Come aggiungere lavagne virtuali nelle riunioni video

Perché l’lT è fondamentale per favorire la collaborazione all’interno dei team virtuali in uno spazio di lavoro ibrido

Per i team geograficamente dislocati, la collaborazione richiede uno sforzo più consapevole e il supporto dell'Information Technology. I software basati su cloud, quali Google Workspace e Microsoft 365, sono progettati per semplificare la collaborazione. Le tecnologie video (webcam, videocamere per conferenze e piattaforme video nel cloud, quali Zoom e Microsoft Teams) consentono alle persone di incontrarsi faccia a faccia, ovunque si trovino.

Ma queste tecnologie hanno dei limiti.

Ad esempio, secondo l’analista di Forrester Andrew Hewitt, i dirigenti hanno capito che non possono fare affidamento solo su videoconferenze e condivisioni di file.Roberto Torres:Salesforce is adopting hybrid work. Here's how businesses can follow suit. Hewitt osserva, in particolare, che i dipendenti non possono collaborare utilizzando le lavagne e che solitamente questi strumenti vengono utilizzati solo nelle riunioni in presenza.

Considerata l’importanza delle lavagne ai fini della collaborazione, i leader IT devono trovare un modo per risolvere questo problema. Nello specifico, bisogna trovare un modo per consentire l’uso delle lavagne durante le riunioni virtuali per favorire la collaborazione in uno spazio di lavoro ibrido.

Il ruolo delle lavagne nella collaborazione

Le lavagne sono sempre presenti durante le riunioni, in quanto svolgono una funzione molto importante, soprattutto per le attività di brainstorming e sviluppo di nuove idee. Le lavagne sono utili per schematizzare e spiegare contenuti, prendere appunti a mano libera, organizzare le idee con l’ausilio di post-it e molto altro ancora. Questi strumenti di collaborazione possono assumere diverse forme, compresa quella di lavagna magnetica, lavagna a muro e persino lastra di vetro.

Durante le riunioni, i partecipanti ricorrono spesso a presentazioni, fogli di calcolo e altri documenti per condividere informazioni e portare avanti una discussione. Questo spiega l’enorme popolarità di Google Workspace e Microsoft 365. Tuttavia, questi strumenti non sono adatti per il brainstorming di gruppo, soprattutto se i team devono esplorare concetti o visualizzare progetti in modo spontaneo.

In genere, quando qualcuno vuole comunicare a livello visivo, prende un pennarello a secco e l’attenzione dei partecipanti si sposta automaticamente sulla lavagna. Nelle riunioni virtuali, questa comunicazione potrebbe essere più problematica.

Le sfide connesse all’uso della lavagna virtuale

In mancanza di un modo elegante per integrare le lavagne nelle riunioni video, sono stati tentati vari approcci. Ad esempio, l’organizzatore della riunione può puntare la videocamera per videoconferenze verso la lavagna. Ma difficilmente questa soluzione funziona bene. La persona che scrive alla lavagna potrebbe infatti impedirne parzialmente la vista, e anche quando la persona si sposta, la lavagna potrebbe risultare difficilmente leggibile a causa dei riflessi o della prospettiva sbagliata. 

A volte, uno dei presenti fa delle foto alla lavagna e le invia a tutti i partecipanti al meeting. Questa soluzione consente, nella migliore delle ipotesi, di condividere le note, ma non permette ai partecipanti in remoto di prendere parte attivamente alle attività che prevedono l’uso della lavagna.

In definitiva, i partecipanti che non sono fisicamente presenti alla riunione si sentono esclusi quando viene utilizzata la lavagna e non sono in grado di dare il proprio contributo e di condividere le proprie opinioni, per quanto importanti, durante la sessione di brainstorming. Ma non deve essere per forza così.

Fare in modo che tutti abbiano un posto al tavolo

Nel modello ibrido, le organizzazioni devono assicurarsi che i dipendenti che lavorano in remoto abbiano accesso alle stesse informazioni cui hanno accesso i dipendenti che si trovano in ufficio. Hybrid-Remote: understanding nuances and pitfalls. L’efficacia della collaborazione dipende dalla capacità delle persone di condividere le idee. La diversità di opinioni e punti di vista è una risorsa preziosa, se non indispensabile. È importante ascoltare la voce di tutti.

L'obiettivo della collaborazione virtuale dovrebbe dunque essere quello di consentire a tutti i partecipanti alla riunione di dare il proprio contributo. È qui che entra in gioco l’IT. Favorendo o migliorando la collaborazione negli spazi di lavoro ibridi, infatti, l’IT può contribuire a “democratizzare” l’esperienza di riunione. A tal fine, è necessario:

• Riprogettare gli spazi di lavoro digitali e fisici per fare in modo che i lavoratori in remoto non si sentano dei “dipendenti di seconda classe”.Stefan Hammond: Hybrid Working Needs More Than Digital Enablement
• Dotare tutti gli spazi per riunioni di strumenti di collaborazione, quali attrezzature per videoconferenze, soluzioni per sale riunioni come Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms o Google Meet, lavagne magnetiche e videocamere per lavagna appositamente progettate.

Grazie all’esperienza di lavoro in remoto, dirigenti e dipendenti hanno imparato ad apprezzare i vantaggi dello spazio di lavoro ibrido. Ma se vogliono che questi vantaggi diventino strutturali, le aziende devono portare avanti il proprio piano di investimenti in strumenti per la collaborazione virtuale (quali Logitech Scribe). Se lo faranno, sia le aziende sia i dipendenti potranno trarre vantaggio dal nuovo modello di lavoro.