Chiunque abbia mai trascorso del tempo in un ufficio sa che ci sono momenti in cui la produttività è al massimo e altri i cui invece scende sotto la media. La bassa produttività tende a concentrarsi nei periodi vicini alle feste, quando la maggior parte dei lavoratori va in ferie per trascorrere del tempo in famiglia. Anche chi non viaggia può sentirsi meno motivato a svolgere il proprio lavoro: circa il 54% dei lavoratori afferma di notare già da metà dicembre una certa distrazione, che diventa sempre maggiore con l'avvicinarsi del giorno di Natale.

Un altro fattore con impatto negativo sulla produttività è il maltempo, che può provocare ritardi quando i lavoratori sono in viaggio. Voli cancellati, strade pericolose e altri eventi meteorologici possono costringere i lavoratori a prolungare le ferie e a fare assenze non pianificate, lasciando accumulare il lavoro. Un terzo degli intervistati in uno studio di questo fenomeno ha dichiarato di provare molto stress riguardo ai viaggi nei periodi di festa e più della metà ha citato il lavoro come uno dei principali fattori di stress durante le vacanze. Forse il modo migliore per mantenere alti la produttività e il morale nei periodi festivi è grazie alla flessibilità consentita dallo smart working.

I vantaggi del lavoro flessibile durante le vacanze

Nel 2018, circa 112 milioni di persone hanno scelto di viaggiare per le vacanze. Un numero così alto di viaggiatori crea naturalmente un forte picco del traffico aeroportuale e autostradale. Viaggiare diventa ancora più difficile quando le condizioni meteorologiche non sono favorevoli, un fatto piuttosto comune in prossimità delle feste. Le ore sprecate seduti nei terminal dell'aeroporto in attesa di voli in ritardo o intrappolati in casa da una tempesta di neve sottraggono tempo prezioso alle vacanze, abbassando il morale e riducendo ulteriormente la produttività in questo periodo delicato. Il telelavoro può rappresentare una soluzione per risparmiare questo tempo, poiché consente ai lavoratori di portarsi avanti col lavoro prima di partire o anche durante il viaggio.

Ll lavoro flessibile consente di trasformare il Terminal dell'aeroporto o il tavolo della cucina in un ufficio satellitare, in cui i lavoratori possono portare a temine i propri task senza sottrarre tempo alle proprie vacanze. Ecco alcuni dei vantaggi di cui godono i dipendenti che possono lavorare da remoto durante le vacanze:

• Maggiore produttività: La possinbilità di lavorare da remoto fa aumentare la produttività fino al 40%. Questo può aiutare a compensare il picco negativo del periodo delle feste causato da assenze e distrazione generale. Offrire ai dipendenti l'opportunità di completare il lavoro da casa o durante un viaggio consente anche di non sprecare intere giornate lavorative se il dipendente ha bisogno di assentarsi solo per qualche ora per un viaggio in auto o un volo.

• Equilibrio tra lavoro e vita privata: Trovare tempo da dedicare ai propri hobby e alla famiglia oltre che al lavoro è particolarmente difficile durante le vacanze. La maggior parte dei soggetti che soffrono di stress al lavoro si sentono sopraffatti dalla necessità di trovare un equilibrio fra il lavoro e le esigenze della famiglia nei periodi festivi. Le politiche di smart working offrono ai dipendenti un'opzione più flessibile e consentono a chi dispone di periodi di ferie limitati di far visita alla propria famiglia o agli amici durante le vacanze continuando a lavorare "in trasferta". Inoltre, esse consentono ai lavoratori di prendersi cura dei propri figli, gestire varie commissioni e trascorrere del tempo di qualità con la propria famiglia senza perdere di vista il lavoro, riducendo lo stress legato a scadenze imminenti e comunicazioni mancate.

• Sicurezza: Si stima che, se la possibilità di lavorare da remoto fosse concessa a tutti i lavoratori con impieghi compatibili, anche solo in part time, si eviterebbero ben 95.000 morti e infortuni legati al traffico. La stagione delle feste è particolarmente pericolosa per i pendolari in quanto le strade sono più trafficate, meno agibili e frequentate da un maggior numero di viaggiatori frettolosi. Il lavoro remoto consente ai dipendenti di non viaggiare durante i periodi di punta.

È evidente che l'accesso al telelavoro consente ai dipendenti di sfruttare al massimo le ferie senza stress per viaggi o task che si accumulano in ufficio. Non solo, per lavorare da remoto è necessario adottare solo qualche semplice accorgimento tecnologico.

Quali mezzi sono necessari per lavorare da remoto durante le vacanze?

Per garantire che i dipendenti possano lavorare in remoto in modo produttivo bastano un laptop e l'accesso i cloud ai documenti e software aziendali. Per le videochiamate, occorrono una webcam di alta qualità e cuffie con eliminazione del rumore, che consentono di collaborare con i colleghi anche in un affollatissimo aeroporto. È inoltre molto probabile che la piattaforma di videoconferenze utilizzata in ufficio offra una versione app che i dipendenti possono scaricare su laptop, tablet e smartphone.

Prima di adottare una politica di smart working per i periodi festivi, occorre assicurarsi che i dipendenti comprendano i requisiti necessari. Un manager o un rappresentante HR dovrebbe aver già spiegato le politiche aziendali riguardo a come eseguire il lavoro e come tenerne traccia. Il team IT deve accertarsi che i dipendenti siano consapevoli delle misure di sicurezza da adottare, ad esempio usare una rete privata virtuale (VPN), non accedere a reti non protette o impostare password impenetrabili per i propri dispositivi personali. Se la tua azienda non consente di utilizzare una VPN quando si accede alle reti Wi-Fi pubbliche, è consigliabile installare sistemi per la sicurezza Wi-Fi e disattivare la condivisione dei file sui computer dei lavoratori in remoto per proteggere i dati durante la connessione a una rete Wi-Fi condivisa.

Se i lavoratori si sentono rassicurati del supporto offerto dall'azienda e hanno fiducia nelle attrezzature che utilizzano, possono tenere il passo con il proprio lavoro e godersi vacanze prive di stress. Il telelavoro offre vantaggi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro: un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata e maggiore produttività durante un periodo dell'anno intenso.