Articolo: Opinioni di aziende che creano uffici flessibili

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Il futuro del lavoro ibrido è qui: Opinioni di aziende che creano uffici flessibili

Il lavoro ibrido è diverso per ogni azienda. Gli aspetti in comune sono una comunicazione aperta, uffici flessibili e la giusta tecnologia.

Con questo nuovo scenario lavorativo, un numero crescente di datori di lavori auspica che i dipendenti tornino in ufficio con più frequenza, se non a tempo pieno. I dipendenti, d'altra parte, desiderano vivamente orari flessibili e un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Le due cose possono convivere? È possibile colmare il divario tra ciò che i datori di lavoro richiedono e ciò che i dipendenti desiderano?

Volevamo capire meglio l'attuale panorama dei lavoratori ibridi. Quindi, abbiamo parlato con esperti di aziende leader come Indeed per avere informazioni dettagliate su ciò che bisogna fare e non fare per creare un ambiente ibrido di successo.

In questo articolo riassumeremo le lezioni apprese sulla base di esempi reali. Come si avvicinano le aziende al lavoro ibrido? Quali strategie si sono rivelate efficaci?

Definisci gli obiettivi aziendali e includi il contributo dei dipendenti

Ecco una cosa che abbiamo percepito in modo forte e chiaro: Il tuo ambiente ibrido deve supportare i tuoi obiettivi aziendali. Sicuramente vuoi che i tuoi dipendenti siano felici, ma deve anche esserci una struttura su come, quando e dove le persone devono lavorare per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti.

“Le aziende di successo di oggi devono rendersi conto che i risultati verranno dalla creazione di perfetti luoghi di lavoro e collaborazione, in ufficio, a casa o in una situazione ibrida”, afferma David Brown, Responsabile dell’esperienza del marchio presso DIRTT, che fornisce edilizia industrializzata per spazi interni. “La creazione dell’ambiente giusto per i team è la chiave per favorire i risultati”.

L’equilibrio tra gli obiettivi aziendali e i desideri dei dipendenti richiede una comunicazione aperta. I leader stabiliscono le priorità, ma i dipendenti dovrebbero essere coinvolti nella conversazione per definire l'ambiente ibrido della propria azienda. Questa collaborazione può avvenire a livello aziendale attraverso sondaggi sui dipendenti o discussioni tra i dirigenti e i loro dipendenti diretti per determinare ciò che funziona meglio per tutti.

Tuttavia, qualunque cosa tu faccia, non limitarti a raccogliere informazioni dai tuoi dipendenti per far sembrare che desideri il loro contributo. Devi usarlo davvero.

"Se hai intenzione di coinvolgere i dipendenti nella richiesta del loro feedback, almeno riconoscilo e fai qualcosa di specifico", afferma Jenni Bedell, HR consulting practice leader per OneDigital, società di assicurazioni, servizi finanziari e consulenza HR. “La cosa peggiore che puoi fare è chiedere un feedback ai dipendenti che poi non serve a nulla”.

E raccogliere i dati. È necessario il contributo dei dipendenti ma anche le informazioni in tempo reale. Esamina quando le persone entrano in ufficio e dove tendono a radunarsi. Scopri quali uffici e sale conferenze vengono utilizzati, quando e in quante persone. Con tutti questi dati, puoi iniziare a progettare o reinventare il tuo spazio di lavoro in azienda.

Progetta spazi intorno alle persone per dare priorità alla connessione umana

Il modo in cui le persone pensano al lavoro è cambiato negli ultimi due anni. Il nostro rapporto con l'ufficio, con gli altri e con il lavoro continua a evolversi man mano che le priorità cambiano e ci rendiamo conto di quanto sia importante la connessione umana.

Durante la pandemia, ad esempio, abbiamo imparato tutti che lavorare da casa ha i suoi vantaggi, come la possibilità di concentrarsi su “un lavoro approfondito”. Ma lavorare da casa ha anche i suoi svantaggi, tra cui la mancanza di interazione sociale e maggiori difficoltà nella collaborazione. Stare insieme e trarre ispirazione l’uno dall’altro è di vitale importanza.

Ora, quando entriamo negli uffici, desideriamo spazi che possano ospitare il lavoro collaborativo e i momenti sociali, oltre a un momento significativo di tranquillità per concentrarci sui nostri progetti.

In Indeed, un’azienda che fornisce risorse per cercare e candidarsi per opportunità di lavoro, l’ufficio è un luogo di ritrovo, ma per vari scopi. I team di vendita lavorano di persona per promuovere relazioni di mentoring più solide. Il team per l’esperienza utente lavora a vari studi e focus group, tra cui i vantaggi della co-localizzazione. Altri si incontrano in loco per costruire e sostenere le comunità di dipendenti, come un gruppo Latinx in Tech o eventi per genitori e tutori.

