket di assistenza per problemi che potrebbero risolvere in autonomia.
Quando gli utenti non riescono a capire come regolare le impostazioni del dispositivo, si rivolgono all'IT per ricevere supporto. L'ultima cosa di cui la tua organizzazione ha bisogno è un’altra richiesta da aggiungere alla lista delle cose da fare dell’IT. Facendo in modo che ciascun dipendente risolva autonomamente i problemi minori, sia l'IT che l’intero team possono riprendere le loro attività ed essere più produttivi.
- Le voci non si sentono, la collaborazione ne risulta compromessa.
Durante le riunioni, tutti devono trovarsi nelle stesse condizioni di condividere le proprie idee. Mentre per chi è in ufficio è più facile farsi ascoltare, chi lavora da casa può incontrare difficoltà nell’utilizzare le attrezzature, perdendo l’opportunità di apportare il proprio contributo. Quando non possono o non riescono a sentirsi a proprio agio durante la partecipazione, le persone non collaborano in modo efficace.
Anche le migliori funzionalità si rivelano inutili se poi non vengono individuate e ottimizzate dai dipendenti. Ad esempio, le webcam del tuo team possono eseguire lo zoom avanti e indietro, ma sanno tutti come accedere a tale funzionalità e regolarla a loro piacimento? È semplice per loro alzare o abbassare il volume delle cuffie con microfono? Se la risposta è no, si perdono tempo e denaro e la qualità delle riunioni ne risente insieme alla produttività.
In questa guida scopriremo perché le funzionalità dei dispositivi facilmente personalizzabili possono determinare riunioni più collaborative e come consentire al tuo team di sfruttare tali funzionalità riducendo al contempo il carico di lavoro dell’IT.