Immagine gentilmente concessa da Indeed

"I luoghi per le riunioni sono davvero tanti, e questo è stato un cambiamento enorme negli ultimi tre anni", afferma Daniel Muraida, Collaboration Technology Design Manager presso Indeed. “Ed è di grande aiuto. Sì, le persone lo fanno da remoto, ma piace molto anche riunirsi in gruppo in ufficio, perché si abbattono le barriere”.

Sii consapevole della flessibilità

Quando le persone entrano in ufficio, gli spazi fisici devono adattarsi alle loro possibilità di riunirsi in gruppo o lavorare individualmente. La progettazione degli uffici deve essere ponderata, dando la possibilità di variare facilmente gli spazi.

Questa flessibilità è un aspetto in cui DIRTT eccelle. Il suo business è costruire spazi dinamici per le aziende e collaborare con i clienti per creare uffici utili a soddisfare le loro esigenze.

“Inizia con la tecnologia e costruisci intorno a questa esperienza”, afferma Andy Nolloth, esperto in materia di tecnologia integrativa presso DIRTT. “Pensate a come le persone presenti nella sala riunioni si trovano, ma anche all’esterno”.

Credito immagine: James John Jetel, per gentile concessione di DIRTT

Nolloth offre vari suggerimenti per migliorare l'utilizzo dello spazio. Considera la luce, l'acustica, le configurazioni su più schermi, l'audio con microfoni modulari e così via, per vedere e sentire tutti chiaramente durante le riunioni. Fornisci una tecnologia che consenta alle persone di prenotare da remoto sale o spazi per la giornata. E costruisci spazi per renderli malleabili.

Muraida di Indeed afferma che prima della pandemia molte delle sale riunioni dell'azienda potevano ospitare otto o più persone. Ma ora che meno persone si ritrovano in presenza, l’azienda ha riprogettato le sale per ospitare da due a tre partecipanti, per sessioni di collaborazione più piccole. La flessibilità degli spazi consente ai team di riunirsi rapidamente su base ad hoc quando si presenta un problema che può essere risolto con una rapida riunione.

Assicurati che i dipendenti siano adeguatamente equipaggiati per il lavoro ibrido

Comprovate ricerche suggeriscono che offrire ai dipendenti flessibilità nella loro pianificazione quotidiana porta a una maggiore produttività e a una cultura aziendale solida. Il rapporto Pulse del Future Forum mostra che, nelle aziende che offrono maggiore flessibilità negli orari, i dipendenti hanno una maggiore concentrazione (64%) e una produttività complessiva maggiore (39%).

La flessibilità è sicuramente uno dei vantaggi del lavoro ibrido. Ma richiede molto più di un semplice cambiamento nell'approccio gestionale. Per rendere possibile il lavoro ibrido, le aziende devono investire in una tecnologia che consenta ai dipendenti di spostarsi facilmente da un ambiente all’altro: l’home office, una scrivania condivisa in ufficio, una sala riunioni.

Perché ovunque si trovino, i dipendenti dovrebbero poter collaborare su un piano di parità con i colleghi, in particolare quando si trovano in luoghi diversi e si riuniscono virtualmente. Questo concetto si chiama “equità nella riunione” ed è fondamentale per il lavoro ibrido.

Sfortunatamente, molti dipendenti non sono in grado di partecipare pienamente alle riunioni da remoto, in parte perché non sono dotati di attrezzature adeguate. Secondo una recente ricerca di Logitech, più dell’85% dei lavoratori da remoto afferma di avere difficoltà con audio e video.

Aziende come DIRTT prendono sul serio questo problema e si impegnano a risolverlo. “Abbiamo persone che non si sentono ancora a proprio agio nel tornare in ufficio o lavorano meglio a casa”, afferma Nolloth di DIRTT. “Non sono fisicamente presenti in ufficio, ma con la giusta tecnologia possono ancora avere voce in capitolo”. Raccomanda alle aziende di fornire ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per sentirsi coinvolti nella conversazione.

Lavoratore da remoto che consente ai dipendenti di lavoro ibrido

Ottieni i frutti del lavoro ibrido

Fornendo la giusta tecnologia e flessibilità per i programmi delle persone, è possibile che i dipendenti siano più felici e più produttivi. In un clima aziendale competitivo, è più probabile che questi lavoratori rimangano in azienda.

"Quando consenti alle persone di svolgere al meglio il proprio lavoro e offri loro l'opportunità di avere flessibilità, questa diventa una questione di responsabilità", afferma Muraida di Indeed. "Ti abbiamo fornito gli strumenti e lo spazio di cui hai bisogno, cos'altro possiamo offrire per aiutarti a lavorare in modo più efficiente?"

Anche se un ambiente ibrido può richiedere un po’ di tempo per abituarsi, è destinato a durare. Riflettere ora su questo aspetto contribuirà a creare una transizione più fluida che porterà alla produttività e all’efficienza complessive. In definitiva, le aziende che si adattano al lavoro ibrido avranno più successo nel lungo periodo. E così faranno i loro dipendenti.

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